Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.

Переводы внутри компании

Перевод оформляется так же, но запись будет начинаться со слова «переведён…», далее указывается подразделение, должность (специальность, профессия, квалификация) сотрудника.

В столбце 4 нужно написать реквизиты приказа о переводе.

Внешнее совместительство

Работник сам решает, нужна ли ему запись в ТК о совместительстве. Если нужна, то основной работодатель вписывает соответствующие данные с указанием наименования ООО или ИП, даты, должности (профессии).

Чтобы это сделать, нужна копия приказа или справка о приёме на работу по совместительству, с заверенной подписью и печатью.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке:

• столбец 3 — “Принят на работу по совместительству в … на должность …”;
• столбец 4 — “Копия приказа (справки) от … №…”.

Запись в ТК при увольнении

На основании приказа об увольнении, нужно внести аналогичную запись в ТК. Её номер будет следующим после записи о приёме либо переводе. Пустую строку оставлять нельзя. Дата записи должна совпадать с последним днём работы согласно приказу.

В столбце 3 ТК прописывается причина увольнения. Есть два варианта написания:

1. “уволен (по, из-за, в связи, и т.д.)”;
2. “трудовой договор расторгнут по… (из-за, в связи, и т.д.)”.

Варианты оснований для увольнения (прекращения трудового договора) могут быть разными:

• по собственному желанию;
• по соглашению сторон;
• из-за закрытия ООО или ИП;
• из-за нарушения дисциплины;
• по сокращению штата;
• в связи со смертью работника, и т.д.

Дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка потеряна или испорчена, нужно оформить ее дубликат.

Работник обращается за дубликатом трудовой книжки к работодателю по последнему месту работы. Если порча или утеря документа произошла по вине самого гражданина, нужно написать официальное заявление. В дополнение приложить документы, которые подтвердят: где и кем был ранее трудоустроен гражданин. Срок рассмотрения пакета документов – 15 дней.

Когда сотрудник получит от работодателя новый документ о своем трудовом пути, на титульнике сверху будет сделана подпись: «Дубликат». Информация с мест работы, где ранее был трудоустроен гражданин, будет вписана согласно сведениям, подтвержденным бумагами.

В тех случаях, когда работодатель с малой долей ответственности относится к сохранности документов, в том числе и трудовых книжек, и по его вине происходит их утеря либо порча, восстанавливать данные – сугубо его обязанность.

Как показывает практика, существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие сотрудники, так и опытные кадровики. В завершение нашего материала мы приводим список типичных ошибок, зная которые, вы сможете уделить повышенное внимание проблемным моментам:

• выбран неправильный формат записи даты (месяц нужно указывать цифрами);
• не соблюден порядок внесения реквизитов приказов (например, отсутствует номер или дата);
• использованы римские символы;
• не заполнены все поля титульного листа;
• использованы сокращения в наименовании должности сотрудника или в названии подразделения;
• поставлена неправильная печать (например, запись об увольнении владельца книжки подтверждена печатью кадрового подразделения, а не гербовой).

Как заполнять титульный лист трудовой книжки

Оформление титульного листа «с нуля» потребуется в случае утраты бумажной трудовой.

Титульный лист заполняется в следующем порядке:

1. ФИО и дата рождения.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны полностью соответствовать данным из документа, удостоверяющий личность. Ошибки даже в одной букве или цифре могут привести к большим проблемам в будущем. В связи с этим работнику, возможно, придётся обращаться в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой.

2. Образование.

Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в нём указаны магистратура или бакалавриат, вписывается «Высшее — бакалавриат» или «Высшее — магистратура».

3. Профессия, специальность.

Профессия, специальность и квалификация указываются в соответствии с данными из документа об образовании. Если в нём содержатся лишь сведения о направлении, то можно не заполнять эту строку.

4. Подпись сотрудника.
5. Дата заполнения.

В бланке трудовой содержатся рекомендации, по которым эту строчку предлагается заполнять в словесно-цифровом виде, хотя это и противоречит общим правилам заполнения ТК. Фактически использовать можно любой из двух вариантов заполнения.

6. Подпись сотрудника, ответственного за ведение ТК.

Часто возникают вопросы по поводу подписи лица, отвечающего за ведение трудовых книжек. На практике нередко указывается только фамилия. По мнению экспертов Роструда, это допустимо. Согласно ГОСТу р 7.0.97-2016, подпись должна включать:

• наименование должности подписанта,
• его личную подпись;
• расшифровку — фамилию и инициалы.

Однако из-за ограниченного места в трудовой книжке невозможно вписать всю эту информацию в одну строку.

Порядок выдачи трудовой книжки

При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.

Комментарий к ст. 66 ТК РФ

1. Трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников.

По записям в трудовой книжке устанавливается трудовой стаж, с которым законы, иные нормативные правовые акты, коллективный и трудовой договоры связывают возможность реализации тех или иных прав, а также предоставление определенных льгот и преимуществ.

В связи с введением в стране индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования трудовой стаж, приобретенный после регистрации в качестве застрахованного лица, должен устанавливаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (Закон об индивидуальном учете).

2. Трудовые книжки оформляются и ведутся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с указанным Постановлением трудовые книжки нового образца введены в действие с 01.01.2004. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Во исполнение п. 3 названного Постановления Правительства РФ Минфин России Приказом от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках» утвердил Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Согласно п. 4 этого Приказа обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.

Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

3. Работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Такая обязанность возложена на всех работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Они не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (см. п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Документом, подтверждающим период работы у работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, является трудовой договор, заключенный в письменной форме (см. ст. 309 ТК).

4. В трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее оформлении и содержат:

— фамилию, имя, отчество, дату рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— образование, профессию, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

5. Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока (при увольнении — в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Не должны записываться в трудовую книжку сведения о взысканиях, примененных к работнику, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (см. коммент. к ст. 81).

6. Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку работника только по его желанию. Запись о работе по совместительству делается в трудовой книжке работника по месту его основной работы отдельной строкой на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть справка с места работы по совместительству, копия приказа о зачислении на работу по совместительству и др.

7. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

8. В трудовую книжку вносятся также сведения о всех видах награждения (поощрения) за трудовые заслуги, предусмотренных законодательством РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, в т.ч. о награждении государственными наградами, почетными грамотами, о присвоении званий, награждении нагрудными знаками и значками и др. (см. ст. 191 ТК).

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

9. В трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносятся также следующие записи: о времени военной службы в соответствии с Законом о воинской обязанности, а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС России, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»

HR-менеджеры должны знать, как правильно вести журнал регистрации вакансий, включая раздел, в который вносится информация о вакансии.

Нужно ли мне нанимать кого-то? В этом случае сотрудникам отдела кадров необходимо соблюдать статью 3 директивы.3 Директивы и записи в серийном журнале учета работы:.

• Официальное название и аббревиатура организации
• Название услуги, для которой заинтересованное лицо подает заявление о приеме на работу
• название профессии, в которой работает сотрудник; и
• Дата приема сотрудника на работу.

Если человек успешно справляется с работой и получает новое звание или ранги, это должно быть записано в его трудовой книжке.

Под серийным номером менеджер по персоналу записывает следующую информацию

• информация о присвоении работнику более высокого разряда или категории; и
• информация о дополнительных профессиях или квалификациях работника.

Когда трудовые отношения подходят к концу и наступает время отпустить работника, работодатель должен сделать соответствующую запись об увольнении в соответствии с требованиями пункта 5 Директивы. 5 Директивы.

Для этого в разделе «Информация о задании» под соответствующим серийным номером необходимо ввести следующую информацию

• Причина прекращения трудовых отношений
• Дата прекращения трудовых отношений
• Название, номер и дата решения работодателя, на основании которого было произведено увольнение.

Важно: Информация в документе должна быть точной, а формулировки — соответствовать трудовому законодательству. Все заявки должны быть заверены печатью компании (если таковая имеется) и подписью руководителя компании.

Порядок заполнения новой трудовой в 2024 году

Организации и отдельные фирмы будут оформлять новый трудовой реестр в течение 2020 года, это будет последний год. Кроме того, новые сотрудники, приступающие к работе с 01. 01. 2021 года, будут составлять только электронный документ.

Код приема на работу заполняется в присутствии первого принимаемого на работу сотрудника. Отведенный для этого срок — в течение семи рабочих дней с момента выдачи справки о трудоустройстве (статья 8 Постановления № 225).

На титульном листе указывается следующая информация о работнике

• имя и фамилия гражданина, а также, если имеется, его отчество, и
• точную информацию о дате его рождения; и
• Специализация и профессия (работа, требующая специальных знаний или специальной подготовки).

Обратите внимание! Ваше имя должно быть написано голографически. Не допускается указывать только аббревиатуры и акронимы до первой буквы. Другие области — дата рождения и образование — желательно должны быть полностью без сокращений.

Чтобы избежать претензий к отделу кадров в дальнейшем, записывайте все данные в документе в том виде, в котором они указаны в документе. Например, если в документе орган, выдавший документ, указан как «Город» или просто «Город» вместо «Город», в рабочей тетради следует заполнить «Город».

Запись об образовании работника указывается на основании представленного работником диплома. Это происходит следующим образом.

• Общее базовое образование — если работник окончил девять классов средней школы
• Общее среднее образование — если работник закончил все классы средней школы; и
• среднее образование — если работник окончил все классы средней школы; — профессиональное начальное образование — если работник окончил профессиональное училище
• среднее профессиональное образование — если работник окончил как минимум профессионально-техническое училище, университет или техникум; и
• профессиональное высшее образование — если работник имеет диплом университета, института или академии; и
• Профессиональное высшее образование — здесь требуется диплом университета, института или академии; — Профессиональное послевузовское образование — здесь требуется докторская степень высшего учебного заведения и докторская степень или степень магистра профессионального учебного заведения.

Все эти данные должны быть внесены в титульный лист трудового законодательства первого нанятого работника. После их внесения представителю отдела кадров остается только указать дату начала действия трудового договора и подписать его. Титульный лист должен быть подписан владельцем ТС.

Запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу – важная процедура, которая должна быть внесена в трудовую книжку сотрудника в соответствии с установленным порядком. Она выполняется в случае принятия работника на работу по трудовому договору.

В трудовую книжку должна быть внесена запись о приеме на работу на титульном листе книги. Запись о приеме должна содержать следующую информацию:

• Фамилия, имя и отчество работника;
• Дата приема на работу;
• Наименование организации, в которой был принят на работу;
• Должность, на которую работник был принят;
• Реквизиты приказа о приеме на работу или ссылку на него.

При приеме на работу также необходимо выдать сотруднику собственную трудовую книжку, которая является обязательным документом и подтверждает трудовую деятельность.

В случае изменения должности, перевода на другое подразделение или увольнения сотрудника, также необходимо внести соответствующие записи в трудовую книжку. При смене места работы, запись о новом месте работы вносится в трудовую книжку сотрудника без выдачи новой книжки при условии, что предыдущая запись о месте работы имеет прочерк.

В случае увольнения сотрудника или его смерти, запись об увольнении или о смерти вносится в трудовую книжку без выдачи новой книжки.

Увольнение в порядке перевода

В титульном листе трудовой книжки при приеме на работу запись о переводе сотрудника в другое структурное подразделение оформляется в соответствии с правилами заполнения трудовых книжек.

В случае перевода сотрудника в другое структурное подразделение организации, работодатель должен внести запись об увольнении в порядке перевода.

Запись об увольнении при переводе сотрудника в другое подразделение должна быть внесена в трудовую книжку не позднее трех дней со дня перевода. В данной записи указываются фамилии, имена, отчества (при наличии) работника и руководителя, производившего перевод. Также указывается дата перевода.

При заполнении трудовой книжки при приеме на работу следует обратить внимание на то, что в разделе «Листа о порядке записи» в бумажной трудовой книжке необходимо внести изменения, связанные с выдачей новых листов по мере заполнения старых или при переводе сотрудника в другое подразделение.

При увольнении в связи с смертью сотрудника запись в трудовую книжку должна быть внесена не позднее трех дней со дня получения организацией уведомления о смерти работника.

Внесение записей о переводе и увольнении в порядке перевода является обязанностью работодателя и должно осуществляться в соответствии с общими правилами заполнения трудовых книжек.

Какими нормативными актами регулируется заполнение трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки регламентируется следующими законодательными актами:

1. Постановлением Правительства РФ № 225 о правилах ведения и хранения трудовых книжек.
2. Постановлением Министерства Труда России № 69 о требованиях, предъявляемых к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
3. Трудовым Кодексом: статья 66 – о трудовой книжке, ее особенностях; статьи 192 и 193 об ответственности за несоблюдение порядка по ведению трудовой книжки; статья 83 о расторжении трудового договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
4. Письмом Роструда № 656-6-0 об ответственности за хранение трудовых книжек.
5. Кодексом РФ об Административных Правонарушениях (КоАП РФ): статья 5.27 – о последствиях за неисполнение требований законодательства относительно порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек.

Трудовая книжка выдается руководителем, он назначает специалиста, отвечающего за хранение и заполнение ТК. Трудовой договор и приказ о назначении должны содержать должностную инструкцию. В случае нарушения законодательства ответственность ложится на работодателя.

Иногда работники просят на некоторое время выдать им трудовую книжку (например, чтобы предоставить ее в ПФР). Специалисты отдела кадров и руководители предприятий должны помнить, что в случае потери документа, ответственность целиком и полностью ложится «на их плечи».

Возможные варианты наказания:

• кадровик за нарушение статей 192 и 193 ТК РФ оплачивает штраф в размере 1000–5000 рублей;
• согласно статье 5.27 КоАП РФ на руководителя налагается взыскание от 30 до 50 тысяч рублей или приостанавливается деятельность предприятия на три месяца.

От штрафных санкций не освобождает даже имеющаяся расписка сотрудника об обязательном возврате документа.

Чтобы избежать весьма серьезных и нежелательных взысканий, кадровик может:

• лично предъявить трудовую книжку в нужные инстанции;
• предоставить сотруднику нотариально заверенную копию.

Заполнение вкладыша трудовой книжки

Если трудовая книжка заполнена «до отказа», в нее вшивается специальный вкладыш. В инструкции не указано конкретное место подшивки, но чаще всего он пришивается после последней страницы.

На титульном листе (или обложке) основной книжки в штампе «Вкладыш выдан» регистрируется его номер и серия. Зарегистрированный вкладыш становится неотъемлемой частью трудовой книжки. Нумерация записей продолжается, заполнение вкладыша, начиная с титульного листа, ведется аналогично основной книжке.

Если заполнение бланка (трудовой книжки или вкладыша) не «увенчалось успехом» и он неисправимо испорчен, то его ликвидируют по всем правилам утилизации бланков строгой отчетности (специально созданной комиссией составляется акт). Устаревшие формы бланков уничтожаются аналогичным способом.

Похожие записи:

• Пенсия на Украине в 2023 году в рублях минимальная
• Как дешевле оформить ОСАГО
• Увольнение временного работника в связи с выходом основного работника