Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Найди себе ассистента. Практическое руководство». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кандидат на занятие должности личного помощника руководителя должен иметь или среднее специальное, или, что предпочтительней, высшее образование в области администрирования. Также можно претендовать на должность с дипломом соответствующего профильного вуза.
Что входит в обязанности помощника гендиректора?
Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:
- Организация переговоров, в том числе по телефону.
- Прием корреспонденции.
- Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
- Контроль над исполнением поручений гендиректора.
- Предоставление бумаг на подпись руководителю.
- Прием посетителей гендиректора.
- Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
- Обеспечение эффективной работы гендиректора.
- Составление плана рабочего дня.
- Информационное сопровождение гендиректора.
- Участие в совещаниях и деловых встречах.
- Организация деловых встреч.
- Организация презентаций.
- Подготовка отчетов о тратах.
- Исполнение личных поручений.
- Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.
Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.
Как отслеживать эффективность
Измерять результаты можно в любой области деятельности, но сначала нужно определить её продукт. На мой взгляд, продукт помощника — освобождённое у руководителя время, которое тот направляет на решение важных для развития бизнеса задач.
Поэтому у моего персонального помощника есть статистика: каждую неделю он делает небольшой отчёт, указывая сколько часов он потратил на задачи, распределяет их по категориям. Таким образом я могу оценивать, сколько времени он сэкономил для меня. Согласитесь, час моего времени и час помощника имеют совершенно разную ценность для компании.
Чем больше времени разумно и эффективно потратил помощник, выполняя мои поручения, тем лучше. Звучит странно, но это правда: у меня сердце радуется, когда просматриваю отчёт и вижу, что у меня освободилось 20 часов. Я всегда стремлюсь к большему — в идеале довести эту цифру до 40 часов, чтобы полностью высвободиться от вопросов, не связанных с развитием бизнеса.
Средние заработные платы личных помощников в Московском регионе
Условия по уровням заработных плат различные, варьируются от требований к опыту (продолжительность) или наличию специальных навыков и знаний (знание спец. программ, свободный уровень владения иностранным языком и т. д.):
| Позиция | Минимальный уровень | Средний уровень | Повышенный уровень | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| от | до | от | до | от | до | |
| Личный помощник | 60 000 | 73 000 | 73 000 | 90 000 | 90 000 | 250 000 |
| Личный помощник со знанием иностранного языка | 75 000 | 101 000 | 101 000 | 130 000 | 130 000 | 300 000 |
Для начала давайте разберемся, зачем стоит идти на позицию персонального ассистента.
Вы должны понимать, что идете служить другому человеку (во всех благородных смыслах этого замечательного слова). Относитесь к этому как к аскезе, если хотите. То есть в рабочее время Его интересы будут превыше ваших – вы станете Его тенью, а само рабочее время будет стремиться стать ненормированным.
Ради чего стоит идти на такие жертвы? Одним из несомненных преимуществ работы даже со «злым гением» является колодец знаний, из которого вам великодушно будет позволено черпать мысли, опыт и таланты Его Руководящего величества (сонастраиваясь с ним, вы сможете все это перенимать в той степени, в какой хватит ваших собственных дарований). Это как раз та мотивация, которая, как сейчас я понимаю, подсознательно управляла и мной. Опыт работы в многозадачном ритме, вечном аврале и цейтноте, решение подчас невыполнимых задач, поиск ответов на самые каверзные вопросы – это тренировка всех ваших профессиональных граней, которая через некоторое время поможет завоевать лавры лидера в профессиональной Олимпиаде.
Кто такой личный ассистент и чем он занимается?
Персональный или личный ассистент – это специалист, который занимается решением рабочих и личных вопросов руководителя. Например, ведет календарь, напоминает о встречах и переговорах, контролирует дни рождения близких людей и помогает выбирать им подарки.
В должностные обязанности ассистента руководителя обычно входит:
|
Деловые задачи |
Личные поручения |
|
|
Права и ответственность ассистента руководителя
Сказав об обязанностях ассистента главы компании, нельзя не сказать о его правах. Чтобы такой специалист выполнял свои прямые обязанности качественно, следует отразить в его должностной инструкции следующие права:
-
Предлагать способы улучшить свою работу, усовершенствовать бизнес-процессы во всей компании.
-
Требовать соблюдать права, установленные трудовым договором, и добиваться обеспечения подходящих условий для работы.
-
Принимать только те решения, которые входят в компетенцию ассистента руководителя.
-
Получать нужные данные и документы, требующиеся для исполнения должностных обязанностей.
Собеседование в кадровом агентстве на должность ассистента руководителя
Обычно ни крупные, ни средние фирмы, создавшие себе имя на рынке, не афишируют вакансий ассистентов руководителя (особенно если помощник нужен собственнику бизнеса). Ещё более конфиденциальным становится поиск такого специалиста, если он необходим на замену нынешнему помощнику. Наткнуться на подобную вакансию просто так невозможно. Иногда руководство фирмы прибегает к помощи кадрового агентства, которое ищет и отбирает кандидатов, если в его базе есть нужные резюме.
Искать работу ассистентом руководителя (удалённого или в офис) через агентство удобно, поскольку:
-
Кандидатов подробно познакомят с деятельностью компании, особенностями характера начальника, дополнительными требованиями.
-
Бесплатно посоветуют, как правильно себя вести во время собеседования.
-
Помогут доработать резюме, красиво его оформить.
-
Проконсультируют по поводу дресс-кода, внешнего вида на собеседовании.
Функции помощника руководителя
Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.
Неудивительно, что подобная вакансия достанется скорее кандидату со скромным послужным списком, но умеющему «поймать волну» шефа, чем блестящему профессионалу, не сумевшему расположить к себе руководителя при первичном знакомстве.
Как освоить новую профессию: бизнес-ассистент
Раз ты читаешь это, значит, ты в поиске профессии. Предполагаем, что она должна быть прибыльной, интересной, перспективной. Знаем одну профессию, от которой твои скулы точно не сведёт зевота, — бизнес-ассистент. Мы поговорили с Танзилёй Гариповой, основателем «Международной Академии Бизнес-ассистентов», и расскажем тебе, как освоить эту профессию.
Итак, первый вариант освоить профессию, не имея опыта, ничего о ней не зная и не обладая востребованными в ней навыками, — просто откликнуться на сотни вакансий, где не требуется опыт. Работодатель, который примет тебя на работу, будет знать, что ты новичок, и не окунёт тебя в самый хард. Вакансии, которые приведут тебя в профессию бизнес-ассистента, как только не называют: и секретарь, и помощник руководителя — выбрать можно любую.
Функции могут различаться, но все эти профессии принадлежат к сфере организации, администрирования ресурсами и помощи.
Профессия эта самая динамичная. Даже работа пилота «Формулы-1» не сравнится с ней. Будь готов к постоянным дедлайнам, авралам, бесчисленному количеству задач. Чтобы справляться с такой нагрузкой, выполнять мгновенно задачи и распоряжения руководителя, нужно обладать навыками и знаниями, на первый взгляд разрозненными. Поэтому придерживайся руководств, которые помогут держаться на гребне волны.
Постоянно учись. Дело в том, что эта профессия многоплановая. Поэтому чтение книг по корпоративному общению, организации рабочего времени, прохождение профессиональных тренингов и курсов обязательно. Если тебе не интересно развиваться и ты не готов постоянно учиться, то оставь эту профессию. В ней остаются стрессоустойчивые, суперорганизованные люди, чуть ли не читающие мысли своих руководителей.
Чем больше ты знаешь и можешь предложить руководителю, тем шире у тебя выбор среди вакансий, больше предложений от работодателей и выше твоя зарплата. Но предупреждаем: если эта профессия не то, чем ты готов заниматься всю жизнь и расти в ней, то боевые действия на Западном фронте во время Первой мировой покажутся тебе прогулкой. И не говори, что мы не предупреждали.
Есть одно главное отличие Personal Assistant от других обитателей офиса – он может понадобиться в любой момент. Поэтому, 24/7 вам необходимо быть на связи. Расслабитесь потом, в старости, а сейчас надо быть всегда готовым к труду и обороне. Итак, болеем за общее дело не только в рабочее время, но и на выходных, в праздники (включая своё день рождения). Да что уж там, на своей собственной свадьбе. Со свадьбой конечно перебор, но микрофон для тоста любимый ГЕНдир намерен получить вовремя.
Как стать бизнес ассистентом на вес золота? Не позволяйте даже появляться мыслям, что ассистент что-то не успевает, что где-то, что-то идёт не так или о чём-то забыл. Запомните, вы для него тыл и опора. Босс должен быть уверен — вы обо всем позаботитесь в лучшем виде, в то время, как он покоряет мир.
Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента
Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.
Функциональные обязанности помощника руководителя:
- Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
- обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
- работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
- обеспечение психологического комфорта начальства;
- проведение первичных переговоров;
- перевод;
- обеспечение руководства канцтоварами и т.д.
Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.
Где искать помощника руководителя
Поиск сотрудника занимает много времени. Личный помощник должен подходить по многим параметрам, в том числе и по личным убеждениям и взгляду на жизнь.
Основным ресурсом для поиска сотрудников является интернет. В открытых базах вакансий есть много работников, готовых работать помощником. Но на проверку каждого кандидата может уйти много времени.
Поиск среди знакомых и партнеров – это еще один способ найти сотрудника в штат. Однако помните, что если кандидат будет плохо выполнять свои обязанности, то вы рискуете испортить отношения с теми, кто рекомендовал сотрудника.
Обратитесь в компанию, чтобы не тратить время на просмотр резюме. Агентство ТОТАЛ по поиску персонала в Москве готово взять на себя хлопоты по поиску помощницы руководителя и других сотрудников. Рекрутеры представят кандидатов, подходящих требованиям.
Одним из ваших основных соображений, наряду с расходами, должна быть потенциальная совместимость вашего исполнительного помощника с остальными вашими сотрудниками. Помощники руководителя должны обладать навыками, которые имеют отношение к команде, которую они поддерживают, но они также должны обладать «мягкими» навыками, которые позволяют им выполнять свою работу более эффективно. В целом, все помощники руководителя должны обладать следующими навыками:
- Тайм-менеджмент. Владельцы бизнеса часто имеют несколько обязательств как внутри компании, так и за ее пределами. Помощник должен уметь «управлять», расставлять приоритеты встреч и проектов и составлять эффективное расписание для бизнес-лидеров.
- Исследование. Помощники должны иметь возможность извлекать информацию из различных источников и преобразовывать то, что они находят, в легко усваиваемый формат.
- Управление проектом. AA или EA должны уметь делить большие и сложные задачи на более мелкие. Они должны уделять пристальное внимание деталям и информировать заинтересованные стороны о статусе плана действий.
- Решение проблем. Навыки эффективного решения проблем необходимы помощникам на современных рабочих местах, поскольку им часто приходится принимать важные решения при недостаточной информации. Они должны иметь возможность предлагать или вносить изменения в проект без участия своего руководителя.
- Связь. И EA, и AA должны быть отличными коммуникаторами. Они должны быть в состоянии эффективно общаться с людьми на различных уровнях старшинства, а также общаться с ними и передавать обновления или запросы.
- Сопереживание. Эмпатия важна для всех EA и AA. Они должны понять требования своего босса или клиента и воплотить их в действия. Наконец, помощник должен иметь возможность переключать передачи, когда это необходимо. EA и AA должны быть гибкими, чтобы соответствовать постоянно меняющимся требованиям своих бизнес-клиентов.