Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Назовите основные виды служебных писем и порядок их составления и оформления.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Существует всего 4 вида речевой деятельности: слушание, говорение, чтение и письмо. Нужно отметить также, что говорение и слушание появилось, безусловно, раньше, чем письмо и чтение. До последнего времени оставались основными первые виды речевой деятельности. Письмо, чтение не только уравнялись, но и стали более популярными и преобладающими. Все это происходит из-за стремительного введения IT-технологий, популяризации Интернета на всей планете, а также из-за развития зависимости от технических средств передачи информации.
Что такое деловая переписка
Деловая переписка ведётся исходя из определённых норм и правил, которые необходимо знать. Во избежание проблем с составлением документов и писем, нужно изучить основные моменты.
Деловая переписка — это обширное понятие, которое подразумевает многочисленные виды официально-деловых документов, относящихся к информационно-справочным материалам. Деловая переписка классифицируется различными способами.
Принятие и выполнение административных постановлений не обходится без служебной переписки:
- При формировании и принятии решений деловую корреспонденцию применяют для получения информации, которая может упростить этот процесс.
- При выполнении уже принятого решения деловую переписку используют для того, чтобы сообщить коллегам информацию о ходе или сроках выполнения того или иного проекта.
Согласно статистике, чем выше экономический рост и бизнес-активность, тем больший объём деловой переписки:
- рост валового внутреннего продукта на 1 % приводит к росту деловой корреспонденции на 1 %;
- количество писем на душу населения по разным странам составляет: в США – 700, во Франции – 432, в Германии – 252, в Чехии – 68, в Польше – 48, в Бразилии – 26, в Индии – 15, а в Российской Федерации – 8.
Составление претензионного письма
В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:
- Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
- Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
- Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.
Письмо-просьба и письмо-предложение
Письмо-прошение или письмо для внесения предложения – это такой вид оповещений, который стимулирует получателя к совершению определенных действий, интересующих отправителя письма.
Выделяют основные виды писем-прошений и предложений:
- Письмо-просьба – это сообщение, которое направлено на побуждение к действию или получение важной информации для автора письма. Такое сообщение с просьбой в любом случае требует ответа.
- Письмо, содержащее запрос, – это сообщение, основной целью которого является получение официального подтверждения, важной информации или определенных документов. Как и письмо-просьба, запрос требует ответа.
- Письмо-предложение – сообщение, которое направлено на внесение предложения потенциальному клиенту, партнерской организации либо будущему сотруднику. Такое сообщение с предложением может быть как инициативным, так и отвечать на ранее полученный запрос или просьбу.
- Бандероль предназначена для пересылки предметов, которые не может вместить письмо. Бандеролью пересылают документы, фотографии, журналы, буклеты и другую печатную продукцию.
- Заказная бандероль отличается от обычной тем, что получатель должен в обязательном порядке расписаться при ее получении.
- Заказная бандероль первого класса – наиболее быстрый способ доставки документов и другой полиграфической продукции. Этот вид бандеролей доставляют самолетом, доставку отслеживают при помощи трек-номера, который присваивается при оформлении услуги.
- Ценная бандероль отличается от предыдущих отправлений наличием сопроводительного документа, в котором указывают ценность пересылаемых бумаг. Эта ценность возмещается Почтой России при их утере или порче.
- Ценная бандероль первого класса совмещает характеристики предыдущих отправлений, но пересылается при помощи авиапочты.
Письма как вид речевой деятельности
Письмо как вид речевой деятельности занимает лидирующие позиции, так как современные люди проводят все больше времени на работе, а общение в социальных сетях с передачей сообщений все больше вытесняет общение вживую. В современных условиях сложно представить организацию, работа которой не была бы зависима от электронной почты.
Письмо как вид деятельности – весьма эффективный способ коммуникации, но, несмотря на все преимущества, есть и множество его недостатков:
- Получатель отсутствует в момент написания письма, поэтому нет промежуточной обратной связи.
- У автора нет возможности сделать письмо интонированным, поэтому восприниматься получателем оно может неоднозначно. Отправителю приходится дольше и тщательнее подбирать фразы для правильного трактования мыслей.
- Нет возможности у отправителя использовать язык жестов и мимики.
В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:
- Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
- Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
- Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
- Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
- Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
- Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
- Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
- Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
- Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
- Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.
Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.
Общая информация о назначении служебной записки
Под служебной запиской понимается наиболее распространенный элемент внутренней коммуникации в компании. Подобные бумаги могут передаваться как горизонтальным, так и вертикальным путем. Основной целью служебной записки является информирование адресата о каком-либо факте хозяйственной жизни. Подразумевается оповещение вышестоящего управленца о совершенном правонарушении коллеги составителя или непосредственного подчиненного. Также нередко посредством рассматриваемой бумаги субъекты документируют деловую информацию и факт ее передачи другому лицу.
Следовательно, оформить записку вправе любой трудоустроенный субъект, включая самого нанимателя. Бумага, как и прочая внутренняя документация, может проходить регистрацию в соответствующем журнале, после чего направляться непосредственно адресату. Однако, такая регистрация не является законодательно необходимой.
За образцом документа уместно обращаться в кадровое подразделение компании. Впрочем, его отсутствие не является проблемой. Записка составляется довольно просто, ведь ее форма не регламентирована. Так, компания вправе закрепить общие правила составления такой документации в локальном нормативе. Обязательными элементами записки остаются:
- наименование адресата. Важно отметить, что орфографические и фактические ошибки не допускаются. Необходимо указать ФИО и должность субъекта, которому адресуется записка, грамотно. Ту же информацию следует прописать и о составителе;
- основной текст, где будет детально, но лаконично изложена проблема, из-за наличия которой составляется документ;
- виза записки. Если документ составляется на компьютере, подпись, тем не менее, должна ставиться от руки. Впрочем, практика демонстрирует, что также допускается вариант применения электронной подписи.
Как оформить служебное письмо
Оформляя служебное письмо, обращают внимание на следующие моменты:
- Оно должно быть написано на фирменном бланке;
- Бланк должен содержать все реквизиты организации;
Готовое к отправке письмо должно содержать все обязательные реквизиты: дату, исходящий номер, адресата, заглавие, собственно текст, указание о приложениях, если они имеются, нужные подписи, в отдельных случаях – печать. В число реквизитов служебного письма также входят пометки о согласовании и резолюция.
- В организации, куда было направлено письмо, после его исполнения на нем проставляется отметка об этом и пометка о направлении его в архив;
- Верно составленное письмо подписывается должностным лицом;
- Вся информация, предоставленная в письме, должна быть достоверной;
- Служебные письма составляются в двух экземплярах, один из которых направляется, а другой остается в организации;
Образец делового письма
В деловом письме должна быть структура:
- официальное приветствие;
- вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса;
- главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации;
- заключение — пожелания и благодарность;
- вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист;
- контактные данные — электронная подпись.
Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость: при необходимости эти сообщения можно предоставлять суду в качестве аргумента.
Рассмотрим восемь примеров деловых писем в зависимости от получателя.
Правила оформления электронного делового письма
Каждый день любая организация отправляет и получает большое количество документов. Есть разные виды деловых писем и сообщений, но в наше время самым простым способом обмена официальными посланиями является электронная почта.
У электронных деловых писем также есть структура:
-
тема;
-
приветствие:
-
суть (текст небольшой по объёму, если основная часть будет находиться в приложении);
-
подпись с контактной информацией.
Перед тем как отправить письмо, нужно заполнить каждое поле: адрес отправителя, получателя, тему, приложение. Для грамотного оформления следует придерживаться таких правил:
-
В настройках электронного ящика нужно указать свои данные или информацию о фирме, за которой числится почта, чтобы человек сразу видел, от кого письмо, и оно не «улетело» в папку со спам-рассылкой.
-
Строку «Тема» непременно необходимо заполнять небольшим заголовком (не более 5 слов), который покажет суть послания.
-
В электронных письмах приветствие оформляется так же, как и в обычных.
-
Цель послания тоже дается в стандартной форме. Однако в случае с электронными письмами довольно непросто их красиво оформить, чего не скажешь о традиционном варианте. Из-за этого в данном поле можно написать короткую информацию, а основной текст прислать в виде вложения. Но следите за тем, чтобы текст в теле послания отличался от того, что будет в приложении. Он должен рассказать о том, чего нет в письме или объяснить какой-то сложный момент. Если текст длинный, то лучше разбить его на абзацы, делая пропуск строки. Так он будет намного легче восприниматься.
-
В подписи указывается должность адресанта, его фамилия, имя, отчество. Ниже нужно дать контактную информацию, сайт организации и логотип, если захотите.
ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?
Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.
Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.
На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:
• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;
• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;
• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.
Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.
Бланки делового письма.
Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.
Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.
При получении документа, адресованного организации, основное внимание, безусловно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно внимание фиксируется и на внешнем виде документа – качестве бумаги, использовании цвета, дизайне логотипа, начертании шрифтов, композиции надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Необходимо стремиться к созданию запоминающегося бланка, способного оставить благоприятное впечатление об организации, отражающего не только определенную информацию об организации, но и ее стиль. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены следующими документами: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; 2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 № 68.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может включать:
• Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (только для государственных предприятий);
• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации;
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• дату документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылку на регистрационный номер и дату документа;
• место составления или издания документа (при необходимости).
ГОСТ Р. 6.30-2003 предусматривает расположение реквизитов бланка в двух вариантах: продольным и угловым.
В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль и их выравнивают либо по ширине, либо по центру.
При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.
Для изготовления бланков используют бумагу формата АЧ (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат АЧ нерационально.
Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ. Распечатка бланков с компьютера очень экономична для небольших организаций, но не защищает от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме того, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерационные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.
Пример бланка служебного письма (продольное расположение реквизитов).
Рекомендации по использованию цифр и слов, обозначающих количество или порядок.
Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.
Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. Например: 205 000 записывается так: 205 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней.
Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и т. д., оно записывается цифрами. Например: требуется 2 кг масла. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы. Например: 253 720 руб.
Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее падежному окончанию. Например: шероховатость поверхности по 6-му классу точности. При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз. Например: изделия 1, 2 и 3-го сорта.
Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято записывать порядковые номера месяцев, кварталов.
С помощью цифр можно записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим указание на число. Например: 100-процентный, 20-километровый, 5-миллиметровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, означающего единицу измерения: 20-км; 5-мм.
Рекомендации по написанию отчетных наименований словосочетаний, наиболее часто употребляемых в текстах письма.
Названия документов, которые пишутся с прописной буквы:
Конституция Российской Федерации, Декларация прав и свобод человека и гражданина, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Федеральный договор, Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию (название), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Названия документов во множественном числе пишутся со строчной буквы: указы, законы.
Название документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т. п.) пишутся с прописной буквы и без кавычек: Положение о президиуме мэрии, Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по делопроизводству.
Со строчной буквы пишутся: постановление Правительства Российской Федерации, решение городского Совета, постановление мэра, распоряжение мэра, распоряжение главы администрации района города, приказ директора департамента.
Вид документов с предшествующим родовым словом, не включенным в заголовок, пишется со строчной буквы: технологическая инструкция «Ввод информации».
Названия академий, научно-исследовательских учреждений, учебных заведений.
В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название: Российская академия наук (РАН), Российская академия медицинских наук (РАМН). Институт ядерной физики Сибирского отделения Российской академии наук, Новосибирский государственный университет (НГУ).
Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы: медицинское училище № 1, новосибирская средняя школа № 2.
Общее правило написания названий организаций и их структурных подразделений.
В названиях организаций единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Российский детский фонд, Фонд социальной поддержки населения, Учреждение юстиции Новосибирской области по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, Федерация профсоюзов Новосибирской области, ассоциация сибирских и дальневосточных городов.
Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро обмена жилплощади, поликлиника № 17 Дзержинского района. Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы: биржи и банки Новосибирской области.
Названия главных управлений в составе структурного подразделения мэрии пишутся с прописной буквы: Главное управление архитектуры и градостроительства мэрии, Главное управление благоустройства и озеленения мэрии.
Названия структурных подразделений мэрии, а также слова типа президиум, ученый совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутся со строчной буквы: президиум мэрии, департамент по социальной политике мэрии, правовое управление мэрии, отдел экспертизы и контроля мэрии.
Название железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов, станций метро.
В названиях железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений: аэропорт Толмачево, вокзал Новосибирск-Главный, станция Юность.
Станции метро следует писать без кавычек, с прописной буквы первое слово и имена собственные: станция метро Октябрьская, Красный проспект, Площадь Ленина.
Сложные названия организаций и мероприятий, начинающиеся словами Государственный, Всероссийский, Центральный, Международный или порядковыми числительными (Первый, Второй и т. п.).
С прописной буквы пишется первое слово: Международный выставочный центр, Государственное образовательное учреждение, Новосибирский государственный педагогический университет, Шестая зимняя спартакиада школьников г. Новосибирска.
Сложные названия организаций, начинающиеся с географического определения.
Пишутся с прописной буквы, если это определение входит в их состав, и со строчной, если географическое определение не входит в состав названия, а только указывает на местонахождение: Новосибирская городская регистрационная палата, но: новосибирское предприятие ЗАО «Коре».
Названия структур Вооруженных Сил РФ.
В важнейших военных названиях Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы: Вооруженные Силы Российской Федерации, Военно-Морской Флот Российской Федерации, Военно-Воздушные Силы.
В названиях родов войск с прописной буквы пишется первое слово, когда эти названия употребляются в значении официальной части Вооруженных Сил: Войска противовоздушной обороны, Ракетные войска, но: ракетные войска обеих армий.
В названиях управлений и подразделений Министерства обороны Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации.
Название военных округов, гарнизонов пишутся с прописной буквы: Сибирский военный округ, Новосибирский гарнизон.
В названиях воинских частей и соединений с прописной буквы пишутся только имена собственные: Глуховская дивизия.
Написание дат.
Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: план на 2002 год, смета на 2002 год.
Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в октябре 2002 г., в октябре – ноябре 2002 г.; в 1 квартале 2002 г.; в III–IV кварталах 2002 г.; в первом полугодии 2002 г.
Слова «год», «годы» сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Если дата состоит только из года, то слово «год» пишется полностью: план на 2002 год.
Требуется опускать слово «год» при его цифровом обозначении на титульном листе, а также в выходных данных библиографического описания.
Рекомендуется опускать слово «год» при его цифровом обозначении, как правило, при датах в круглых скобках. Обычно это даты рождения, смерти, рождения и смерти рядом с именем какого-то лица: СИ. Иванов (р. 1925); А. П. Петров (ум. 1980).
Обозначение временных периодов.
Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в октябре 2002 г., но: за 8 месяцев 2002 года, в 2002 году, с 1986 по 1990 год, в 2001–2002 годах.
Все виды некалендарных лет (бюджетный, операционный, отчетный, учебный год, театральный сезон), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 1998/99 учебном году, театральный сезон 2001/2002 года.
Формы обращения в письмах.
Стали распространенными формы обращения: уважаемый Иван Петрович! Уважаемый господин Петров! Уважаемые господа!
При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям (президентам, председателям и т. д.) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!
Склонение фамилий.
Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую и мягкую согласную, склоняются: Майорец – Майорца, Коломиец – Коло-мийца, Озолинг – Озолинга, Хмель – Хмеля, Шорец – Шорца, Малай – Малая.
Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: Мария Озолинг – Марии Озолинг, Елена Коломиец – Елены Коломиец, Надежда Хмель – Надежды Хмель.
Фамилии, оканчивающиеся на неударную гласную – а, – я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию – а предшествует – и: Неруда – Неруды, Петрарка – Петрарки (но Гарсиа, Гулиа).
Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную – а, – я, склоняются: Головня – Головни, Лобода – Лободы.
Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную – а, – я, не склоняются: Дюма, Золя.
Особенности составления и оформления организационно-распорядительных, справочно-информационных и справочно-аналитических документов.
Основная задача распорядительных документов — придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличаются жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности…; контроль за исполнением возложить на…; создать комиссию в составе…; установить причины нарушения…; назначить… на должность… указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.
Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.