Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регламентация работы бухгалтерии: как делать и в чем польза для бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все организации, у которых появлялся подобный запрос, относились к малому и среднему бизнесу, их возраст от 7 до 15 лет, состав бухгалтерии от 4 до 25 человек. Бухгалтерия в этих компаниях выполняла функции финансового и экономического отделов.
Цели и задачи бухгалтерии
Так получалось, что были попытки ввести финансово-экономическую службу, но они не заканчивались успехом. Происходило раздувание штата, информация терялась ещё больше, порождались конфликты между финансовым директором и главным бухгалтером. В конечном итоге, такие функции, как управленческий учёт, управление финансами, бюджетирование, финансовый анализ, анализ себестоимости, опять возвращались в бухгалтерию.
Я не хочу сказать, что так должно быть всегда. Но возникала необходимость решать задачи бизнеса в рамках структуры, деятельность которой регламентируется законодательством. Более того, все знают, что очень сложно работать с бухгалтерией накануне отчётов. В это время решается её приоритетная задача: посчитать налоги и сдать отчётность.
Один из способов настроить работу бухгалтерии на задачи бизнеса – это чётко обозначить её цели, задачи и функционал. У моих клиентов бухгалтерия в полном составе участвует в сессиях стратегического планирования и при аттестации отвечает на вопросы по знанию продукта, и это развивает внутренние клиентские отношения. У сотрудников бухгалтерии складывается понимание, что и от их работы зависят результаты бизнеса.
Как составляется график документооборота
Бесплатный образец графика документооборота в организации скачать можно ниже, а сейчас мы расскажем, как его разработать. Унифицированного бланка не утверждено. Форму организации нужно разработать самостоятельно. Чем масштабнее деятельность, крупнее предприятие, тем подробнее должен быть составлен график.
Что необходимо прописать в бланке? Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю. Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников. Уточните сроки, в которые должны быть исполнены и обработаны документы. Предусмотрите меры ответственности за несоблюдение положений графика.
Для усиления контроля нужно правильно прописать сроки. Можно установить конкретные числа месяца или привести срок в днях, прошедших с даты составления документа или исполнения.
К примеру, срок передачи в бухгалтерию командировочных документов обычно утверждается как 3 дня с момента окончания поездки. А кадровые документы, необходимые для начисления зарплаты, требуется передавать до 1-го числа месяца за расчетным. Если при этом зарплата выдается персоналу 5-го числа, бухгалтер как раз успеет обработать все документы по учету отработанного времени, чтобы правильно рассчитать вознаграждение.
Читайте о том, Что такое бухгалтерские документы.
Как утвердить график документооборота
Утверждает график руководитель предприятия. Наиболее распространенный способ – оформление в виде приложения к учетной политике. Таким образом, одновременно вводятся в действие положения учетной политики и графика.
Или можно составить приказ на график документооборота – образец в следующем разделе. Для успешного внедрения требований нужно внести корректировки в должностные инструкции лиц, ответственных за движение документации. Кроме того, можно провести наглядный инструктаж для исполнителей. А в качестве помощи сотрудникам рекомендуется составить детальные схемы оборота бланков и разместить их непосредственно на рабочих местах. Меры наказаний за несоблюдение можно утвердить в отдельном приказе или прописать в общем.
В идеале такой удаленный сотрудник должен обеспечивать снижение налоговой нагрузки на бизнес, предлагать оптимальный вариант документирования операций, не допускать задолженностей перед покупателями или подрядчиками из-за задержек в оформлении документов, следить за начислением и уплатой налогов, зарплат и премий сотрудникам.
Нанимая удаленного специалиста или аутсорсинговую компанию, предприятие может существенно сэкономить на ведении бухгалтерии. К тому же аутсорсер заинтересован в постоянном повышении квалификации своих сотрудников, они имеют большой опыт общения с контролирующими органами, всегда в курсе изменений законодательства. С представителями контролирующих органов также общается аутсорсер. Специалист, который ведет удаленную бухгалтерию, заранее просчитает суммы налогов и расскажет руководству компании, как именно они получены, каким образом можно их уменьшить.
Кроме того, если бухгалтерия поручается аутсорсинговой компании, то заказчик не обязан начислять страховые взносы и обеспечивать бухгалтерам прочие социальные гарантии, заниматься вопросами подготовки кадров и повышением их квалификации. Все это берет на себя специализированная бухгалтерская компания. В договоре с нею описывается весь перечень оказываемых услуг. А если понадобится профессиональная консультация, то удаленная компания подобную услугу окажет за дополнительную плату.
С чего начать разработку регламента
Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.
Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.
Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.
Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.
Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, – закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы – через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.
Как найти квалифицированного бухгалтера в штат
Задача сложная, но важная: правильный выбор бухгалтера поможет сэкономить финансы. Профессионал никогда не переплатит налоги, не допустит штрафы, подскажет выгодные решения для бизнеса и поможет избежать рискованных сделок.
Лариса Магафурова, руководитель компании бухгалтерского аутсорсинга рассказывает, зачем искать хорошего специалиста.
Одному из наших клиентов сильно не повезло с бухгалтером. Она каждую неделю забирала документы и делала вид, что работает. А клиент только удивлялся, откуда берется столько налогов. Когда мы посмотрели его налоговую базу, то увидели, что он платит налог на прибыль со всей выручки, не уменьшая ее на расходы. Бухгалтер не провела ни один входящий документ за полтора года. При этом исправно получала зарплату. А клиент потерял сотни тысяч рублей на излишне уплаченных налогах.
Халатное отношение к работе — самая распространенная причина плохого учета. На втором месте — сознательный отказ от легальной оптимизации налогов.
Например, к нам пришел новый клиент — разработчик IT-технологий. Очень удивился, почему с нами он стал платить так мало зарплатных налогов. Мы ему объяснили, что он имеет право на льготы. Почему он раньше платил в полтора раза больше, мы объяснить не смогли и посоветовали спросить у предыдущего бухгалтера.
На третьем месте — работа безграмотного бухгалтера, который даже не освоил программу 1С. Такое тоже встречается, но редко. Как правило, с этой категорией сталкиваются работодатели, которые с целью экономии берут бухгалтера без опыта и специального образования. Пока начинающий бухгалтер научится, бухучет компании окончательно испортится. В этом случае придется все сносить и строить заново.
Несколько советов по выбору хорошего бухгалтера:
- Проверьте образование и опыт работы кандидата. Вчерашнего выпускника курсов брать очень смело, хоть и дешево. Вероятно, вы заплатите столько штрафов, что экономия на зарплате окажется каплей в море;
- Созвонитесь с предыдущими работодателями. Узнайте, почему кандидат ушел с прошлого места работы, могут ли его рекомендовать или, наоборот, ругают;
- Попросите бухгалтера высказать мнение о вашем бизнесе, а также о том, как устроить бухгалтерию: как должен быть организован документооборот, какие отчеты надо сдавать, как рассчитывать налоги;
- Попросите рассказать на примере уже сданных отчетов, где в программе они формируются;
- Обязательно заключите договор и пропишите в нем ответственность сторон.
Как организовать свою бухгалтерию?
Еще один полезный совет. Не стоит гнаться за громким именем компании. Ведь там работал кто-то до вас? Но почему-то ни оклад, ни имя фирмы не устроили этого человека и он ушел. Попробуйте разобраться. Внимательно ознакомьтесь с хронологией работы своих предшественников. Частая смена главбухов говорит совсем не о том, что все они не справлялись со своими обязанностями. Дело может быть в неоправданно высоком объеме обязанностей, которые квалифицированный главный бухгалтер просто не может брать на себя, понимая, что хорошо он эту работу не сделает. Не стесняйтесь задавать неудобные вопросы и предшественнику, и работодателю – ваша застенчивость может дорого обойтись в дальнейшем и вам, и бизнесу.
Что еще можно сделать? Например, изучить папку с налоговой отчетностью за последние три года. При этом стоит обратить внимание, кто подписывал документы.
Возьмите несколько дней, чтобы посмотреть, как работает бухгалтерия со старым главбухом. Если охота к перемене мест овладела не только им, то готовьтесь освоить быстро сразу несколько теоретически знакомых вам участков вроде ведения учета ТМЦ или работы кассира. Правда, возможно, что в такой ситуации речь идет не о «подводных камнях», а о слаженной работе команды.
Дмитрий Васильев, главный бухгалтер, для журнала «Московский бухгалтер»
Это документ, который описывает, как происходит тот или иной бизнес-процесс. Например, в вашу типографию поступает заказ, и у вас есть бизнес-процесс его выполнения:
-
Клиент дает задание на расчет, вы его производите.
-
После идет продажа, клиент подписывает определенную форму, которая с заявкой и оплатой попадает в бухгалтерию.
-
После того как все вопросы с деньгами и документами решены, заказ попадает в отдел предпечатной подготовки. В этом отделе файлы клиента обрабатываются, идет проверка на ошибки и корректировка.
-
Далее заказ идет в печатный цех, и так до отгрузки продукции.
Регламент бизнес-процесса — документ, в котором этот путь четко описан. Проще говоря, уточняется, кто и что должен делать для успешного выполнения заказа в срок.
Есть только один способ проверки качества — воплотить написанное в жизнь. Запустите бизнес-процесс и проверьте, что происходит на самом деле, а не на бумаге. Недавно я одобрял схему нового бизнес-процесса в своей компании и понял, что есть один подвох: важно ответить на вопрос о том, а зачем мы вообще это делаем.
Чтобы проверить качество чего-то, нужно иметь отправную точку. Например, я хочу проверить качество салата цезарь в ресторане. Моей отправной точкой должно стать некоторое представление, каким, с моей точки зрения, должен быть этот салат. Какие ингредиенты нужны, а какие — нет? Какие вкусы являются допустимыми и недопустимыми?
Когда речь идет о проверке качества разработанного регламента бизнес-процесса, первый вопрос, который я задаю, звучит так: «А зачем вообще он был разработан? Какие проблемы вы хотели решить?»
В начале статьи я приводил пример описания бизнес-процесса в типографии. Схема взята из жизни, мы разрабатывали ее в нашей консалтинговой программе для клиента. В этой типографии заказы почти никогда не выполнялись в установленный срок, поэтому при разработке этого бизнес-процесса мы решали несколько задач:
-
Во-первых, хотели разобраться, что было упущено, из-за чего конкретно происходили сбои в изготовлении и выполнении заказов.
-
Во-вторых, хотели регламентировать бизнес-процесс таким образом, чтобы минимизировать сбои.
Первым делом нужно определиться с системой налогообложения ООО, от этого будет зависеть налоговый учет и расчет налогов. Организация может остаться на ОСНО или выбрать один из спецрежимов: УСН, ЕНВД.
Сложнее всего ведение учета на общей системе налогообложения (ОСНО), т.к. здесь нужно вести учет имущества, выставлять счета-фактуры, вести учет входящего и исходящего НДС в книге покупок и книге продаж, вести учет доходов и расходов для исчисления налога на прибыль.
На УСН учитывают доходы и расходы, или только доходы, в зависимости от выбранного объекта налогообложения. Основной налоговый регистр – это Книга учета доходов и расходов.
На ЕНВД учитывают физические показатели, которые влияют на расчет единого налога (торговая площадь, транспортные единицы, сотрудники и т.д.). Доходы и расходы на ЕНВД учитывать не нужно. Но только в целях налогового учета. В бухгалтерском учете без этого не обойтись.
Если ООО совмещает несколько налоговых режимов, нужно организовать раздельный учет, чтобы правильно посчитать налоги по каждому из них. Принципы раздельного учета нужно прописать в учетной политике.
Как работать с должностной инструкцией
Обычно знакомство с должностной инструкцией происходит так: «Прочитай и распишись, что ознакомлен». На руки сотруднику второй экземпляр обычно не выдаётся. Я думаю, что при таком подходе видение предстоящей работы у руководителя и подчинённого сильно отличаются. Я предлагаю после ознакомления с инструкцией проводить аттестацию сотрудника на знание каждого раздела. Делает это главный бухгалтер, он заносит результаты аттестации на знание должностной инструкции в таблицу.
| Раздел должностной инструкции | Дата | Результат |
| 1. Общие положения | ||
| 2. Задачи должности | ||
| 3. Подготовка к работе | ||
| 4. Выполнение должностных обязанностей и операций, регламентированных в течение каждого рабочего дня | ||
Результаты такой аттестации могут повлиять на назначение оклада при приёме на работу или по окончании испытательного срока. Самое важное, у главного бухгалтера есть возможность конструктивно побеседовать с подчинённым, сформировать у сотрудника ответственное отношение к работе и к регламентам.
Классификация бизнес процессов
Беря во внимание данные методики бизнес процессов, можно выделить определенные методики проведения данных анализов. Основа была заложена Майклом Хаммером еще в конце сороковых годов прошлого столетия. Это даже не методика, а практические советы, где автор рекомендует придерживаться следующих принципов:
- Работа должна приносить удовольствие, даже сама простая, которая многим кажется обыденной. Главное понимать, что это приносит пользу.
- Только бизнес процессы способны объединить одинаково мыслящих людей (коллег, партнеров, сотрудников) в общем стремлении действовать в одном направлении.
- Бизнес процессы способны дать возможность объединиться и действовать как одно целое, в одной связке;
- Бизнес, ориентированные на процесс, достоин уважения, ориентирован на результат.
Так, еще в середине прошлого столетия, автор дал понять, что именно методы бизнес процессов способны сделать неприятные занятия, детальностью, которая заслуживает уважения. Только так ежедневная рутинная работа становится интересным занятием для простых людей. Они выполняют её с удовольствием, интересуются результатом и приносят огромную пользу предприятию и его хозяину.
Может ли ежедневное, односторонне занятие стать увлекательным. Оказывается, что может. Но это зависит не столько от простых тружеников, сколько от руководства и большого, или не очень, коллектива менеджеров, заинтересованных в процветании и успехе.
Методов для анализирования деятельности сегодня существует множество. Нельзя сказать, что именно это наиболее перспективно. Что именно можно использовать, каждый решает самостоятельно. На бизнес процесс сегодня даже важнее чем точно просчитанный бизнес план, хотя они немного похожи, если не останавливаться на масштабах процессов, которые охватывают огромные производства. Точный подсчёт и анализ, это все, что лежит в основе каждого метода. Читайте еще: Вендинговый бизнес: что это и как начать.
Создание эффективной бухгалтерии
Согласно требованиям Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.11, в компаниях должно быть обеспечено внедрение процедур внутреннего контроля за ведением их деятельности, а в компаниях, подлежащих проведению обязательного аудита – дополнительно обеспечен внутренний контроль за правильностью бухгалтерской и финансовой отчетности.
При проведении аудиторских проверок организаций мы обращаем особое внимание на действующие в них процедуры внутреннего контроля. Типичными примерами неэффективности таких процедур являются: несоблюдение порядка авторизации, неправильное хранение имущества компании, нарушение процедур инвентаризации, неэффективное распределение полномочий, чрезмерный контроль внутри организации.
Если вы примете решение о внедрении или оптимизации в вашей компании процедур внутреннего контроля, мы рекомендуем вам предпринять для этого следующие шаги:
Шаг 1: Проанализировать все бизнес-процессы и выявить потенциальные риски.
Шаг 2: Выбрать подходящие для внедрения процедуры и описать их во внутренних документах компании.
Шаг 3: Проинформировать сотрудников о рисках, относящихся к их зонам ответственности, и о внедрении соответствующих процедур внутреннего контроля.
Шаг 4: Проверять действующую на предприятии систему внутреннего контроля не реже раза в год и, при необходимости, вносить в нее требуемые изменения.
Эффективная организация процедур внутреннего контроля будет способствовать ровной и бесперебойной работы всей компании в целом.
Если вы созрели к внедрению учета, скорее всего, вы уже знаете, для чего он нужен. Но еще раз четко прописать для себя, что хотите получить на выходе, никогда не будет лишним. В сухом остатке к назначенной вами дате на вашем столе должны лежать три основных отчета — о движении денежных средств (ДДС), о прибылях и убытках (ОПиУ) и баланс. Комплект отчетов всегда будет один. А вот цель, для которой вы их собираете — разной.
Цели, как правило, заключаются в наборе информации для принятия управленческих решений:
- сколько заработал
- все ли направления прибыльны
- на чем теряю деньги
- сколько должен я, а сколько — мне
- чем я владею
- какие мои запасы
- когда и сколько могу выплатить дивидендов
- …
Чтобы набор отчетов к назначенной дате лежал у вас на столе, понадобится человек или структурное подразделение компании, которые будут за это отвечать.
Вам решать, достаточно ли привлечь одного финменеджера, нанять целый финотдел во главе с финдиректором или же отдать эту функцию на аутсорс. Это зависит от ситуации в бизнесе: его масштабов, возможностей, структуры, квалификации людей, которым вы это поручите.
Главное — кто-то должен отвечать за то, чтобы к сроку, который назначите вы сами, перед вами лежали все отчеты. И за то, чтобы сотрудник, который должен эти отчеты собрать, в срок получал цифры, которые ему для этого нужны.
Оптимально графически изобразить структуру сбора данных для отчетности. Это можно сделать в виде таблицы.
| Данные | Ответственный | Контроль |
| Выручка | Директор по продажам | Финменеджер Иванова |
| Движение денег: доходы расходы | Главный бухгалтер | Финменеджер Петрова |
| Затраты на марктетинг и рекламу | Директор по маркетингу | Финменеджер Петрова |
| Отчеты ДДС, ОПиУ, Баланс | Финансовый директор | Генеральный директор |
Еще лучше — представить процесс в виде схемы.
Встреча с сотрудниками, на которой вы объясните, что внедрение учета в интересах всей компании, а не ваша блажь, обязательно должна состояться до того, как они будут должны предоставить первые цифры до будущих отчетов.
А поскольку на первом шаге вы расписали, зачем учет бизнесу, найти слова, которые помогут до них достучаться, не составит труда. Расскажите, что пока в финансах бардак, никто не знает, есть ли у компании прибыль, будет ли завтра, чем платить им зарплату, и так далее. Что пока нет учета, вы как собственник рискуете однажды остаться без бизнеса, а все они — без работы. А когда управленческий учет налажен, бизнес чувствует себя увереннее и способен вовремя разглядеть возможные проблемы и адекватно на них отреагировать. Немаловажно, чтобы таблицы, в которые сотрудники различных подразделений будут вносить данные, были понятны не только финменеджеру, но и им.
Оптимизация процессов ведения бухгалтерского учета
В первую очередь это Ваш выбор, как руководителя, но есть регламентные периоды, когда Вы видите результат. После их закрытия: месяц, квартал, год, нужно произвести проверку. Это точно поможет Вам в формировании стратегии по налогам, платежам, нагрузке, распределению прибыли, даже в векторе развития Вашего финансового результата в следующем периоде. Частота проверок зависит от Ваших исполнителей и от того на сколько они выдают нужный Вам результат.
Можно проверять и не чаще одного раза в год, если Вы всем довольны.
Вариантов, к кому обратиться за проверкой достаточно много. Бесплатно можно самому с помощью тестов которые есть на сайте Гарант, Консультант, там есть все необходимые для каждого участка бухгалтерии. Можно прибегнуть к помощи стороннего бухгалтера, аудитора или даже к аудиторской компании, которая сделает это за Вас, сейчас выбор широкий, как и разбег стоимости на эти услуги. Руководствоваться при выборе лучше отзывами, рекомендациями, публикациям на официальных источниках. Время когда обращались просто по совету сейчас прошло. Есть специальные компании, которые годами нарабатывают аудиторский опыт. Как и многие бухгалтера со стажем. Когда Ваш выбор основывается только на совете знакомых не всегда он объективен. Им помогло, не значит, что поможет всем. Тот, кто занимается этим профессионально и имеет опыт аналитики учёта в разных сферах бизнеса и найдёт ошибки в любом учёте и системе налогообложения. Разберётся индивидуально в Вашей учётной политике. Сможет исправить любые операции и дать грамотные рекомендации для дальнейших действий.
Этот страх есть у многих руководителей, причем чем больше бизнес, тем больше страхов. Никто не хочет рассказывать другим и давать доступ к своим цифрам и прибыли.
Это не очень правильно, потому что чем больше у Вас, как руководителя оценочной информации, тем больше возможностей для объективной оценки и планирования на следующий этап. Чем лучше организован учёт, тем меньше претензий налогового органа к Вашей организации, тем выше рейтинг Вашей деловой репутации в глазах контрагентов, банков и ИФНС. Убирая страх, спешу сообщить, что большая часть сведений по результатам деятельности видна на официальных источниках не только Вашей бухгалтерии. А так же стоит брать в расчет, что у стороннего аудитора нет мотивации в разглашении Вашей информации, а есть интерес чтобы Вы снова обратились за помощью. Да и как представитель той и другой стороны могу точно сказать, что держать в голове обороты и финансовые результаты всех организаций физически затруднительно.
А вот и как всегда от меня пошаговые инструкции к проверке работы бухгалтерии в зависимости от того, какой ее вариант Вы используете:
В этом случае сокращается число проверяемых. И много времени и усилий не потребуется.
Риски в этом случае у Вас заключаются в следующем:
— Он один ведет весь учет, а значит все операции отражает один человек, на нем большая нагрузка.
— Даже если у Вас небольшой оборот, то скорее всего он ведёт не только Вашу бухгалтерию и значит есть риск ошибок от количества.
— Как правило он с Вами на связи не полный рабочий день, есть риск что время работы и приоритеты задач распределены не в Вашу пользу.
— Всегда в этом варианте есть риск потери части данных, потому что человек один, уходит и все данные уйдут с ним.
— Риск просрочки отчётов высок, так как отсутствует заменяемость. Заболел и никто не работает, уехал отдыхать и опять работа стоит.
В зависимости от масштаба организации количество документов может быть разным. В любом случае, контролировать процесс их обработки не так сложно, как кажется на первый взгляд.
Регламентация документооборота – первый шаг к его контролю. В новых и небольших организациях такой потребности может и не быть, но со временем, когда количество документов станет в разы больше, внедрить такую технологию контроля все равно придется. Если вести документооборот правильно с самого начала, в будущем это откликнется отсутствием путаницы и просроченных документов.
Путаница
Рост числа контрагентов заставляет сотрудников организации сталкиваться с большим потоком неструктурированной информации, которую они получают в виде документов. Это ведет к путанице в отделах, срыве сделок и поставок, отсутствии согласования важных документов в срок и еще много других негативных последствий.
Инструкция по ведению документооборота поможет создать единую систему обработки информации и четкое распределение документов между конечными получателями.
Дисциплина
Очевидно, что отсутствие регламента работы порождает и отсутствие дисциплины в коллективе. Если каждый сотрудник будет работать с документами так, как считает нужным, процесс их обработки может затянуться надолго. Это происходит из-за несогласованности действий, то в дальнейшем приведет к потере документами своей актуальности.
Отрицательные остатки
Отрицательные остатки — «краснота в 1С». Рано или поздно вы столкнетесь с этим выражением со стороны своей бухгалтерии, особенно, если у вас торговая или производственная компания.
Выражение «красные остатки» — означает, что компания реализовала или потратила то, чего у компании по данным 1С не было. Например, вы продали 20 единиц товара, хотя в 1С на складе было всего 10 единиц (остаток -10 единиц). Или вы купили товар за 10 000 рублей, хотя у вас всего 5 000 рублей на счету.
Самая частая ситуация — продали товар, который по факту не учтен в 1С. Это означает, что в 1С не введены документы, которые учитывают этот товар. Соответственно не учтены расходы с этих товаров и НДС, а это повышение налогов к уплате.
Если после закрытия месяца у вас возникают отрицательные остатки — это звоночек. Значит, документы куда-то пропали, либо их не донесли менеджеры, либо бухгалтерия их не ввела. В любом случае, если не найти документы с товаром, то у вас возрастает налоговая нагрузка.
Если у вас торговая компания, то желательно, чтобы документы по получению товаров и материалов вводились по факту получения. Т.е. пришла поставка товара — документ с товаром сразу занесли в учетную систему, чтобы в учетной системе были корректные остатки по товарам.
Может возникнуть ситуация, когда товар по факту есть (10 единиц на складе), а в учетной системе показывается, что товара нет (0 единиц). Т.к. ответственный сотрудник за внесение документов еще не внес их в учетную систему.
Вам звонит покупатель и просит продать товар, который еще не занесен в учетную систему. Ваш менеджер на основе данных из учетной системы сообщает, что этого товара пока нет. Ваш покупатель уходит к конкуренту, т.к. вы не можете продать товар клиенту, которого нет в учетной системе, хотя товар фактически на складе есть.
Еще раз:
-
Из-за отрицательных остатков вы платите больше налогов.
-
Из-за неоперативного ввода документов с товарами в учетную систему вы можете потерять клиентов.
Как правило, предприниматель не стремится вникать в работу бухгалтерии. Отдает это на откуп главбуху. В результате, не может понять, куда уходят деньги, не видит проблемных зон. И даже если предприниматель найдет какие-то нестыковки, то зачастую он бессилен что-то изменить.
Собственник полностью доверял главбуху и никогда не заглядывал в отчетность. В какой-то момент он решил привлечь инвестора, а для этого понадобился аудит. Оказалось, что данные бухучета и фактические показатели расходятся в 4 раза. По документам значились складские запасы на миллионы рублей, которых по факту не было. Также значились огромные размеры дебиторской и кредиторской задолженностей. В такой ситуации инвестор отказался вкладывать деньги в бизнес.
Вы в зоне риска, если:
-
тратите много времени на понимание системы отчетности;
-
не уверены, что ваш бизнес чист перед законом;
-
чувствуете зависимость от своего бухгалтера;
-
разбирали конфликты с сотрудниками на почве ошибок при начислении зарплаты.