Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление отпуска «за свой счет»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На основании заявления сотрудника в случае согласования отпуска либо в ситуации, когда предоставление отпуска работнику по его заявлению является обязательным, организация издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-61, с которым сотрудника знакомят под личную подпись. Образец оформления приказа приведен в Примере 4. Если же в отпуск уходят сразу несколько человек, то на всех них можно издать общий приказ по форме № Т-6а.
Примеры заявлений при разных обстоятельствах
При составлении заявлений на отгул по особым обстоятельствам следует учитывать формулировки. Например, как писать отгул на несколько часов, если нужно отвести ребенка в поликлинику? Указывайте конкретные обстоятельства. Например, пишите: «Прошу предоставить мне четыре часа с 08:00 для посещения детского врача (Ф. И. О.) в медицинском учреждении (указать номер поликлиники).
Необходимость поместить родственника в больницу, привезти вещи, выехать для дачи показаний, освидетельствования является основанием, при котором положен отгул. В зависимости от сложности ситуации при повторном написании заявления прилагаются документы.
Например, ребенок попал в аварию, мать срочно уходит с работы. Начальство пошло навстречу и отпустило сотрудника на несколько часов. На следующий день женщина просит три дня отгула без сохранения выплат для посещения ребенка. При этом она предоставляет выписку из стационара, где действительно находится ребенок, и пишет следующее заявление: «Прошу разрешить мне отлучиться с рабочего места 28 апреля в течение трех часов с 11:00 до 14:00 в связи с посещением медицинского учреждения, где проходит лечение мой малолетний ребенок (Ф. И. О.)».
При условии, что отгул можно взять заранее, например для ремонта отопительной системы, в нем следует указывать веские и убедительные доводы. Однако в счет отпуска это не войдет, поскольку не является основанием или вынужденной мерой, а незапланированный отпуск чаще всего не входит в общее число оплаченных дней. Конечно, следует учитывать и отношения с руководством – многие из принципа не идут навстречу, не желая входить в положение сотрудника.
Гарантии в получении отгулов
Каждый человек имеет право на отгул, если он относится к категории лиц, указанных в ТК РФ. При этом сохраняется рабочее место и трудовой стаж. Отдельно есть несколько категорий граждан, которые могут без заявления представить весомые доказательства для получения отгула:
- Те, кто является донором и сдает кровь для нуждающихся – дается отгул на день, в день сдачи крови.
- Донорская справка на постоянной основе – дается не более трех дней в год без сохранения оплаты.
- Лицам, которые проходят вступительные и выпускные экзамены – до 14 дней отпуска.
- Лица, которые работают по коллективному договору.
- Несовершеннолетние, но старше 16 лет, которые наняты на срок работы от трех до шести месяцев.
Причины временного отсутствия на рабочем месте
Большинство компаний стремятся регламентировать время нахождения сотрудников на рабочем месте, периоды их труда и отдыха. Для этого каждый работодатель утверждает собственный режим рабочего времени, и работник обязан этому режиму подчиняться.
Но у любого сотрудника, независимо от его отношения к работе, моральных и деловых качеств, иногда возникает необходимость покинуть рабочее место. Причины для этого разнообразны, и от них зависит, какое заявление писать на отсутствие на работе сотруднику.
Уважительными причинами для временного отсутствия на рабочем месте считают:
- посещение врача, прохождение медицинского обследования;
- участие в судебном разбирательстве, следственных действиях;
- вызов в государственный орган;
- аварийная ситуация в месте проживания работника, требующая его присутствия;
- важные семейные обстоятельства.
Как написать заявление на отгул и основания для него
Следует заметить, что отгул может быть возможен лишь на следующих основаниях:
- за ранее переработанные дни;
- за счет положенного отпуска, предоставляемого гражданину каждый год;
- без сохранения оплаты труда.
Структура заявления не имеет предусмотренного образца, но документ должен включать следующие пункты:
- Ф.И.О. руководящего лица в дательном падеже, на чье имя составляется документ и его должность;
- информация о трудящемся: Ф.И.О., должность;
- наименование бумаги с маленькой буквы;
- если отгул оформляется в счет заранее отработанных часов, в документе указывается формулировка «Прошу предоставить выходной день (указать дату) за ранее отработанное время (указать дату);
- заявление с просьбой взять отгул за счет отпускных дней пишется с формулировкой «Прошу предоставить выходной день (дата) за счет оплачиваемого отпуска»;
- отгул за собственный счет содержит формулировку такого плана «Прошу предоставить день без сохранения заработной платы на (указать дату) по причине (указать причину)»;
- подпись сотрудника справа и дата слева.
Понятие административного отпуска
В законодательстве нет понятия «административный отпуск», зато есть «отпуск без сохранения заработной платы» (статья 128). Это одно и то же. Под этими терминами понимается вынужденное отсутствие на рабочем месте по семейным и прочим уважительным причинам.
Например, если работнику надо уехать на 1 день, а ежегодный отпуск у него закончился (или он не хочет его тратить), разумным решением будет взять день за свой счёт.
Административным также считается отсутствие из-за собственной свадьбы, при рождении ребёнка или смерти близкого члена семьи.
Чтобы уйти в такой отпуск законно, работник своевременно уведомляет начальство: пишет заявление. Срок подачи такого заявления не установлен законодательством. В экстренных случаях его согласуют за один день, но по возможности рекомендуется предупреждать руководство как можно раньше.
Инициатива всегда исходит от работника. Руководство организации не может выпустить приказ и принудительно отправить сотрудника «отдыхать» за свой счёт. Это нарушение трудовых прав. Если такое произошло, необходимо немедленно обратиться в трудовую инспекцию и пожаловаться на работодателя.
Гарантии в получении отгулов
Каждый человек имеет право на отгул, если он относится к категории лиц, указанных в ТК РФ. При этом сохраняется рабочее место и трудовой стаж. Отдельно есть несколько категорий граждан, которые могут без заявления представить весомые доказательства для получения отгула:
- Те, кто является донором и сдает кровь для нуждающихся – дается отгул на день, в день сдачи крови.
- Донорская справка на постоянной основе – дается не более трех дней в год без сохранения оплаты.
- Лицам, которые проходят вступительные и выпускные экзамены – до 14 дней отпуска.
- Лица, которые работают по коллективному договору.
- Несовершеннолетние, но старше 16 лет, которые наняты на срок работы от трех до шести месяцев.
Отдельные категории граждан имеют право на получение отгулов от нескольких часов до пяти дней минимально, если они:
- участники ВОВ, общий отпуск которых составляет 35 календарных дней;
- работающие пенсионеры – получают до двух недель отгула;
- жертвы теракта или родственники погибших родителей, у которых остались несовершеннолетние дети;
- работающие инвалиды – отпуск до 60 дней;
- пострадавшие военнослужащие – отгул до двух недель в год;
- совершеннолетние работники, получающие второе и последующее образование – отгул до 15 дней.
Все эти права строго регламентированы в Трудовом кодексе или в договоре, оформленном при принятии на работу. Если работодатель отказывается от законных оснований для выдачи нескольких часов или дней отпуска, ему грозит штраф и выплата моральной компенсации лицу.
Заявление на отгул на полдня
Документ, содержащий просьбу работника о предоставлении в свободное распоряжение половины трудового дня, не имеет установленного образца, потому как подобный отгул не предусмотрен законодательством. Но на предприятиях подача подобного рода заявлений практикуется и документ составляется в свободной форме.
Бумага должна включать сведения о руководящем лице организации и данные о работнике, составляющем документ. В тексте заявления следует указать дату и время, на которые берется отгул, причину подобной необходимости и основания для предоставления свободного времени. Основаниями могут быть ранее отработанные часы, время в счет установленного отпуска и отгул без сохранения оплаты службы по семейным причинам или другим обстоятельствам. Следует обязательно указать дату составления заявления и заверить написание документа подписью сотрудника.
Отпуск на несколько часов
На каком законном основании можно предоставить работнику отпуск на несколько часов?
Работаю в муниципальном учреждении. По семейным обстоятельствам часто приходится отпрашиваться с работы на несколько часов. Работодатель меня пока отпускает, но ворчит, что я решаю свои личные проблемы за бюджетный счет.
Я обратился в отдел кадров с вопросом, как мне законно взять отгул на несколько часов. Мне предложили взять его в счет ежегодного оплачиваемого отпуска или взять отпуск без сохранения заработной платы. Уменьшать ежегодный отпуск мне не хочется. Если я попрошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на несколько часов, то насколько это законно?
Взять отпуск на несколько часов в счет ежегодного оплачиваемого отпуска у работника не получится. В соответствии с частью 1 статьи 120 Трудового кодекса РФ продолжительность ежегодных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях. А вот рассмотреть вариант предоставления отпуска без сохранения заработной платы на несколько часов вполне возможно.
Отпуск на несколько часов — правовая основа
Часть 1 статья 128 Трудового кодекса РФ устанавливает, что по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. При этом продолжительность отпуска определяется по соглашению сторон трудового договора. Соответственно, если работник и работодатель между собой договорятся, то отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен не на определенное количество календарных дней, а на определенное количество часов.
Как получить отпуск на несколько часов
Во-первых, работнику необходимо проверить не подпадает ли он под категорию работников или не наступили ли у него обстоятельства, при которых работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы. Особые категории работников и жизненные обстоятельства установлены частью 2 статьи 128 Трудового кодекса РФ.
Во-вторых, необходимо на имя работодателя подать письменное заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы на несколько часов. В заявлении необходимо указать причину, которая является основанием для предоставления отпуска. А также необходимую продолжительность отпуска в часах.
Инструкция по написанию заявления на отгул
С точки зрения делопроизводства, заявление на отгул имеет вполне стандартную форму и не должно вызвать больших затруднений при оформлении.
- Сначала в правом верхнем углу необходимо внести сведения об адресате. Обычно здесь указывается
- должность руководителя организации (директор, генеральный директор и т.д.),
- полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО),
- фамилия, имя, отчество директора.
- После этого аналогичным образом оформляются данные о сотруднике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- В строке чуть ниже указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.
- Потом посередине строки нужно указать наименование документа.
- Основная часть должна быть посвящена сути заявления. Здесь нужно обязательно внести желаемую дату дополнительного выходного и основание для него (заранее отработанное рабочем время или в счет будущего отпуска и т.д.). Если у работника возникла экстренная потребность в отгуле, то это необходимо также отметить.
- Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо руководителю организации лично в руки.
Заявление на отгул за ранее отработанный день
Случается, что сотрудники вынуждены работать в выходной или праздничный день в соответствии с производственной необходимостью, либо же превышать установленный для них график труда. Если у сотрудника уже имеется переработка, он мог устно заранее согласовать со своим начальством, когда именно она будет компенсирована отдыхом. Но лучше составить документ в письменном виде. Если переработки не было, но она планируется, можно попросить начальство предоставить дополнительный выходной день на необходимую дату с последующей отработкой.
Генеральному директору ООО «Асгард» Петрашевскому Анатолию Петровичу от завхоза Отривинова Леонида Иосифовича
Прошу предоставить мне день отдыха 25 марта 2021 года за ранее отработанное время 01.01.2017 года.
20 марта 2021 года /Отривинов/ Л.И. Отривинов
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если время не было отработано ранее, а отгул на день все-таки необходим, заявление составляется с обязательным указанием причин.
Можно ли взять отгул в счёт отпуска
Фраза «отгул» изъята из нормативов РФ с 2004 года. По прежним нормативам отгул являлся компенсацией, предоставляемой работающему лицу за его труд в выходные дни или в праздники. То есть – этот выходной переносился на другой день.
Сегодняшнее законодательство в подобных обстоятельствах предоставляет человеку право выбора: либо получить отдых за отработанный выходной, или получить финансовую компенсацию. Чаще всего, последнее время, работники выбирают деньги.
Отгул с финансовым компенсированием предоставляется работающим лицам, которые:
- Трудятся во внеурочное время.
- Трудятся в выходной день или в праздник.
- Сдали кровь, имея статус донора.
Данные методы «заработка» обеспечивают накапливание отгулов, которые впоследствии можно использовать при острой необходимости. В жизни может случится так, что потребность отлучения от работы иногда может возникнуть спонтанно, и не каждое лицо способно хранить накопленные отгулы на всякий случай. Хорошо, если есть в запасе отгул.
Как написать заявление на отпуск за свой счет на один день
Заполнить заявление на выходной не составляет труда. Здесь отсутствуют специальные бланки, тем не менее, форма такого бланка, должна соответствовать общепринятой – для служебных документов и не зависит от причин его написания.
При заполнении такого бланка, необходимо соблюдать следующие правила:
- «Шапку», необходимо размещать в верхней правой стороне страницы с отображением сведений о руководителе (должность, фамилия и инициалы, в дательном падеже) и об авторе документа (должность, фамилия и инициалы, в родительном падеже).
- По центру страницы размещается фраза «Заявление»
- В тексте документа, указывается причина, по которой заявителю нужно уйти в отпуск, дата, с которой ему надо уйти и число дней отпуска.
- Заявление подписывается, с указанием даты подачи документа.
Важно:
- В прошении необходимо отобразить веские причины, из-за которых работник вынужден взять выходной. При наличии материалов, на основании которых работник хочет взять выходной, прикрепить их ксерокопии.
- Работник может пропустить работу лишь после положительного приказа руководителя. В противном случае ему будет засчитан прогул.
- Положение о предоставлении выходного, обычно, отображается в трудовом соглашении. Если заявление подано с причиной отсутствующей в пунктах соглашения, руководитель может не отпустить сотрудника по производственным причинам. Исключение могут составить только обстоятельства, оговоренные Законом.
- Сроки выходного желательно оговаривать с руководством заранее (за 3- 5 дней), и ни в коем случае — задним числом.
Законодательные акты, регулирующие административный отпуск
Документы, регулирующие административный отпуск, представлены следующими законодательными актами:
| Законодательный акт | Сфера регулирования |
| Статья 128 ТК РФ | Регулирует предоставление отпуска без сохранения заработной платы участникам ВОВ, инвалидам, родителям и вдовам военнослужащих, сотрудникам других гос.структур, погибшим при исполнении обязанностей или умершим вследствие травм и заболеваний, полученных в период несения службы; лицам, вступающим в брак, при рождении ребёнка, смерти близких родственников.
Данная статья так же регулирует предоставление отпуска без сохранения заработной платы в прочих случаях. |
| Статья 173, 174 ТК РФ | Регулирование работы лиц, совмещающих трудовую деятельность с получением образования |
| Статья 263 ТК РФ | Регулирует предоставление административного отпуска в соответствие с коллективным договором |
| Статья 286 ТК РФ | Регулирование работы лиц, работающих по совместительству |
| Статья 319 ТК РФ | Отпуск без сохранения заработной платы родителям (законным представителям) детей до 16 лет, работающим в условиях Крайнего Севера и приравненных к ним территориях |
| Федеральный закон от 12.06.2002 № 67-ФЗ статья 43 | Период полномочий доверительных лиц |
| Федеральный закон от 09.01.1997 № 5-ФЗ | Предоставление административного отпуска Героям Соц.Труда, Героям Труда РФ, полным кавалерам Ордена Трудовой Славы |
| Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» | Предоставление административного отпуска инвалидам войны, ветеранам боевых действий, обладателям знаков «Жители блокадного Ленинграда» |
| Федеральный закон от 27.05.1998 г. №76-ФЗ | Предоставление административного отпуска супругам военнослужащих |
| Федеральный закон от 18.05.2005 г. №51-ФЗ | Период полномочий члена избирательной комиссии |
Вопрос №1. Я являюсь работающим пенсионером. 09.03.2017 г. я предоставил заявление с просьбой предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на период с 15.03.2017г. по 18.03.2017г. Придя на работу 19.03.2017 г., узнаю, что меня уволили за прогулы. Законно ли это?
Ответ: Трудовой Кодекс обязывает работодателей предоставлять ежегодный административный оплачиваемый отпуск протяжённостью не более 14 дней работающим пенсионерам. В Вашем случае использовано 4 дня. Если ранее Вами не использовался административный отпуск в размере, превышающем 14 календарных дней, то увольнение является незаконным.
Вопрос №2. 06.02.2017 г. я написал заявление с просьбой предоставить мне неоплачиваемый отпуск на период с 13.02.2017 по 16.02.2017 посемейным обстоятельствам. 17.02.2017 мне вручили приказ о моём увольнении за прогулы. Законно ли это?
Ответ: в соответствии со ст.128 ТК РФ руководитель не обязан предоставлять отпуск без сохранения заработной платы без веских на то причин. Вы не убедились в предоставлении Вам данного отпуска, не ознакомились с приказом , поэтому Ваш невыход на работу в данном случае можно расценивать в качестве прогула. Таким образом, увольнение в Вашем случае считается законным.
Вопрос №3. В связи с тяжёлой болезнью близкого родственника мне необходим отпуск без сохранения заработной платы. Имею ли я право рассчитывать на длительный отпуск и как это скажется на моём стаже?
Ответ: В соответствие с законодательством Вы имеете право рассчитывать на продолжительный отпуск без сохранения заработной платы. Но в заявлении обязательно необходимо указать веские причины, которые подвигли Вас принять данное решение. Что касается стажа, то время нахождения в отпуске учитывается в общий трудовой стаж. Необходимо уяснить, что Ваш длительный отпуск, несомненно, скажется на расчёте ежегодного очередного оплачиваемого отпуска, т.к. превышает 14-дневный рубеж.
Вопрос №4. Я работаю в ООО «АБВ» и учусь на очном отделении в УрГПУ, но работодатель отказывается предоставлять мне административный отпуск на период сессии. Законно ли это?
Освобождение на диспансеризацию и медосмотр
Что за дни. Если работодатель отправил работника на медосмотр, его освобождают от работы и платят средний заработок — ст. 185 ТК РФ.
Ещё у каждого работника есть право пройти диспансеризацию в районной поликлинике. В дни осмотра врачей работника отпускают с работы с сохранением среднего заработка. Количество дней такое:
— один день раз в три года — работникам до 40 лет;
— один день раз в год — работникам после 40 лет;
— два дня раз в год — предпенсионерам (за пять лет до пенсии) и пенсионерам.
Дату диспансеризации работник обязан согласовать с работодателем.
Если работник сходил на диспансеризацию в отпуске, выходные ему не добавляются.
Как оформить. Работник пишет заявление на освобождение от работы для диспансеризации. Работодатель издаёт приказ. Потом работник приносит справку из поликлиники.