Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как учесть НДС по чеку в авансовом отчете в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расходы в отношении подотчетных средств обычно осуществляются путем расчетов наличными деньгами. Сложности в том, чтобы отразить НДС, обусловлены именно этим фактом. В Налоговом кодексе РФ содержится указание на этот счет. Основанием, чтобы провести налог на добавленную стоимость с вычетом, становится счет-фактура.
Как учесть НДС в авансовом отчете
Указанный документ оформляется при проведении расчетов с юрлицами. В особенности это касается ситуаций с оплатой безналичным способом. Распространен и вариант, когда подотчетное лицо получает ТРУ как физлицо, поэтому счет-фактура оказывается не обязательным к оформлению. Это актуально в случаях расчетов с предприятиями розничной торговли, малыми компаниями.
Учитывать сумму НДС значительно проще, если выписан счет-фактура. Размер налога обозначается в проводках как входящий НДС, затем принимается к вычету.
В бухгалтерском и налоговом учете приняты два варианта, чтобы выполнить отражение налога на добавленную стоимость.
Первый способ предлагает отображать НДС в соответствии с согласованным авансовым отчетом. В таком случае проводки выглядят следующим образом:
| Дебет 20, 26, 44, 91 | Кредит 71 | Сумма в соответствии с авансовым отчетом |
| Дебет 19 | Кредит 71 | НДС по расходам, которые были понесены через подотчетное лицо |
| Дебет 68 | Кредит 19 | НДС принимается к вычету |
Как провести авансовый отчет, если НДС в чеке выделен, но нет счета-фактуры
С переходом ритейлеров на онлайн-кассы с 2017 года в обязательном порядке в кассовом чеке выделяется сумма налога. Казалось бы, этот факт снимает вопросы о праве организаций на вычет без оформления СФ. Однако позиция налоговых органов и Минфина в этом случае не на стороне налогоплательщика.
Так, согласно ст. 21 НК РФ налогоплательщик имеет право получать письменные разъяснения от Минфина по вопросам применения законодательства РФ о налогах сборах. Эту возможность финансисты обеспечивают, издавая подзаконные акты. По вопросу НДС к вычету мнение однозначное: существует строго оговоренный перечень документов, дающих право на вычет НДС по авансовому отчету. Ведомство ссылается на ст. 171-172 НК РФ.
В этот перечень включены:
- СФ;
- платежные документы, подтверждающие оплату НДС при ввозе товаров из-за границы (таможенная декларация);
- иные документы могут служить основанием для вычета налога в случае, если они подтверждают уплату НДС непосредственно в бюджет, а также оплату командировочных и представительских расходов;
- документы, подтверждающие оплату налога налоговым агентом;
- при покупке имущества для внесения в уставный фонд основанием может служить документы о передаче активов.
В ООО «Ромашка» секретарю Колокольчиковой К.К. были выданы в подотчет денежные средства на сумму 5 000 рублей на почтовые расходы. Колокольчикова К.К. израсходовала все денежные средства и приложила к авансовому отчету чек на сумму 5 000 рублей, в котором отдельной строкой был выделен НДС на сумму 500 рублей. Какие проводки будут сделаны в следующей ситуации:
- Приобретены услуги почты: Д-т 26 (44) К-т 71 – 4 500 рублей;
- Отражена сумма НДС, выделенная в чеке: Д-т 19 К-т 71 – 500 рублей;
- Сумма НДС включена в состав прочих расходов: Д-т 91 К-т 19 – 500 рублей;
- Отражено постоянного налоговое обязательство: Д-т 99 К-т 68 – 100 рублей (500 х 20% ставка налога на прибыль).
Как учитывать НДС в авансовых отчетах
Расходование подотчетных средств — это, как правило, расчеты наличными. В связи с чем возникают сложности в администрировании НДС. Статья 172 НК РФ определяет, что основанием для принятия налога на добавленную стоимость к вычету является счет-фактура (СФ).
Между тем, этот документ выписывается в расчетах с юридическими лицами, чаще всего при безналичной оплате. В случае расходования подотчетных средств нормой являются случаи, когда товары (работы, услуги) отпускаются «подотчетнику» как физическому лицу, без выставления СФ. Это происходит при расчетах с компаниями розничной торговли и небольшими фирмами.
Если указанный документ выписан, то учесть сумму налога не составляет труда. Эти суммы проводятся как входящий НДС с последующим принятием к вычету.
Существует два способа отражения НДС в авансовом отчете в бухгалтерском и налоговом учете.
1. Способ отражения НДС по утвержденному авансовому отчету предполагает проводки:
Если СФ отсутствует, то у плательщика все равно остается возможность произвести списание НДС. Это сопряжено с вероятными претензиями со стороны налоговиков, но перспективы воспользоваться этим правом благоприятны.
Фиксирование факта получения документа
Факт получения счета-фактуры на аванс должны и продавцы, и покупатели.
- В книге продаж документ регистрируется продавцом (исполнителем работ) при получении предоплаты в течение 5 календарных дней.
- Покупатель же в этот момент имеет право принять предъявленный налог, если он есть, к вычету, т.е. заносит полученный от продавца счет-фактуру на аванс в книгу покупок.
- Далее продавец отгружает товары, фиксирует авансовый счет-фактуру у себя в книге продаж для того, чтобы принять к вычету НДС.
- Покупатель же принимает налог к вычету по отгрузочному счету-фактуры, а НДС с аванса при этом должен восстановить, для чего производит регистрацию авансового документа, полученного ранее от продавца, в книге продаж ( ?).
Как провести авансовый отчет, если НДС в чеке выделен, но нет счета-фактуры
С переходом ритейлеров на онлайн-кассы с 2017 года в обязательном порядке в кассовом чеке выделяется сумма налога. Казалось бы, этот факт снимает вопросы о праве организаций на вычет без оформления СФ. Однако позиция налоговых органов и Минфина в этом случае не на стороне налогоплательщика.
Так, согласно ст. 21 НК РФ налогоплательщик имеет право получать письменные разъяснения от Минфина по вопросам применения законодательства РФ о налогах сборах. Эту возможность финансисты обеспечивают, издавая подзаконные акты. По вопросу НДС к вычету мнение однозначное: существует строго оговоренный перечень документов, дающих право на вычет НДС по авансовому отчету. Ведомство ссылается на ст. 171-172 НК РФ.
В этот перечень включены:
Во всех остальных случаях Минфин в своем Письме от 24.01.2017 № 03-07-11/3094 разъясняет, что СФ для принятия НДС к вычету обязателен.
Помимо этого, НДС, не принятый к вычету, нельзя отнести на расходы при расчете налога на прибыль. Минфин аргументирует, что в ст. 170 НК такой вид расходов не обозначен. Однако ведомство в письме указывает, что нормативный акт носит разъяснительно-рекомендательный характер.
Кроме того, существует позитивная судебная практика, принимающая по этому вопросу сторону налогоплательщика.
Постановление Верховного Арбитражного Суда от 13.05.2008 № 17718/07 разъясняет, что при розничной покупке требование по выставлению СФ считается выполненным, если продавец представил документ установленного образца (кассовый чек). При рассмотрении конкретной ситуации Высший Арбитражный суд допустил принятие к вычету НДС по кассовому чеку. Но это, скорее, исключение из правил.
Несмотря на благоприятную судебную перспективу, бухгалтеры предпочитают не ставить суммы налога без оформления в СФ к вычету.
Суммы НДС по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, а также по расходам на наем жилого помещения
Отметим, что полученные документы регистрируются только в книге покупок и не регистрируются в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, но подлежат хранению в течение четырех лет (пп. «а» п. 15, п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 1137).
Отметим, что суммы НДС по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, а также по расходам на наем жилого помещения подлежат вычету на основании пункта 7 статьи 171, пункта 1 статьи 172 НК РФ после утверждения руководителем организации авансового отчета.
2. Согласно пункту 1 статьи 170 НК РФ суммы НДС, предъявленные организации, в состав расходов не включаются, за исключением случаев, предусмотренных подпунктами 2, 2.1 статьи 170 НК РФ. Отнесение на расходы сумм НДС при отсутствии счета-фактуры таким случаем не является.
В связи с этим, сумма НДС не принимаемая к вычету и не признается расходом для целей налогообложения прибыли. Аналогичный вывод о невозможности включения в состав расходов «входного» НДС по основаниям, не предусмотренным статьей 170 НК РФ, следует из Определения Верховного Суда РФ от 24.03.2015 № 305-КГ15-1055 по делу N А40-11707/2014.
Изменения в 54-ФЗ с года: должно ли подотчетное лицо предоставлять доверенность при покупке за наличный расчет
ПИСЬМО от 10 августа 2021 г. N АС-4-20/15566@: Идентификация покупателя (клиента) как организации происходит на основании предъявляемой им доверенности на совершение расчетов от имени организации. Также важным фактором взаимодействия двух организаций является договор. В случае соблюдения указанных условий расчет осуществляется между организациями, и при таком расчете применяется одна единица ККТ и формируется один кассовый чек. При этом ККТ применяется лицом, которое оказывает услуги (продает товары, выполняет работы), с выдачей (направлением) кассового чека.
При этом, если продавцом достоверно не установлен статус лица как подотчетного (например, что могло быть достигнуто предъявлением подотчетным лицом доверенности), то ККТ продавцу следует применять в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем — физическим лицом.
Дополняем авансовый отчет товарным чеком
Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).
Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма, но есть требования к реквизитам. Он должен содержать:
- порядковый номер, дату составления;
- название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
- ИНН поставщика;
- перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
- сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
- должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.
Как правило, товарный чек содержит полную делализацию оплаченных ТМЦ, значит, дополнять его накладной не требуется.
Можно ли учесть расходы на покупку товаров для налога на прибыль, если приложенный к авансовому отчету товарный чек имеет пороки, например, в нем отсутствует номер? Ответ на этот вопрос от экспертов-практиков вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Можно ли учесть расходы, если к авансовому отчету приложен чек ККТ без QR-кода?
У компаний на УСН и ОСНО есть расходы, которые уменьшают сумму налога. Но эти расходы не всегда удобно оплачивать с расчетного счета. Например, какие-то строительные материалы для срочного ремонта. Или бензин, который внезапно понадобился на трассе.
В этих ситуациях проще отправить сотрудникам деньги на карту, чтобы они оплатили сами, либо выдать наличными и оформить расходный кассовый ордер. В бухгалтерии эта операция называется «выдача под отчет». Подотчетные деньги учитываются на 71-м бухгалтерском счете.
Просто вернуть чеки за покупки недостаточно. Нужно сделать авансовый отчет. В нем данные о расходах, которые указывают в корреспонденции с 71 счета. После этого их можно учесть при уменьшении суммы налога.
Кстати, про чеки. По закону их нужно хранить 3 года, но они выцветают за пару месяцев. Поэтому копируйте и прикрепляйте к отчету. Если будет проверка, то покажете чеки проверяющим.
Подотчетные деньги провоцируют обманывать государство или собственников. Например, водитель фуры покупает на трассе дизельное топливо за 43 рубля за литр, а чеки предоставляет, где цена — 46 рублей. Разницу себе в карман. Или так может делать ИП, но обманывать уже государство.
Несмотря на онлайн-кассы и ОФД, все еще есть компании, которые продают чеки. К сожалению, у них есть техническая возможность делать подделки. Правда, это не освобождает предпринимателя от проблем.
Не так давно в Татарстане налоговики устроили выездную проверку компании и стали проверять авансовые отчеты. Нашли чеки от ликвидированных компаний или от фирм с несуществующим ИНН. Руководители компании повели себя странно и дали новые чеки, где все данные были такими же. Не знаем, как было на самом деле, но похоже на то, что пошли и купили чеки подороже (от компаний, которые существуют).
В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:
-
при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);
-
при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).
А в пункте 1 ст. 252 НК РФ сказано, что документы должны быть оформлены с учетом требований законодательства РФ.
Поэтому при покупке материалов у ИП, находящегося на спецрежиме в виде ЕНВД, за наличный расчет через подотчетное лицо без кассового чека, оформленного с применением онлайн-кассы в установленном порядке (в том числе содержащего обязательные реквизиты кассового чека), риск исключения затрат из налоговых расходов велик, особенно если предъявленный продавцом чек не содержит всех обязательных реквизитов первичного учетного документа.
* * *
Расходы по авансовому отчету, к которому приложены чеки продавца материалов (ИП, уплачивающего ЕНВД), оформленные не с помощью онлайн-кассы, могут быть квалифицированы как затраты, не имеющие надлежащего документального подтверждения.
[1] «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
Еще один способ подтвердить понесенные работником расходы — предоставить полученную от продавца квитанцию приходного кассового ордера.
Для принятия приходный кассовый ордер:
- составляется строго по форме КО-1;
- печать продавца проставляется на обеих частях документа;
- в графе «Сумма» значение пишется сначала цифрами, а затем прописью.
НДС в кассовом чеке — как с ним поступать?
Подотчетные лица, приобретая товарно-материальные ценности или заправляя топливом служебный автомобиль, предоставляют авансовый отчет об израсходованных денежных средствах организации, прикладывая к нему чеки контрольно-кассовой техники (ККТ). В настоящее время данные документы содержат все необходимые реквизиты и отразить в учете такие расходы не составит труда. Но что делать с НДС, который выделен отдельной строкой, но не подтвержден счетом-фактурой продавца? Можно ли его принять к вычету или включить в стоимость ТМЦ? Разберем практический пример в программе 1С: Бухгалтерия.
Итак, принять к вычету НДС, выделенный отдельной строкой в кассовых чеках, без счет-фактуры поставщика нельзя. Об этом предупреждает налоговый кодекс РФ, который гласит, что налоговые вычеты по НДС производятся на основании верно оформленных счетов-фактур.
Многие ошибочно полагают, что НДС, фактически уплаченный покупателем, можно учитывать в расходах организации, включив его в стоимость покупного товара, и тем самым уменьшить налог на прибыль. Так делать не стоит, так как если организация, не освобожденная от уплаты НДС (по статье 145 НК РФ), приобретает через подотчетное лицо ТМЦ, используемые в операциях, облагаемых НДС, то включить выделенный отдельной строкой в кассовом чеке НДС в стоимость приобретенных товаров она не имеет права (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 г. №03-07-11/3094).
Таким образом, НДС, выделенный в чеке ККТ, не может быть предъявлен к вычету и включен в стоимость приобретенного товара. Следовательно, единственным верным решением в данной ситуации является списание выделенного в кассовом чеке НДС на прочие расходы (не принимаемые для целей налогообложения).
Бухгалтерские записи будут выглядеть следующим образом:
Дебет 19 Кредит 71.01 — отражена сумма НДС по ТМЦ, приобретенным подотчетным лицом.
Дебет 91.02 Кредит 19 — списан выделенный НДС на прочие расходы.
В программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 для отражения данной операции используется документ «Авансовый отчет» (Банк и касса – Авансовые отчеты).
НДС в кассовом чеке — как с ним поступать?
Подотчетные лица, приобретая товарно-материальные ценности или заправляя топливом служебный автомобиль, предоставляют авансовый отчет об израсходованных денежных средствах организации, прикладывая к нему чеки контрольно-кассовой техники (ККТ). В настоящее время данные документы содержат все необходимые реквизиты и отразить в учете такие расходы не составит труда. Но что делать с НДС, который выделен отдельной строкой, но не подтвержден счетом-фактурой продавца? Можно ли его принять к вычету или включить в стоимость ТМЦ? Разберем практический пример в программе 1С: Бухгалтерия.
Итак, принять к вычету НДС, выделенный отдельной строкой в кассовых чеках, без счет-фактуры поставщика нельзя. Об этом предупреждает налоговый кодекс РФ, который гласит, что налоговые вычеты по НДС производятся на основании верно оформленных счетов-фактур.
Многие ошибочно полагают, что НДС, фактически уплаченный покупателем, можно учитывать в расходах организации, включив его в стоимость покупного товара, и тем самым уменьшить налог на прибыль. Так делать не стоит, так как если организация, не освобожденная от уплаты НДС (по статье 145 НК РФ), приобретает через подотчетное лицо ТМЦ, используемые в операциях, облагаемых НДС, то включить выделенный отдельной строкой в кассовом чеке НДС в стоимость приобретенных товаров она не имеет права (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 г. №03-07-11/3094).
Таким образом, НДС, выделенный в чеке ККТ, не может быть предъявлен к вычету и включен в стоимость приобретенного товара. Следовательно, единственным верным решением в данной ситуации является списание выделенного в кассовом чеке НДС на прочие расходы (не принимаемые для целей налогообложения).
Бухгалтерские записи будут выглядеть следующим образом:
Дебет 19 Кредит 71.01 — отражена сумма НДС по ТМЦ, приобретенным подотчетным лицом.
Дебет 91.02 Кредит 19 — списан выделенный НДС на прочие расходы.
В программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 для отражения данной операции используется документ «Авансовый отчет» (Банк и касса – Авансовые отчеты).
При заполнении документа необходимо оставить пустой отметку о получении счет-фактуры от поставщика (не устанавливать галочку). Сумму выделенного НДС указываем в соответствующей строке.
По кнопке «Дт/Кт» мы можем посмотреть проводки, сделанные документов.
Обращаем внимание, что списанный НДС находит отражение на забалансовом счете НЕ.01.9.
Для проверки корректности списания НДС формируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 19.03, двойным щелчком детализируем информацию до карточки счета. Видим, что сумма НДС по авансовому отчету была списана на прочие расходы.
Чтобы проанализировать, какая сумма НДС была списана организацией за счет собственных средств за отчетный период, формируется оборотно-сальдовая ведомость по счету НЕ.01.9. В настройках отчета необходимо установить галочку НУ (данные налогового учета): Показать настройки – Показатели – НУ.
Если же организация не готова отказываться от входящего НДС, совершая покупки через подотчетных лиц, то в таком случае с продавцом необходимо заключить договор. При этом покупки через подотчетное лицо будут совершаться с доверенностью на получение товара. На выделенный НДС продавец предоставит счет-фактуру и организация-покупатель без труда сможет заявить вычет.
Согласно норм ст. 170 Налогового Кодекса входной НДС можно отнести к стоимости активов и учесть в расходах, уменьшающих налог на прибыль только в операциях, не облагаемых НДС, при применении освобождения от НДС по ст. 145 Налогового Кодекса, а также при приобретении активов для реализации вне территории Российской Федерации.
Ситуация, в которой отсутствует документальное подтверждение права на вычет, не поименована в Налоговом Кодексе, а значит в таких случаях данная сумма не будет участвовать в расчете налога на прибыль (Письмо Минфина России от 24.04.2007 г. № 03-07-11/126).
Как следствие, в данной ситуации возникает постоянная разница, а значит в учете необходимо отразить постоянное налоговое обязательство согласно норм ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 г. № 114н).
Сроки уплаты НДС и сроки предоставления отчетности по НДС
Сроки уплаты НДС регламентированы п. 1 ст. 174 НК РФ. Оплату следует производить ежемесячно до 25 числа в течение квартала, следующего за отчетным периодом. Если срок уплаты НДС выпадает на выходной день, тогда он оплачивается в первый рабочий день после выходного.
Сроки уплаты НДС рассмотрим в виде таблицы:
| Отчетный период | Срок уплаты платежа в 2023 году |
| 4 квартал 2017 года | 25 января 2023года; 26 февраля 2023 года; 26 марта 2023 года; |
| 1 квартал 2023 года | 25 апреля 2023 года; 25 мая 2023 года; 25 июня 2023 года; |
| 2 квартал 2023 года | 25 июля 2023 года; 27 августа 2023 года; 25 сентября 2023 года |
| 3 квартал 2023 года | 25 октября 2023 года; 26 ноября 2023 года; 25 декабря 2023 года |
| 4 квартал 2023 года | 25 января 2023 года; 25 февраля 2023; 25 марта 2023 года. |
В 2023 году декларацию по НДС необходимо сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом (ст. 163, 174 НК РФ). Срок единый для сдачи декларации на бумаге и в электронной форме. Отчетными месяцами в 2023 году являются январь, апрель, июль, октябрь.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1 Что представляет собой НДС?
Ответ: НДС — это косвенный налог, который уплачивается налогоплательщиков в бюджет государства за определенные товары, работы и услуги.
Вопрос №2 Если при совершении покупки продавец не выдал покупателю счет – фактуру, имеет ли покупатель право на получение вычета по НДС?
Ответ: если продавец является плательщиком НДС, то даже при отсутствии счета-фактуры у предприятия, принявшего отчет подотчетного лица без счета-фактуры, все же остается возможность воспользоваться вычетом по НДС.
Вопрос №3 Если в чеке продавца, который является плательщиком НДС не выделена отдельной строкой сумма НДС, то какие действия в этом случае должно сделать предприятие покупатель?
Ответ: Если в чеке продавца, который является плательщиком НДС, не выделена отдельной строкой сумма налога, но есть надпись «включая НДС», то предприятие должно высчитать НДС самостоятельно и уменьшить стоимость товаров на эту сумму в целях налогообложения прибыли. Это правило необходимо применять всегда, за исключением случаев, указанных в пп. 2, 5 ст. 170 НК РФ (письма Минфина от 24.04.2007 № 03-07-11/126, от 24.01.2017 № 03-07-11/3094).