Обязательные документы в кадрах в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные документы в кадрах в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу кадровиков. Тем не менее некоторые организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.

Должен ли быть обязательным кадровый электронный документооборот

Работа с электронными документами имеет немало преимущество, в числе которых:

• Сокращение расходов.

В отличие от бумажного делопроизводства ЭДО не требует затрат на бумагу и печать, а отправка документов обойдётся в 5-7 раз дешевле.

• Оптимизация работы внутри предприятия.

Переход на обязательный электронный документооборот (ЭДО) позволяет сохранить документы в электронном архиве, доступ к которому возможен с любого устройства. Поиск по базе данных в отличие от поиска в бумажном архиве занимает всего несколько секунд.

• Ускорение бизнес-процессов.

На отправку бумажных документов уходят не только средства, но и время. С переходом на электронный документооборот скорость передачи документов станет почти мгновенной. Сэкономленное время можно запланировать на другие задачи.

• Контроль над документооборотом.

Отследить документ и его статус в системе ЭДО значительно проще. Файлы с документами практически невозможно потерять, поскольку их копии регулярно сохраняются на сервере. Передача данных осуществляется по защищённым каналам, поэтому посторонние не смогут получить доступ к ним.

• Организация новых процессов по работе с персоналом.

Теперь сотрудники не привязаны к офису и можно существенно пересмотреть политику найма.

Ситуация с кадровыми документами аналогичная, поэтому понять, почему переход на обязательный ЭДО действительно необходим, нетрудно.

Трудовым законодательством РФ предусмотрено довольно большое количество документов, связанных с работой — более 80 типов. С учётом такого множества и нередко большого срока хранения документов (например, у трудовых договоров он составляет 75 или 50 лет, в зависимости от даты заключения договора) необходимость перехода на ЭДО обретает довольно острую форму.

И не только эти факторы стали одними из основных предпосылок. На ситуацию также повлияла пандемия коронавирусного заболевания, из-за которой многие перешли на удалённую работу. Для работодателей удалёнка в условиях пандемии стала серьёзным стимулом для перехода на кадровый ЭДО.

Компания может выбрать способ перехода на КЭДО:

• воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России‎» с частичной функциональностью и возможностью подписывать документы простой электронной подписью с подтвержденной учетной записью на Госуслугах;

• развернуть специализированное решение с более широкой функциональностью.

Так, на рынке есть несколько готовых решений, поддерживающих весь кадровый документооборот в цифровом формате. В них есть личный кабинет с распределенными ролями, рабочий модуль для маршрутизации документов и заявлений, их подписания всеми доступными для конкретного сотрудника способами. Сервисы КЭДО интегрированы с удостоверяющими центрами и предоставляют возможность управлять электронными подписями, включая их выпуск и отзыв.

Процесс интеграции включает следующие шаги:

• Предварительное тестирование системы КЭДО на предмет ее безопасности, готовности шаблонов документов, сервиса выпуска электронной подписи, удобства интерфейса и согласованности маршрутизации;

• Настройка интеграции с переносом данных в информационную систему и ЭДО предприятия;

• Подготовка электронных кадровых документов и нормативных актов предприятия с обязательным ознакомлением сотрудников и получением от них согласия в письменном виде;

• Настройка доступа и авторизации сотрудников в личном кабинете с получением электронной подписи;

• Обучение и инструктаж сотрудников отдела кадров для работы с КЭДО.

Ежеквартальная отчетность кадровика

В состав ежеквартальной информации входят статистические формы. Это бланк П-4, обозначенный выше. Сдают П-4 раз в квартал, если в учреждении числится менее 15 работников — с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного периода. Независимо от периодичности отчетности направьте сведения по форме П-4 из Приказа № 532 от 29.07.2022.

Помимо сведений о численности и зарплате работников, кадровик формирует дополнительный отчет в Росстат — П-4 (НЗ). Формуляр раскрывает сведения о неполной занятости работающих и о движении наемной рабочей силы на предприятиях. Бланк на 2023 г. утвержден Приказом № 532 от 29.07.2022, на 2024 год — Приказом № 360 от 31.07.2023.

Подавайте П-4 (НЗ) в такие сроки:

• за 1–3-й кварталы — с 1-го рабочего дня по 8-е число после отчетного квартала;
• за 4-й квартал — с 1-го рабочего дня по 10-е число после отчетного квартала.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
   • резюме;
   • документы об образовании и квалификации;
   • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
   • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
   • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
   • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
   • данные медосмотра;
   • заполненная анкета (если это предусмотрено);
   • заявление о трудоустройстве;
   • копия приказа о приеме;
   • заключенный трудовой договор и т.д.
2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
   • различные квалификационные удостоверения;
   • водительские права;
   • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
   • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
   • должностная инструкция;
   • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
   • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
   • акты о прохождении аттестации;
   • данные очередных медосмотров;
   • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
   • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
   • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
   • заявления на отпуск;
   • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
   • заявление на увольнение;
   • копия приказа об увольнении;
   • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
   • свидетельство о смерти сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

1. Когда КЭДО станет обязательным для всех?

Сегодня решение о переходе бумажного кадрового делопроизводства в коммерческих компаниях на КЭДО является их добровольной инициативой. Пока Минтруда РФ не озвучивал дату тотального перевода кадровых процессов таких работодателей в цифру. Однако, регулятором в 2023 году уже созданы все условия для выполнения функций контроля. Поэтому работодателям рекомендуется вплотную заняться вопросом скорейшего внедрения КЭДО.

2. Кто должен платить за оформление ЭЦП работника?

Законодательство возложило на работодателя обязанность по организации получения каждым работником ЭЦП. Оплачивает процесс получения электронной подписи также работодатель. У него нет права ставить предварительные условия и/или отказывать соискателю в трудоустройстве по причине отсутствия у человека ЭЦП.

3. Нужно ли корпоративной ИС, содержащей персональные данные работников (ИСПДн), проходить аттестацию?

Согласно приказу ФСТЭК от 11.02.2013 № 17 обязательной аттестации на соответствие требованиям по безопасности информации подлежат только государственные информационные системы. Негосударственные корпоративные ИСПДн имеют право провести указанную процедуру подтверждения уровня защиты добровольно.

Изменения с момента подписания

Держим на пульсе проект Изменений в Правила финансового обеспечения предупредительных мер по охране труда. Возможно здесь нас ожидают долгожданные изменения.

Нормативно-правовой акт (НПА)	Вводится вместо / изменяет	Статус, Дата вступления в силу нового НПА	Документы по охране труда к пересмотру
	Вносят изменения в «Правила финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний…»,, утв. Приказом 14 июля 2021 г. № 467н. Появится возможность возмещения расходов на проведения оценки профессиональных рисков; Длительность санаторно-курортного лечения определяется не менее 14 дней.	Проект (Дата окончания публичного обсуждения – 26 декабря 2023 года) Если будет принят – изменения вступят в силу с даты подписания	—

Обзор требований к кадровым документам

В списке кадровых документов, которые должны быть в ООО обязательно в 2024 году, входят:

• Трудовой договор. Каждый сотрудник ООО должен иметь подписанный трудовой договор, который регулирует отношения между работником и работодателем.
• Приказы о приеме на работу и увольнении. При каждом приеме на работу или увольнении сотрудника в ООО должен быть оформлен соответствующий приказ, который формализует этот процесс и становится документом, подтверждающим изменение статуса сотрудника.
• Табель учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени является важным документом, фиксирующим отработанные часы каждым сотрудником. Он помогает контролировать рабочие часы, оплату труда и соблюдение трудового законодательства.
• Документы, подтверждающие квалификацию сотрудников. ООО должно иметь документы, подтверждающие квалификацию сотрудников, такие как дипломы, сертификаты, аттестаты и другие документы, необходимые для выполнения конкретных должностных обязанностей.
• Медицинские справки. В соответствии с требованиями, ООО должно иметь медицинские справки о состоянии здоровья сотрудников. Это помогает обеспечить безопасные условия труда и определить, освобождаются ли отдельные сотрудники от выполнения определенных видов работы.

Это лишь некоторые из требований к кадровым документам, которые должны быть выполнены ООО в 2024 году. Важно отметить, что точные требования могут различаться в зависимости от законодательства и региональных нормативных актов. Поэтому рекомендуется обратиться к юристу или специалисту по кадровому делопроизводству для получения детальной информации о требованиях в конкретном случае.

Требования к первичной документации

С 1 января 2024 года вступает в силу новое законодательство, которое предъявляет определенные требования к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства.

Все документы, связанные с кадровым делопроизводством, должны быть составлены на русском языке и представлены в письменной форме. Допускается использование электронного документооборота, но при этом обязательным условием является соблюдение требований к оформлению и подписанию электронных документов.

Первичная документация должна быть четко и ясно заполнена, без исправлений и стираний. Даты и подписи в документах должны быть разборчивыми и легко узнаваемыми. В случае необходимости, эти данные могут быть заверены печатью организации или должностными лицами.

Основными видами первичной документации в кадровом делопроизводстве являются: трудовой договор, приказы, отчеты о начислениях и удержаниях, табель учета рабочего времени, личные дела сотрудников. Каждый документ должен содержать полные и достоверные сведения, отражающие фактическое состояние сотрудника и трудовые отношения.

Также, требования к первичной документации включают обязательное наличие всех необходимых разделов и реквизитов. К документам могут быть приложены необходимые справки и документы, подтверждающие указанные в них сведения.

Соблюдение требований к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства является важным фактором для обеспечения правовой и операционной безопасности предприятия. Поэтому организации и работодатели должны быть внимательны к оформлению и представлению всех соответствующих документов в предусмотренные сроки.

Изменения в системе по найму и увольнению

С 1 января 2024 года вступают в силу важные изменения в сфере кадрового делопроизводства, касающиеся системы по найму и увольнению сотрудников.

Одно из ключевых изменений заключается в том, что работодатель должен теперь предоставить соответствующий контракт каждому новому сотруднику перед его принятием на работу. В контракте должны быть прописаны условия труда, заработная плата, график работы и другие существенные положения. Это изменение направлено на повышение прозрачности и защиты интересов работников.

Кроме того, новое законодательство предусматривает более жесткую ответственность работодателей за нарушение прав сотрудников при увольнении. Работодатель обязан предоставить письменное уведомление не менее чем за 30 дней до увольнения с указанием причин прекращения трудового договора. Также работодатель может быть обязан выплатить компенсацию сотруднику в случае необоснованного увольнения. Это изменение направлено на защиту работников от неправомерных действий со стороны работодателей.

Изменение	Описание
Прозрачность трудовых отношений	Работникам должны быть предоставлены контракты с указанием условий труда и заработной платы.
Увольнение по справедливым причинам	Работодатель должен предоставить письменное уведомление о прекращении трудового договора и возможно выплатить компенсацию при необоснованном увольнении.

Справка о заработной плате, документ о размере и выплате заработной платы

В справке о заработной плате указывается размер основной заработной платы, а также все дополнительные выплаты и надбавки, которые сотрудник получает в рамках своей работы. При составлении справки используются общепринятые формы и основные правила учета и расчета заработной платы.

Справка о заработной плате является важным документом при оформлении и продлении кредитов, а также при рассмотрении заявок на получение различных льгот и пособий. Она помогает банкам и органам социальной защиты определить финансовую составляющую семьи или индивидуального заявителя.

Вместе с справкой о заработной плате может требоваться также и документ о размере и выплате заработной платы. Этот документ содержит информацию о дате, сумме и порядке выплаты заработной платы сотруднику.

Дата выплаты	Размер заработной платы	Дополнительные выплаты и надбавки
10.01.2024	50 000 рублей	Надбавка за переработку — 5 000 рублей
25.01.2024	55 000 рублей	Надбавка за выслугу лет — 7 000 рублей

Документ о размере и выплате заработной платы позволяет контролировать правильность и своевременность выплаты заработной платы сотрудникам. Он также может быть использован в случае возникновения споров о выплатах и служить доказательством в трудовых и судебных разбирательствах.

Кадровые документы в ООО: обязательные правила в 2024 году

В 2024 году ООО, как и раньше, должны соблюдать ряд обязательных правил в отношении кадровых документов. Ниже приведен полный список кадровых документов, которые должны присутствовать у ООО:

1. Трудовые договоры: каждый сотрудник ООО должен иметь трудовой договор, оформленный в соответствии с трудовым законодательством.
2. Личные карточки сотрудников: каждый сотрудник ООО должен иметь свою личную карточку, где указываются все данные, относящиеся к его трудовой деятельности.
3. Приказы и распоряжения: все приказы и распоряжения руководства, связанные с персоналом, должны быть оформлены в письменном виде и храниться учетной кадровой службой.
4. Списки работников: ООО должно вести актуальные списки работников, включая информацию о должности, занимаемой должностным лицом.
5. Отчеты об испытательных сроках: ООО обязано подготавливать и хранить отчеты об испытательных сроках для новых сотрудников, которые необходимо предоставить в установленные сроки.
6. Табель учета рабочего времени: для контроля за отработанным временем каждого сотрудника ООО необходимо вести табель учета.
7. Наряды и акты выполненных работ: при выполнении работ, связанных с риском для жизни и здоровья работников, должны быть оформлены соответствующие наряды и акты выполненных работ.
8. Медицинские и санитарно-эпидемиологические заключения: при необходимости сотрудника ООО должны обладать заключениями о состоянии его здоровья и санитарно-эпидемиологической готовности.

Соблюдение правил в отношении кадровых документов не только обеспечивает законность деятельности ООО, но и способствует эффективному управлению персоналом, улучшению качества работы и снижению рисков.

Трудовые книжки и их оформление

Оформление трудовой книжки проводится согласно установленным правилам:

• Титульный лист. В начале трудовой книжки размещается титульный лист, на котором указываются следующие данные работника: фамилия, имя, отчество; дата, место их рождения; пол; номер паспорта; данные о регистрации по месту жительства; контактная информация. Также указывается наименование организации, где работник будет вести трудовую деятельность.
• Сведения о работнике. В трудовой книжке приводятся данные о работнике: дата принятия на работу, кем принят, должность, трудовой договор и его номер, стаж работы и другие сведения, относящиеся к трудовой деятельности.
• Записи о переводах и командировках. Если работник переводился на другую должность или был в командировке, соответствующая информация должна быть указана в трудовой книжке. Здесь указываются дата перевода или командировки, должность, на которую переведен работник, причина перевода или командировки и другие сопутствующие данные.
• Записи о отпусках. В трудовой книжке необходимо делать записи о годовых, дополнительных, декретных отпусках и прочих видов отпусков. Записи оформляются с указанием даты начала и окончания отпуска, его продолжительности и иных деталей.
• Сведения о награждениях и поощрениях. Если работник был награжден или получил поощрение, то эти данные необходимо отразить в трудовой книжке. В записи указывается дата, вид и основание награждения или поощрения.
• Записи о прописке. Для работника, который является гражданином Российской Федерации, в трудовой книжке делается соответствующая запись о прописке.

Трудовые книжки должны быть оформлены аккуратно, информация в них должна быть точной и актуальной. При наличии сокращений и сокращенных записей необходимо предоставить объяснительную записку с расшифровкой этих сокращений.

Оформление трудовых книжек является обязательным требованием для ООО в 2024 году. Ведение трудовых книжек позволяет точно отслеживать трудовую и профессиональную историю работников, а также является важным документом при разрешении спорных ситуаций.

Табель учета рабочего времени и отчеты по оплате труда

Табель учета рабочего времени содержит следующую информацию:

№	ФИО сотрудника	Должность	Дата	Время начала работы	Время окончания работы	Отработанное время
1	Иванов Иван Иванович	Менеджер	01.01.2024	09:00	18:00	8 часов
2	Петров Петр Петрович	Бухгалтер	01.01.2024	09:30	17:30	8 часов
3	Сидорова Анна Ивановна	Секретарь	01.01.2024	10:00	19:00	9 часов

Также важными кадровыми документами ООО являются отчеты по оплате труда. Они представляют собой документы, в которых указывается информация о заработной плате каждого сотрудника компании.

Общие сведения о кадровых отчетах

Кадровые отчеты включают информацию о количестве сотрудников в организации, их квалификации, стаже работы, заработной плате, причинах увольнения и других важных аспектах кадровой деятельности.

Сдача кадровых отчетов является обязательным требованием для всех организаций, вне зависимости от их формы собственности и размера. Установленный срок сдачи отчетов обычно указан в законодательных актах и может варьироваться в разных странах.

Важно отметить, что кадровые отчеты должны быть составлены в соответствии с установленными стандартами и формами, утвержденными государственными органами. Неправильно или неполно составленные отчеты могут привести к штрафам или другим негативным последствиям для организации.

Информация, содержащаяся в кадровых отчетах, должна быть достоверной и проверенной. Ответственность за правильность и полноту предоставленной информации лежит на руководителях и специалистах кадровых служб.

Кадровые отчеты являются важным инструментом для принятия решений в области управления персоналом. Они позволяют выявить тенденции и проблемы в кадровом составе, разработать планы по повышению эффективности работы сотрудников и оптимизации процессов управления персоналом. Анализ кадровых отчетов позволяет выявить причины текучести кадров, проблемы в области обучения и развития сотрудников, несоответствие потребностей организации и качеств заявленного кадрового состава и другие аспекты, которые могут быть важны для организации.

Аттестация и продление квалификаций в 2024 году

Аттестация – процесс оценки квалификаций и профессиональных навыков сотрудников. Она позволяет определить, насколько хорошо сотрудник выполняет свои профессиональные обязанности и соответствует требованиям и стандартам. Аттестация дает возможность выявить потребности в обучении и развитии.

Продление квалификации – это процесс подтверждения того, что сотрудник еще соответствует требованиям и стандартам своей должности. Для этого ему необходимо пройти специальные проверки и тесты, которые позволяют оценить его знания и навыки.

В 2024 году компании будут обязаны провести аттестацию и продление квалификаций своих сотрудников в соответствии с установленными правилами. Это важно для поддержания высокого уровня профессионализма и эффективности работы персонала.

Важно помнить, что аттестация и продление квалификаций должны быть проведены в соответствии с установленными процедурами и сроками. Для этого необходимо правильно организовать процесс, предоставить сотрудникам все необходимые материалы и информацию, а также коммуницировать с ними по поводу необходимых требований и ожиданий.

Аттестация и продление квалификаций в 2024 году – это шанс улучшить работу компании и повысить профессиональный уровень сотрудников. Правильное выполнение этих процессов поможет поддерживать высокие стандарты в организации и достигать поставленных целей.

Похожие записи:

• Какие основания нужны для остановки для ДПС в 2024 году
• ОСАГО ремонт или деньги 2024 году
• Новый порядок присвоения звания ветеран труда в СПБ в 2024 году