Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разница между офис менеджером и секретарем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.
Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:
- Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
- Отличная скорость печати для набора текстов для документов
Проведение переговоров - Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
- Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
- Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
- Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
- Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
- Знания принципов подбора и управления персоналом
Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.
На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?
Образование (Что надо знать?)
Трудится в офисе, использует ПК, оргтехнику, другую аппаратуру. Чаще всего работа в будни, по графику. Однако может быть и ненормированный рабочий день. Работа по большей части сидячая. Для получения профессии формально достаточно пройти курсы по обучению на секретаря-референта, возможно обучение непосредственно на рабочем месте.
Однако часто требуется высшее образование и знание иностранных языков, высокий общекультурный уровень претендента. Для успешного овладения профессией необходимы культура общения, грамотная устная и письменная речь, хороший слух, четкая дикция, знание этикета, развитая внимательность и наглядно-образная память. Нужно уметь пользоваться офисной техникой, составлять различную документацию, вести протоколы заседаний.
Плюсы и минусы профессии
Данная профессия имеет, как и многие другие, ряд достоинств и недостатков. Итак, какие плюсы работы ощущает на себе офис-менеджер?
С каждым годом количество должностей, вводимых современными компаниями, неуклонно растет. Если пару десятков лет назад практически все административные работники назывались секретарями, то сегодня куда более популярным словом стало «менеджер». Достаточно добавить к нему соответствующую приставку, чтобы определить обязанности сотрудника. Менеджеры по персоналу, по рекламе, по работе с клиентами, по продвижению бренда, по продажам – продолжать этот список можно до бесконечности. Мы же поговорим о профессии, должностные функции представителей которой для многих являются тайной за семью печатями.
Прямые должностные обязанности
Согласно действующей инструкции, в прямые обязанности входят:
- Ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача информации гендиректору и иным сотрудникам
- Обеспечивать бесперебойный документооборот компании: прием, регистрация и учет, хранение ценной корреспонденции
- Выполнение копий ценной документации по поручению руководства
Приглашение на собрание - Подготовка проектов писем, запросов и иной документации, относящейся к компании
- Ведение большой базы данных и сбор служебной информации
- Подготовка разноплановых совещаний и корпоративных заседаний, проводимых руководством
- Организация командировочных поездок для сотрудников: заказ необходимых билетов, бронирование гостиниц
- Обеспечение офиса необходимыми канцелярскими товарами
- Контроль над исправной работой оборудования офиса, коммуникаций, выявление неполадок в работе оргтехники, вызов компьютерщиков для проведения ремонта
- Координация и контроль работы водителей, проработка графика пользования служебным транспортом, контроль работы курьера, технического работника
- Особая роль в работе начинающего офис-менеджера отдается организации и ведению деловых переговоров, анализу результатов проведенных встреч с партнерами.
Каждому сотруднику, пришедшему на эту ответственную должность, важно знать прямые обязанности и права.
Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:
- Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
- Отличная скорость печати для набора текстов для документов
Проведение переговоров - Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
- Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
- Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
- Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
- Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
- Знания принципов подбора и управления персоналом
Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.
На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?
Офис-менеджер – сотрудник компании, ответственный за текущую работу офиса. Данная должность является управленческой. Сотрудник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а иногда и клиентами. На плечи менеджеров также ложатся делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и прочими расходными материалами, контроль над рабочим состоянием техники и различные секретарские обязанности. К разряду последних относятся регистрация корреспонденции, ведение учета звонков, организация совещаний, встреча посетителей и т. д. В большой компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за своими отделами. Спрос на таких специалистов является достаточно высоким. Соискатели на данную вакансию должны обладать грамотной речью, навыками ведения делопроизводства, знанием ПК и высокой скоростью печати, опытом административной работы.
Разница между офис-менеджером и секретарем
Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.
Обучение проводит Марина Егорова, основатель и директор компании Smart&Talented,
а также опытные ассистенты ведущих компаний.
Офис менеджер и секретарь: в чем разница?
| Офис менеджер | Секретарь |
| Занимается руководством и координацией работы офиса | Осуществляет организационно-хозяйственное обеспечение деятельности организации |
| Планирует и контролирует бюджет | Помогает ведущему руководителю в организационных вопросах |
| Управляет кадровыми вопросами: подбор персонала, контроль за соблюдением трудовой дисциплины | Отвечает за прием и распределение документов, организацию связи и встреч |
| Обеспечивает работу офиса материально-техническими средствами | Ведет делопроизводство, в том числе ведет учет документации |
| Взаимодействует с другими отделами и подразделениями компании | Предоставляет помощь сотрудникам в организационных и личных вопросах |
Как видно из таблицы, основное отличие между офис менеджером и секретарем состоит в том, что офис менеджер занимается координацией и организацией работы офиса в целом, в то время как секретарь оказывает организационную и административную помощь руководителю или коллективу сотрудников в их повседневной деятельности.
Разница между офис-менеджером и секретарем
Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.
Обучение проводит Марина Егорова, основатель и директор компании Smart&Talented,
а также опытные ассистенты ведущих компаний.
Подробнее о ШКОЛЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ АССИСТЕНТОВ
В чем разница между секретарем и офис менеджером?
Курируя офисную работу, такие специалисты занимают одни из ведущих ролей в крупных и мелких российских компаниях. Кто они и что действительно входит в их функции? Как офис-менеджеру, выполняющему действительно огромный объем работы в условиях глубокой экономической нестабильности получить желаемую прибавку к зарплате? Карьерист.ру постарается ответить на эти и некоторые другие вопросы!
Ввиду того что такая работа сопряжена с выполнением некоторых административных функций, многие часто отождествляют данную профессию с работой администратора. В действительности, менеджер выполняет административную работу лишь отчасти – в его должностные обязанности входит гораздо больший спектр задач, чем могут представить даже самые заядлые скептики.
Наиболее точно охарактеризовать эту профессию можно так: офис-менеджер, это специалист, управляющий офисными службами, координирующий их работу и снабжающий их всеми необходимыми инструментами труда и прочими расходными материалами, необходимыми для успешного выполнения поставленных задач.
Поскольку именно на офисного менеджера возлагается функция доведения необходимой коллективу информации и контроля над поставленными задачами практически всегда он подчиняется непосредственно руководителю компании, реже – его заместителю или руководителю отдела по управлению персоналом.
По этой же причине их нельзя причислять к периферийным офисным работникам – более правильно относить их к среднему или даже высшему менеджменту, в зависимости от возложенных обязанностей, предоставленных полномочий и ответственности. Важно понимать, что конкретный круг функциональных обязанностей офис-менеджера зависит от размера компании, ее направленности и размеров административно-управленческой части организации.
- Управленческая функция. Прежде всего, это разработка организационной структуры, планирование офисного распорядка, руководство над персоналом или его вспомогательной частью, контроль над их работой, разработка корпоративной культуры и т.д.
- Административная функция. Выполнение такой функции предполагает организацию делопроизводственной работы, построение взаимоотношений между отделами, разделение офиса на зоны и т.д.
- Хозяйственная функция. Организация приобретения офисной техники, канцтоваров и прочих расходников, снабжение ими офисного персонала, выполнение техобслуживания, взаимодействие с сервисом и т.д.
- Контрольная функция. Организация контроля над выполнением поставленных руководством задач, проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, выполнение прочих контролирующих функций.
- Отчетная функция. Подготовка внутренней и внешней отчетности, предоставление документации руководству, сбор и аккумуляция отчетов по отделам.
Что примечательно, функциональные обязанности офисного менеджера часто путают и с секретарской работой, причем не только обыватели, но и сами руководители. Однако, в отличие от менеджера, секретари лишены властных полномочий и ограничены исключительно технической работой, в большей степени занимаясь организацией труда своего непосредственного руководителя.
В то же время многие отечественные компании часто «размывают» тонкую грань между этими профессиями, определяя офис-менеджера в качестве личного помощника руководителя. Такой подход, по меньшей мере, неправилен – организация офисного быта не может быть полноценной, если занимающийся ей специалист будет одновременно занят задачами своего руководителя.
В то же время совмещение функций офисного менеджера и помощника или секретаря директора, при условии того, что сотрудник реально справится с таким объемом – отличная возможность попросить повышения заработной платы. Логично, что увеличение нагрузки требует и более высокого поощрения труда, а в условиях, когда нанимать дополнительного человека слишком затратно – передать его функции уже имеющемуся работнику за умеренную прибавку к зарплате, будет отличным способом экономии бюджета компании.
Роль секретаря в офисе: функции и обязанности
- Прием и обработка входящей корреспонденции: секретарь отвечает за прием и распределение писем, факсов, электронных сообщений и телефонных звонков. Он отвечает на простые вопросы, делегирует более сложные запросы соответствующим сотрудникам и следит за соблюдением сроков ответов.
- Организация и поддержка встреч: секретарь занимается планированием и организацией встреч, совещаний и конференций. Он бронирует переговорные комнаты, оформляет необходимые документы (приглашения, программы), организует транспорт и проживание для участников встречи.
- Ведение документации: секретарь отвечает за создание, обновление и хранение офисных документов, отчетов и презентаций. Он следит за соблюдением установленных форматов и сроков предоставления документов, а также организует их электронное и/или физическое хранение.
- Поддержка руководства: секретарь помогает руководству в управлении и организации рабочего процесса. Он выполняет такие задачи, как составление планов работы, контроль исполнения задач, подготовка отчетов о выполнении планов и другие аналитические и административные работы.
- Координация работы отделов и сотрудников: секретарь является связующим звеном между различными отделами организации и обеспечивает эффективную коммуникацию между ними. Он следит за выполнением сроков, предоставляет необходимую информацию и помогает решать организационные и оперативные вопросы.
В целом, роль секретаря в офисе включает в себя широкий спектр функций и обязанностей, которые направлены на обеспечение эффективного и организованного функционирования офиса. Для успешного выполнения своих обязанностей, секретарь должен обладать хорошими организационными и коммуникативными навыками, быть внимательным к деталям и иметь умение работать в команде.
Офис-менеджер: не путать с секретарем
В самом деле, почему не секретарь? В понимании большинства непосвященных людей эти понятия тождественны, и офис-менеджера нередко представляют секретарем руководителя или администратором. Однако, ни секретарь, ни администратор не наделены властными полномочиями (или наделены лишь небольшой частью). В отличие от них, офис-менеджер (от анг. «manager» – директор, управляющий) располагает рядом полномочий управленческого характера.
Прославленная в советский (и погруженная в критику в постсоветский) период управленческая стратегия соединяла воедино должности (следовательно, и должностные обязанности) секретаря и администратора. Уровень секретаря напрямую зависел от уровня его руководителя: чем выше директор, тем больше полномочий у секретаря. К чему было вводить новые должности, если можно сэкономить на трудовых ресурсах? Универсальный сотрудник – самый ценный «кадр».
Офис-менеджер как фундамент компании
В каждой компании индивидуально разрабатывается штатное расписание и должностные инструкции к каждой должности. Генеральный директор своей подписью утверждает документ, и должностная инструкция офис-менеджера, как и любого другого специалиста, вступает в силу.
С документацией, подробно описывающей рабочие моменты профессионально-трудовой деятельности менеджера, следует ознакомиться на первоначальном этапе знакомства с компанией, ранее, чем будет утвержден трудовой Договор. В противном случае не исключены спорные ситуации, возникающие на почве незнания сотрудников своих обязанностей или нежелания их выполнять. Работа офис-менеджера предполагает высокий уровень самоорганизации и ответственности.
Роль офис-менеджера и секретаря в офисной команде: основные задачи и обязанности
Офис-менеджер отвечает за организацию работы офиса в целом. Он планирует и контролирует выполнение различных задач, связанных с административной и организационной деятельностью. Основные обязанности офис-менеджера включают:
- Разработку и ведение рабочих процессов в офисе
- Управление офисным бюджетом и ресурсами
- Координацию работы сотрудников и контроль их производительности
- Организацию встреч, переговоров и совещаний
- Поддержание организованности в офисных помещениях и инфраструктуре
Секретарь в офисе, напротив, фокусируется на осуществлении административной поддержки руководства и других сотрудников. Главная задача секретаря — обеспечение эффективной работы офиса и содействие выполнению задач остальной команды. Основные обязанности секретаря включают:
- Обработку входящей и исходящей корреспонденции
- Организацию командировок и деловых поездок
- Подготовку и оформление документации и отчетов
- Ведение офисной документации и архива
- Прием и направление входящих звонков и гостей
Хотя офис-менеджер и секретарь выполняют разные функции, их роли в офисной команде взаимосвязаны и взаимодополняют друг друга. Оба сотрудника играют важную роль в обеспечении эффективного функционирования организации и улучшении рабочих процессов офиса. Их совместная работа позволяет достигать поставленных целей и обеспечивать высокий уровень организации и профессионализма в работе офисной команды.
Какие обязанности у офис менеджера?
- Управление организацией и координация работы офиса. Офис менеджер отвечает за различные аспекты работы офиса, включая организацию пространства и общих ресурсов, закупку необходимого оборудования и расходных материалов, а также контрольные проверки.
- Поддержание офисной документации и архива. Офис менеджер отвечает за поддержание актуальной документации, а также за создание и поддержание архива компании. Это включает в себя управление документами, их классификацию и хранение.
- Организация рабочих мест и проведение работ по обеспечению безопасности. Офис менеджер занимается организацией рабочих мест, включая размещение сотрудников, обеспечение необходимыми материалами и оборудованием. Также они отвечают за проведение работ по обеспечению безопасности и соблюдению соответствующих правил и норм.
- Управление запасами и инвентаризация. Офис менеджер отвечает за контроль запасов расходных материалов и инвентаря. Это включает в себя планирование и заказ материалов, контроль расходов и инвентаризацию имущества.
- Поддержка коммуникации в офисе. Офис менеджер обеспечивает эффективную коммуникацию внутри компании, включая организацию совещаний, запись протоколов и распространение информации. Они также могут быть ответственными за организацию внешней коммуникации с клиентами и партнерами.
- Обеспечение работы офисного оборудования и техники. Офис менеджер следит за состоянием и исправностью офисного оборудования и техники. Они координируют ремонт и обслуживание оборудования, а также участвуют в выборе и покупке нового оборудования.
- Управление входящими и исходящими документами и корреспонденцией. Офис менеджер отвечает за обработку и распределение входящих документов и корреспонденции, а также за отправку и контроль исходящих документов.
- Предоставление поддержки персоналу. Офис менеджер может быть ответственным за предоставление поддержки сотрудникам компании, включая помощь в организации поездок, бронировании гостиниц и других административных задачах.
Это лишь общий список обязанностей, которые может осуществлять офис менеджер. Реальный перечень задач и обязанностей может различаться в зависимости от организации и ее потребностей.
Основные отличия между офис менеджером и секретарем
1. Функции:
Офис менеджер — это профессионал, занимающийся руководством и координацией работы офиса. Он отвечает за организацию рабочих процессов, контроль за выполнением задач, управление персоналом и обеспечение работы офиса в целом. Он также решает различные логистические и организационные вопросы.
Секретарь — это профессионал, выполняющий административные и организационные задачи для поддержки работы руководителя или весь офиса. Он отвечает за прием и передачу телефонных звонков, работу с корреспонденцией, организацию встреч и важных событий, а также поддержание порядка в документационной системе.
2. Уровень ответственности:
Офис менеджер в большей степени несет ответственность за эффективность работы офиса, выполнение поставленных задач и соблюдение рабочих процессов. У него также может быть ответственность за бюджетирование, закупки и контроль качества оказываемых услуг.
Секретарь, хотя и несет ответственность за выполнение своих обязанностей, его уровень ответственности обычно ниже, так как его основная задача — поддерживать работу руководителя и офиса в целом.
3. Навыки и квалификация:
Офис менеджер должен обладать хорошими организационными и лидерскими навыками, уметь принимать решения, работать с персоналом и управлять ресурсами. Он должен быть грамотным, иметь знание основных принципов работы офиса и уметь применять их на практике.
Секретарь должен обладать отличными организационными и коммуникативными навыками, уметь работать с документацией и быть внимательным к деталям. Он должен быть хорошо знаком с рабочими процессами офиса и уметь эффективно организовывать свою работу.
Итог:
Офис менеджер и секретарь — это две разные профессии, каждая из которых имеет свои особенности и обязанности. Офис менеджер отвечает за руководство и координацию работы офиса, в то время как секретарь поддерживает работу руководителя или офиса в целом. Несмотря на сходство в некоторых задачах, они требуют разных навыков и квалификации для успешной работы.
Особенности работы секретаря
Секретарь играет важную роль в организации, предоставляя поддержку руководству и команде сотрудников. Особенности работы секретаря включают в себя следующие аспекты:
- Управление документами: Секретарь отвечает за сортировку, классификацию и архивирование входящих и исходящих документов организации. Это требует хорошего организационного навыка и внимания к деталям.
- Управление расписанием: Секретарь отвечает за планирование и организацию встреч, совещаний и деловых поездок. Он/Она должен/должна быть внимательным календарем, уметь приоритезировать задачи и работать с разными интересующими сторонами.
- Обработка корреспонденции: Секретарь отвечает за обработку электронных писем, почты и телефонных звонков. Он/Она должен/должна быть вежливым и профессиональным при общении, иметь хорошие навыки коммуникации и уметь эффективно решать проблемы.
- Поддержка организации и управления: Секретарь помогает руководству и сотрудникам организации в выполнении их задач. Он/Она может быть ответственным за подготовку отчетов, составление бизнес-заметок и обработку данных. Он/Она должен/должна быть надежной и готовой помочь проактивным инициативам.
- Конфиденциальность и доверие: Секретарь работает с конфиденциальной информацией компании, поэтому он/она должен/должна проявлять высокую степень ответственности и доверия. Он/Она должен/должна соблюдать принципы этики и защищать интересы организации.
Задачи секретаря могут варьироваться в зависимости от размера и типа организации. Однако, общие особенности работы секретаря включают управление документами, расписанием, корреспонденцией, поддержку организации и управления, а также обязательство к конфиденциальности и доверию.
Различия в организации рабочих процессов
Организация рабочих процессов в офисе менеджера и секретаря имеет свои особенности. Работа офис менеджера обычно связана с решением стратегических задач и координацией работы отделов. В свою очередь, секретарь, помимо управленческой работы, выполняет функции организации текущей деятельности.
Офис менеджер занимается планированием и контролем деятельности предприятия. Он участвует в разработке стратегии развития бизнеса, формулирует цели и задачи офиса. Организация взаимодействия с другими отделами, установление рабочих процессов и контроль их исполнения – это важные аспекты работы офис менеджера.
Секретарь же занимается текущей оперативной работой. В его обязанности входит прием и распределение почты, организация встреч и переговоров, ведение документации. Секретарь контролирует выполнение поручений руководства, занимается составлением отчетности и оказывает административную поддержку в работе сотрудникам офиса.
Еще одно отличие в организации рабочих процессов между офис менеджером и секретарем – это степень ответственности. Офис менеджер отвечает за успешность работы всего офиса, за своевременное выполнение проектов и достижение целей предприятия. Секретарь же отвечает за соблюдение деловой этики в офисе, за сохранность документов и корректность обслуживания посетителей.
| Офис менеджер | Секретарь |
|---|---|
| Планирование деятельности офиса | Организация текущей оперативной работы |
| Координация отделов предприятия | Прием и распределение почты |
| Разработка стратегии развития бизнеса | Организация встреч и переговоров |
| Установление рабочих процессов и их контроль | Составление отчетности |
| Ответственность за успех работы всего офиса | Соблюдение деловой этики |