Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли делать путевой лист на месяц для легкового авто в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила заполнения бумажных листов были даны в статье 6 закона № 259-ФЗ и в приказе Минтранса № 390. 1 марта 2023 года вступил в силу закон № 39-ФЗ, который внёс изменения в старые нормы и разрешил ведение электронных путевых листов.
I. Обновление правил оформления путевых листов с 01.09.2023
С 1 сентября 2023 г. Минтранс уже второй раз за текущий год меняет правила оформления (формирования) путевых листов.
Главные нововведения для организаций и ИП, эксплуатирующих автотранспорт, таковы:
| Реквизиты путевого листа | Правила, действующие с 01.09.2023 | Норма Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 |
|---|---|---|
| Сведения о водителе | Помимо ФИО и данных о проведении обязательного предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра следует указывать:
|
п. 6 Состава сведений путевого листа |
| Срок действия путевого листа | Уточнено, что допустимо:
|
п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 3 Состава сведений путевого листа |
| Данные о медосмотре | Больше не требуется указывать серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров. Это совершенно не означает, что лицензия становится не нужна. Предсменные, предрейсовые, послесменные, послерейсовые медицинские осмотры, медицинские осмотры в течение рабочего дня (смены) проводятся только медицинскими работниками, имеющими высшее и (или) среднее профессиональное медицинское образование, медицинской организации или иной организации, осуществляющей медицинскую деятельность, в том числе медицинским работником, состоящим в штате работодателя, при наличии лицензии на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей выполнение работ (услуг) по медицинским осмотрам (предсменным, предрейсовым, послесменным, послерейсовым). |
п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 6 Приложения к приказу Минздрава России от 30.05.2023 № 266н |
| Медосмотр водителя (предсменный, предрейсовый, послесменный, послерейсовый) может проводиться дистанционно методами телемедицины с внесением результатов в путевой лист. Медицинские работники, проводящие такого рода медосмотры, должны соответствовать требованиям, предусмотренным Постановлением Правительства РФ № 866, а необходимые сведения о них должны быть внесены в Федеральный регистр медработников. |
п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 7 -9 Особенностей проведения медосмотров с использованием дистанционных технологий, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.05.2023 № 866 | |
| Внесение изменений в данные путевого листа | Допускается внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, в случае формирования электронного путевого листа. | п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа |
Что изменилось в законодательстве в марте 2023 года
В новом законе описаны:
- порядок оформления электронных путевых листов;
- порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД.
Кроме того, закон № 39-ФЗ ввёл следующие правила:
- Указывать номер ЭПЛ и название бланка не обязательно. Это требуется, только если лист используют в качестве первичного документа для подтверждения расходов.
- Вместо информации о собственнике транспорта нужно указывать данные ИП или компании, которые сформировали путевой лист.
- Сотрудники, которые проводили медосмотр водителя, подписывают ЭПЛ усиленной квалифицированной электронной подписью. Работники, ответственные за техосмотр транспорта, могут использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную подпись.
- Вести журнал для учёта путевых листов теперь не нужно. Старые журналы необходимо хранить в архиве компании в течение пяти лет.
Путевые Листы На Месяц Для Легкового Автомобиля
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевку проверяет механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверяет своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, поступление и использование ГСМ.
Несмотря на то, что шаблоны путевых бланков учреждения имеют право разрабатывать по своему усмотрению, записывание установленных реквизитов и применение новых правил при выписывании «путевок» являются обязательными для всех учреждений и ИП, пользующимися легковым транспортом. Причем, соблюдение установленных правил не зависит от того, относится ли данный вид деятельности в учреждении к главному или нет, даже, если в учреждении на балансе находится единственная автомашина, перевозящая руководителя к месту работы и назад.
Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля 2023 утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2023 года практически не отличается от него. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.
Разберемся, как правильно заполнить путевой лист для легковой машины, чтобы налоговая признала его законным. 30 января 2023 Автор: Сильвестрова Кристина В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ.
В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в путевом листе должен быть проверены на соответствие показателя приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты и проставлением личного штампа. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.
Путевой лист не подтверждает реальное рабочее время водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем. На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2023.
Как заполнять путевой лист на месяц
Согласно приказу Минтранса РФ от 18.01.2022 № 17 в заголовочной части путевого листа больше не нужно ставить печать или штамп. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства указываются контролером и заверяются его подписью и ФИО.
- информация о самом документе (номер и дата составления). В качестве наименования необходимо указывать, что это путевой лист легкового (или грузового) автомобиля (трактора, крана и т.д.). Кроме того, все путевые листы обязательно должны быть пронумерованы, причем в хронологическом порядке, начиная с начала каждого календарного года;
- конкретный период действия документа. Этот вопрос особо важен при заполнении многодневного путевого листа, поскольку необходимо точно указать, с какой даты путевой лист начинает действовать и в какую дату заканчивается;
- информация о владельце транспортного средства. Собственником может быть как юридическое, так и физическое лицо (ИП). При первом варианте необходимо указывать наименование организации, ОГРН, телефон и адрес, а во втором случае — ФИО, ОГРНИП, телефон и адрес. Данная информация отображается взамен той, которая была на оттиске печати или штампа, поскольку их сейчас можно не проставлять на путевых листах;
- сведения о транспорте, в том числе:
- тип транспортного средства (легковой/грузовой автомобиль и др.)
- государственный регистрационный знак
- показания одометра при выезде и возвращении
- дата и время выезда/возвращения
- дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства
Как правило, путевой лист выписывают на ежедневной основе, но есть компании, которые оформляют путевые листы на 10 – 12 дней. Это не является ошибкой, так как максимальный срок, на который выдается путевой лист, не должен превышать одного месяца. Такой порядок установлен п. 10 Приказа Минтранса России от 18.12.2008 № 152.
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Когда могут выписать штраф за путевой лист
Отсутствие путевого листа у водителя грозит штрафом за административное нарушение. Также получить штраф можно в следующих случаях:
- за неправильно оформленный путевой лист (отсутствие каких-либо сведений);
- за то, что затраты на ГМС не подтверждаются путевками;
- за отсутствие предрейсового медосмотра водителя и выпуск на линию (в том числе и за то, что дата осмотра, подпись и штамп медработника, осуществляющего медосмотр, не указаны в путевом листе);
- за отсутствие информации о техническом осмотре авто (не указана дата последнего осмотра и/или нет подписи лица, контролирующего состояние автомобиля).
Проверить путевой лист может не только ГИБДД, но так же Трудовая инспекция и ФНС. Инспекция труда проверяет соблюдение режима труда и отдыха водителей. Налоговая же проверяет правильность учета затрат при расчете налога на прибыль. В целом, каждая из перечисленных организаций может оштрафовать за отсутствие путевки, но за движение без путевого листа непосредственно во время поездки можно получить штраф только от ГИБДД.
Какой штраф за езду без путевого листа
Ответственность за отсутствие путевого листа несет только водитель. Индивидуальные предприниматели, должностные и юридические лица несут ответственность за неправильно оформленный документ. Все дело в том, что отсутствие путевки свидетельствует о том, что медицинский осмотр водителя и технический осмотр автомобиля не были проведены соответствующим образом.
Стоит отметить, что отдельного штрафа водителю за просроченный путевой лист нет, данное нарушение будет расцениваться как отсутствие путевки.
В соответствии с КоАП РФ за нарушения, связанные с путевым листом, грозят штрафы:
| Вид нарушения | Размер штрафа для водителя | Размер штрафа для должностных лиц | Размер штрафа для организаций и ИП | Статья КоАП |
|---|---|---|---|---|
| За отсутствие путевого листа легкового и грузового автомобилей | Письменное предупреждение или 500 рублей | — | — | Ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ |
| За отсутствие технического осмотра авто | — | 5 000 рублей | 30 000 рублей | П. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ |
| За отсутствие отметки о медицинском осмотре | — | 5 000 рублей | 30 000 рублей | П. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ |
| Штраф за отсутствие медосмотра у водителя | — | 2 000 — 3 000 рублей | 30 000 — 50 000 рублей | Ст. 11.32 КоАП РФ |
| За несоответствие действительности отметки о прохождении медосмотра (например, если водитель за рулем находился в нетрезвом виде) | — | 20 000 рублей | 50 000 рублей | Ст. 12.32 КоАП РФ |
| За несоответствие действительности отметки о техническом осмотре автомобиля | — | 5 000-8 000 рублей | 50 000 рублей | П. 2 ст. 12.31 КоАП РФ |
Штрафы за отсутствие путевого листа грузового автомобиля такие же, как и для легковых машин.
Если во время проверки налоговой ФНС выявила отсутствие путевки или неправильное оформление документа, ИП и организации грозит штраф в размере 20% до начисленной суммы налога на прибыль (в соответствии с пунктом 1 статьи 122 Налогового кодекса РФ). Таким образом, компании придется заплатить штраф в размере: (заработная плата водителя + расход ГСМ + амортизация транспортного средства) х 0,04.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Какие сведения о транспортном средстве отразить в путевом листе
О транспортном средстве внесите следующую информацию (п. 4 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):
• тип, марку и модель транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — также марку и модель прицепа (полуприцепа);
• государственный регистрационный номер транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — его регистрационный номер, и (или) инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде с парковки, предназначенной для стоянки транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при его заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня);
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ);
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.
Особенности путевого листа на месяц — образец 2022
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.
Можно ли оформлять путевые листы за месяц
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Одновременно обращаем внимание на то, что указанные положения действуют только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
На какой срок оформляется путевой лист
Тут все напрямую зависит от номера формы путевого листа. Так форма № 3 — только на срок не более одного рабочего дня или одной рабочей смены.
Однако более длительный срок может быть оформлен только в случае отправления водителя в командировку. Это обозначено в постановлении № 78. а вот постановление № 152 прописывает оформление путевого листа на срок до месяца.
Отсюда можно сделать вывод, что предприятие не занимающееся перевозками любых форматов имеет право оформлять путевой лист в пределах одного календарного месяца.
Важно! В случае действия период годности путевого листа, транспортное средство эксплуатируется посменно разными водителями — выписывается разные путевые листы на каждого из них.
Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.
Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.
Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.
Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.
Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.
Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.
Правила оформления и ведения путевых листов в 2022 году
- Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
- Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
- Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
- Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
- Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
- Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
- Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
- Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
- Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
- Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
- Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).
Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.
Можно ли оформлять путевые листы за месяц
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Одновременно обращаем внимание на то, что указанные положения действуют только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
Организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся перевозкой пассажиров и грузов, должны оформлять путевые листы. Для этих целей руководителем компании назначается ответственное лицо.
Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.
Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.
Во-вторых, путевой лист – первичный документ, подтверждающий экономическую обоснованность расходов компании на автомобиль (зарплата водителя, ГСМ и т.д.).