Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа с первичными документами. Таксировка и контировка документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Означает выявление денежной стоимости хозяйственной операции, когда указан количественный показатель. Проще говоря, таксировка бухгалтерских документов – это умножение количества товара, работ, услуг на их цену. В хозяйственной деятельности данная процедура чаще всего используется, когда мы заполняем документ частично на компьютере, частично – письменно от руки. Также таксировкой можно назвать автоматическое определение стоимости товаров, когда мы заносим количественные данные в бухгалтерскую программу, и компьютер по имеющимся у него данным автоматически определяет их цену.
Порядок хранения первичных документов
Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет проводить контроль и анализ хозяйственной деятельности организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных (в том числе налоговых) органов.
Кроме того, соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключенным с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон. Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов определяются «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 06.10.2000 г (в ред. решения Росархива от 27.10.2003 г.).
Переход на электронный документооборот
Сегодня электронный документооборот уже не диковинка, темпы его проникновения впечатляют. По данным исследования проекта TADVISER, объем потраченных средств российскими компаниями на внедрение систем ЭДО (электронного документооборота) увеличился с 25 млрд. руб. в 2012 году до почти 42 млрд. руб. в 2016 году. И данный рост продолжается с завидной динамикой. Компании используют не только электронную отчетность, но и двигаются дальше, переводя и первичные документы в электронный формат.
Электронный документооборот отличается от бумажного тем, что все документы в нем оцифрованы и подписываются электронной подписью. ЭДО позволяет систематизировать работу с документацией, как внутренней, так и внешней. Например, обмен электронными счетами-фактурами с контрагентами позволяет существенно сократить затраты на документооборот, в десятки раз ускоряет процедуру оформления сделок и облегчает жизнь сразу нескольким структурам предприятия, высвобождая ресурсы на задачи с наибольшим КПД. Оцените прямо сейчас, готовы ли вы к переходу на ЭДО.
Особенности таксировки
Таксировка бухгалтерских бумаг представляет собой определение стоимости операций в бумагах, в которых содержатся только натуральные значения. Специалисту нужно установить стоимость операции, когда прописано количественное значение. Говоря простым языком, бухгалтеру нужно умножить число продукции, работ и услуг на их стоимость.
Таксировка обычно актуальна в том случае, если бухгалтерские документы заполняются комплексным методом: от руки и через компьютер. Под таксировкой понимается также автоматическое установление стоимости продукции. Происходит это следующим образом:
ВАЖНО! Как правило, в бухгалтерских документах прописываются натуральные значения. Их необходимо перевести в денежный показатель.
К СВЕДЕНИЮ! Рассматриваемый метод актуален для различных документов. К примеру, это может быть путевый лист. В нем есть раздел с соответствующим наименованием. Заполняется он бухгалтером по информации из предыдущих разделов. На основании исчисленных данных начисляется зарплата водителю, а также списывается бензин, который был израсходован в ходе поездки. Также определяется стоимость транспортных услуг. В завершении проверки нужно поставить отметку о проведении таксировки, а также проставить подписи.
Автоматическая обработка первичных документов
В обработке первички бухгалтера может заменить программа. Проще всего перейти на электронный документооборот, получать входящую первичку в электронном виде, чтобы легко и без ошибок проводить ее. Но обычно избежать хотя бы частичного бумажного документооборота все равно не удается. Тогда помогают системы распознавания сканов документов.
Алгоритм распознавания первички выглядит так:
Время на обработку одного документа — в зависимости от размера, до нескольких минут.
Рекомендуем веб-сервис Контур.Бухгалтерия: в нем есть встроенный электронный документооборот и система распознавания сканов первички. А еще — простой учет, расчет налогов и зарплаты, отчетность, нормативно-правовая база и другие полезные инструменты. Все новички могут бесплатно тестировать сервис 14 дней.
Необходимость контроля первичной документации
Контроль является одной из важнейших функций управления, реализуемой и в сфере бухгалтерского учета.
Контроль первичной документации необходим по объективным причинам. Его основная задача состоит в предотвращении бухгалтерских ошибок, которые могут возникать по различным причинам, например, в результате небрежности, недостаточной квалификации бухгалтерского персонала, переутомления, неисправности вычислительной техники и так далее.
Ошибки могут возникать в тексте первичных документов или в суммах, особенно при подсчете итогов, образовываться при разнесении документов по учетным регистрам.
Замечание 1
По степени своего влияния ошибки могут быть локальными, то есть допущенными в одном документе и не влияющими на другие документы (например, ошибка в дате документа), и транзитными, то есть автоматически вызывающими ошибку в других документах (например, ошибка в сумме документа).
Поскольку система исправлений в бухгалтерских документах строго регламентирована и требует привлечения всех лиц, подписавших документ с ошибкой (в кассовых и банковских документах исправления вообще не допускаются), роль контроля первичной документации крайне существенна.
Бухгалтерская обработка документов
После положительной проверки документ подвергается обработке по следующим направлениям:
Таксировка бухгалтерских документов – это установление денежной стоимости хозяйственных операций в документах, где указаны только натуральные показатели, и требуется определить стоимость.
Группировка — объединение документов по определенным признакам за конкретный период. Например, операции по приходу и расходу из кассы денежных средств каждый день группируются и заносятся в отчет кассира.
Контировка (проставление корреспонденции счетов) — это проставление в документах счетов, с которыми корреспондируется данная хозяйственная операция. Контировка чаще всего проставляется на бланках первичных документов, где для этого отведены специальные графы, например, в приходно-кассовом ордере по форме КО-1. Правильное отражение корреспондирующего счета является важным моментом, так как помогает получить достоверную информацию о хозяйственной операции.
Бухгалтерская обработка документов
После положительной проверки документ подвергается обработке по следующим направлениям:
Таксировка бухгалтерских документов – это установление денежной стоимости хозяйственных операций в документах, где указаны только натуральные показатели, и требуется определить стоимость.
Группировка — объединение документов по определенным признакам за конкретный период. Например, операции по приходу и расходу из кассы денежных средств каждый день группируются и заносятся в отчет кассира.
Контировка (проставление корреспонденции счетов) — это проставление в документах счетов, с которыми корреспондируется данная хозяйственная операция. Контировка чаще всего проставляется на бланках первичных документов, где для этого отведены специальные графы, например, в приходно-кассовом ордере по форме КО-1. Правильное отражение корреспондирующего счета является важным моментом, так как помогает получить достоверную информацию о хозяйственной операции.
Хранение первичных документов
Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.
Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.
Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.
Скан — это цифровая версия реального бумажного документа. Создаются цифровые «образы» путем проведения процесса сканирования специальным устройством — сканером. Результат сохраняется на дисках компьютера или флеш-накопитель в виде изображения как файлы pdf, jpg, png и другие.
Что такое сканер и для чего он нужен? Подробная информация об устройстве.
Простые бумажные листы легко потерять, а также со временем они теряют свое качество. В цифровую эпоху все чаще сохранение в документообороте происходит именно в сканы. Это экономит место в архивах, где уже не нужны большие площади для хранения тон бумаги. На одном «винчестере» ПК или сервера можно хранить тысячи файлов.
Применение такого формата хранения нашло свою популярность в разных отраслях жизни человека. А чаще всего в бухгалтерии, медицине, юриспруденции. Параллельно сохраняются и бумажные варианты важной документации. Но работать с цифровыми намного удобней и проще.
При сканировании в хорошем качестве на изображении будут четко видны печатки предприятия и подписи человека. Это делает возможным полноценное использование скана документа вместо оригинала. Уже сейчас цифровая копия паспорта позволяет получить небольшой денежный кредит или воспользоваться многими государственными услугами. Вместе с цифровой подписью и вовсе заменить оригиналы.
Проверка проводится по трем направлениям:
Формальная Проверка по существу .
Арифметическая
Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Проставление расценки в документах носит название таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).
Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов.
Все папки, которые находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. В списке дел указываются:
– индекс дела (номера папок);– наименование дела (заголовок);
– количество дел в папке– срок хранения и номер папки по перечню;
– примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.
После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год
Кто должен проводить таксировку
Таксировка может осуществляться любым сотрудником фирмы. К примеру, это может быть бухгалтер, оператор. Если нужно обрабатывать большие объемы документов, в компанию принимается отдельный специалист – таксировщик. Рассмотрим его обязанности:
- Таксировка первички (наряды, приходный ордер и прочее).
- Определение итогов по каждой бумаге.
- Внедрение в работу современных технических инструментов.
- Работа с приходными и расходными бумагами.
- Умножение натуральных и количественных значений на цены и тарифы. В дальнейшем специалист определяет общую сумму разных бумаг.
- Изменение прейскурантов.
Таксировщик должен обладать рядом знаний и навыков. В частности, он должен знать сопутствующие инструкции и положения, нормативные акты, формы первички, порядок заполнения документов. Специалист должен уметь вести расчеты, знать основы закона о труде.
Тесты для программированного контроля
| 1 | Укажите группу, в которой дается наиболее правильное определение бухгалтерских документов | |
| Ответы: | 1. | Носители исходной информации, необходимой для ведения бухгалтерского учета |
| 2. | Письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности | |
| 3. | Средство наблюдения за хозяйственной деятельностью | |
| 4. | Бухгалтерский способ оформления хозяйственных операций | |
| 2 | Из приведенного перечня бухгалтерских документов выберите распорядительные документы по группам | |
| Ответы: | 1. | Расходный кассовый ордер |
| 2. | Накладная на отпуск материалов в производство | |
| 3. | Чек на получение наличных денег с расчетного счета | |
| 4. | Акт приемки-передачи основных средств | |
| 3 | В какой группе приведены оправдательные документы? | |
| Ответы: | 1. | Счета-фактуры |
| 2. | Квитанция о внесении денег в кассу другой организации | |
| 3. | Ведомость начисления износа | |
| 4. | Доверенность на приобретение материальных ценностей | |
| 4 | К какой категории бухгалтерских документов по назначению относится ведомость распределения косвенных расходов | |
| Ответы: | 1. | Бухгалтерского оформления |
| 2. | Исполнительным | |
| 3. | Комбинированным | |
| 4. | Распорядительным | |
| 5 | Из приведенного ниже перечня выберите первичный бухгалтерский документ | |
| Ответы: | 1. | Авансовые отчеты |
| 2. | Кассовые отчеты | |
| 3. | Приходный кассовый ордер | |
| 4. | Группировочные ведомости | |
| 6 | В чем разница между накопительными и сводными документами? | |
| Ответы: | 1. | Нет никакой разницы |
| 2. | Накопительный документ составляется на основании первичных документов, а сводный — нет | |
| 3. | Сводный документ составляется на основании разовых документов, а накопительный — на основании сводных | |
| 4. | Сводный документ составляется на основании первичных документов, а накопительный представляет собой первичный документ | |
| 7 | Укажите группу, в которой приведен внешний документ | |
| Ответы: | 1. | Товарно-транспортная накладная на отгрузку продукции |
| 2. | Счет-фактура на получение электроэнергии | |
| 3. | Расчетно-платежные ведомости | |
| 4. | Накладная на отпуск продукции в торговую сеть | |
| 8 | Что такое контировка бухгалтерского учета? | |
| Ответы: | 1. | Выражение натуральных показателей в денежной оценке |
| 2. | Подсчет итоговых алгебраических сумм | |
| 3. | Указание корреспонденции счетов | |
| 4. | Контроль за правильностью заполнения обязательных реквизитов | |
| 9 | Что означает таксировка бухгалтерских документов? | |
| Ответы: | 1. | Подсчет итогов |
| 2. | Уточнение бухгалтерских счетов, на которых производится запись | |
| 3. | Оценка натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы | |
| 4. | Указание корреспонденции счетов | |
| 10 | Что такое документооборот? | |
| Ответы: | 1. | Указания по заполнению документов, применяющихся на данном предприятии |
| 2. | Таблица, в которой приводится описание документов | |
| 3. | Путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив | |
| 4. | Перечень документов, применяющихся в хозяйстве | |
| 11 | Что представляют собой реквизиты бухгалтерских документов? | |
| Ответы: | 1. | Показатели, содержащиеся в документе, характеризующие хозяйственную операцию и придающие ему юридическую силу |
| 2. | Сведения, являющиеся составными элементами документа | |
| 3. | Название документа, характеризующее его назначение | |
| 4. | Документы, характеризующие хозяйственную операцию | |
| 12 | Перечислите элементы учетной обработки документов | |
| Ответы: | 1. | Исправление ошибок, проверка правильности арифметических расчетов |
| 2. | Регистрация, обработка, анализ | |
| 3. | Таксировка, группировка, контировка | |
| 4. | Регистрация, оформление, проверка | |
| 13 | На какие группы подразделяются документы по порядку составления? | |
| Ответы: | 1. | На разовые и накопительные |
| 2. | На первичные и сводные | |
| 3. | На внутренние и внешние | |
| 4. | На оправдательные и распорядительные | |
| 14 | Как классифицируются документы по назначению? | |
| Ответы: | 1. | Первичные и сводные |
| 2. | Простые и комбинированные | |
| 3. | Распорядительные и оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные | |
| 4. | Внутренние и внешние | |
| 15 | Сколько лет хранятся лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий, расчетно-платежные ведомости? | |
| Ответы: | 1. | 10 лет |
| 2. | 5 лет | |
| 3. | 7 лет | |
| 4. | 3 года | |
| 16 | Сколько лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих и личные дела? | |
| Ответы: | 1. | 15 лет |
| 2. | 5 лет | |
| 3. | 75 лет | |
| 4. | 50 лет |
Откуда берется первичка
Первичные учетные документы организации создаются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, в крайних случаях – сразу после ее завершения. Например, договоры, приходники, акты и т.п.
Первичные документы делятся на две большие группы: внутренние документы и внешние.
- Внутренние документы создаются для отражения внутренних операций. Составляются на предприятии. К ним относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. п.
- Внешние документы приходят на предприятие уже оформленные. Составляются за пределами организации. К ним относятся счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т.п.
Три этапа прохождения документации:
- Заведение первичной документации.
- Перенос сведений из первичных документов в учетные регистры.
- Подготовка отчетности по данным учетных регистров.
Что означает таксировка бухгалтерских документов?
Иногда возможны ситуации, когда на выставленных контрагентам документах нет их подписи. Как быть в этом случае?
Есть Рекомендации № З-113/2020-КпР от Бухгалтерского методологического центра (субъекта негосударственного регулирования бухучета в пределах компетенций по ст. 24 Закона № 402-ФЗ). В них указывается, что Законом № 402-ФЗ допускается возможность, при которой первичные документы не подписываются несколькими лицами. Эти подписи со стороны партнера не являются обязательными реквизитами в соответствии с данным законом.
Кроме того, в законе установлены обязательные реквизиты, но не определены конкретные виды документов, которые должны использоваться хозяйствующим субъектом для оформления факта деятельности.
На основании данных положений Центр считает, что компания имеет право оформлять и подписывать первичный документ, отражающий факт деятельности, без участия других сторон.
Однако нужно различать хозяйственные документы (товарные накладные, акты приема-передачи имущества и т.д.) и первичные документы. Хозяйственные документы не считаются по умолчанию первичными, и их роль — предоставление информации для ее отражения в первичном документе. Однако субъект может применять хозяйственные документы как первичные, чтобы оформлять факты хозяйственной деятельности, но только если они соответствуют требованиям Закона № 402-ФЗ.
Программа не позволяет указывать сотрудника, который несет ответственность за проведение сделки с конкретным партнером или по определенному договору, в документах на поступление или реализацию. Но в 1С можно настроить дополнительные свойства для определенных объектов. К примеру, пользователь может добавить реквизит «Менеджер» через справочник «Контрагенты». В нем есть возможность поставить ответственного сотрудника в карточке самого контрагента, а потом эти сведения использовать для формирования отчетов по полученным или выданным документам.
Для настройки нужно зайти в раздел «Администрирование», затем по гиперссылке в «Общие настройки», далее в одноименную форму, развернуть группировку «Дополнительные реквизиты и сведения». И затем там поставить флажок.
Когда пользователь привяжет к каждому контрагенту конкретного ответственного сотрудника, можно создавать отчеты по проблемной первичной документации. К примеру, этот момент относится к документам, по которым не поступили оригиналы или которые оформлены с нарушением требований законодательства. В сформированном отчете будут указываться сотрудники, которые несут ответственность за работу с конкретным контрагентом.
Чтобы создать список, нужно зайти в перечень документов на поступление через раздел «Покупки», потом «Поступление (акты, накладные, УПД)». Далее нужно нажать команду «Еще» и затем «Настроить список».
Когда откроется форма настроек, во вкладке «Отбор» пользователь ставит отбор по документам, по которым нет оригиналов:
- левая часть — выбирается графа «Оригинал» и нажимается кнопка «Выбрать»;
- правая часть — в появившейся строке в графе «Вид сравнения» ставится значение «Равно», в графе «Значение» указывается «Нет».
Во вкладке «Группировка» с левой стороны формы нужно в доступных полях выбрать графу «Контрагент», раскрыть реквизиты через щелчок мышью по пиктограмме «+», а далее выбрать реквизит «Менеджер». При нажатии кнопки «Завершить редактирование» производится возврат в перечень документов на поступление. И в этом случае список группируется по контрагентам, по которым нет оригиналов первички.
Для сохранения этих настроек нужно выбрать команду «Еще», а потом — «Сохранить настройки».
Для печати отчета выделяется любая строка с документом на поступление и нажимается кнопка «Печать» и далее «Реестр документов».
Важно! Команда на печать не выполняется, если выделять строку с дополнительным реквизитом (менеджером).
Список документов на поступление, по которым нет оригиналов, сформируется с даты документа, который пользователь выделил курсором. Интервал заполнения отчета можно поменять в командной строке. Дополнительно произвести настройку печатной формы отчета можно при нажатии «Показать настройки».
В настройках во вкладке «Оформление» устанавливаются флажки по требуемым показателям. Именно они будут указаны в печатной форме отчете. Создать ее можно по кнопке «Сформировать».
Первичные учетные документы организации создаются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, в крайних случаях – сразу после ее завершения. Например, договоры, приходники, акты и т.п.
Первичные документы делятся на две большие группы: внутренние документы и внешние.
- Внутренние документы создаются для отражения внутренних операций. Составляются на предприятии. К ним относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. п.
- Внешние документы приходят на предприятие уже оформленные. Составляются за пределами организации. К ним относятся счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т.п.
Три этапа прохождения документации:
- Заведение первичной документации.
- Перенос сведений из первичных документов в учетные регистры.
- Подготовка отчетности по данным учетных регистров.
Сегодня электронный документооборот уже не диковинка, темпы его проникновения впечатляют. По данным исследования проекта TADVISER, объем потраченных средств российскими компаниями на внедрение систем ЭДО (электронного документооборота) увеличился с 25 млрд. руб. в 2012 году до почти 42 млрд. руб. в 2016 году. И данный рост продолжается с завидной динамикой. Компании используют не только электронную отчетность, но и двигаются дальше, переводя и первичные документы в электронный формат.
Электронный документооборот отличается от бумажного тем, что все документы в нем оцифрованы и подписываются электронной подписью. ЭДО позволяет систематизировать работу с документацией, как внутренней, так и внешней. Например, обмен электронными счетами-фактурами с контрагентами позволяет существенно сократить затраты на документооборот, в десятки раз ускоряет процедуру оформления сделок и облегчает жизнь сразу нескольким структурам предприятия, высвобождая ресурсы на задачи с наибольшим КПД.
Согласно 29 статьи №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская и финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению компанией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.