Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как нумеровать трудовые договора с работниками. Нумерация трудовых договоров в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Письмах Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0 и Минтруда от 21.03.2018 № 14-2/В-191 подчеркивается, что отсутствие номера — не нарушение. И это не может привести к аннулированию контракта или признанию его недействительным, так же как отсутствие журнала регистрации соглашений с работниками. Если же работодатель принял решение вести такую книгу, для удобства можно нумеровать кадровые документы следующим образом: ставить порядковый номер, формируемый исходя из даты заключения контракта. К примеру, трудовой договор с Петровым ООО «Пион» заключило 06.06.2018. Договор может быть 0606/2018. Другой вариант — 06/06, то есть без указания года. Именно так рекомендуют делать в Роструде и Минтруде.
Если компания все же приняла решение об обязательной нумерации трудовых договоров, то она должна производиться единообразно. Надо разработать соответствующие внутренние рекомендации, на которые могут опираться кадровые работники. Эти правила могут охватывать следующие вопросы:
- сквозная нумерация или новая с каждого года;
- форма номера (например, 1, 2, 3, 4 и т.д. или 1/18, 1/18, 3/18…);
- шаблон Журнала регистрации трудовых договоров;
- ответственные лица.
Правила формирования номера напрямую зависят от текучести кадров на предприятии. Так, большие фирмы, которые трудоустраивают по несколько человек в день, прибегают к более сложной системе нумерации с использованием месяца и года заключения. Мелкие компании зачастую обходятся лишь порядковым номером.
В принятой системе допускается использование не только цифровых кодов, но и буквенных, а также таких знаков, как “-” или “/”.
Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации
Документационное обеспечение работы с персоналом
- Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
- За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
- Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
- Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы
Куда заносятся номера?
Существует ряд документов, в которые требуется заносить присвоенные трудовым договорам порядковые номера:
- журнал регистрации трудовых договоров, заключенных дополнительно соглашений;
- приказ о найме на работу в качестве постоянного сотрудника по форме № Т-1;
- трудовая книжка работника, принятого в организацию.
В приказе номер договора о найме должен проставляться в обязательном порядке.
Следовательно, все данные, обозначенные в этом документе, должны быть отображены и в записях трудовой книжки.
Что касается Журнала для регистрации трудовых договоров, то он не является обязательным к ведению, однако представители Службы труда и занятости при проверках интересуются подобными учетными записями. Да и общие правила документооборота на предприятиях предписывают подвергать регистрации все составляемые документы, которые, к тому же, имеют юридическую силу и значимость.
Стоит отметить, что Журнал регистрации трудовых договоров необходимо заверять у нотариуса.
В этом случае он будет иметь юридическую силу, а потому, может использоваться при ведении судебных разбирательств с работниками как подтверждения наличия и юридически правильного оформления договора найма.
При сдаче в архив подобного типа регистрационные журналы обычно опломбируются (срок хранения журналов в соответствии с п. «Д» ст. № 358 Перечня управленческой типовой документации, утвержденного Росархивом, составляет 75 лет).
В регистрационном журнале обычно присутствуют такие графы:
- номер по порядку заполнения;
- дата заключения описываемого договора;
- номер, присвоенный документу;
- ФИО принятого сотрудника;
- занимаемая согласно договору найма должность;
- подразделение, в котором числится работник;
- срок действия заключенного договора между сотрудником и организацией (работодателем);
- указание на совместительство или основное место труда;
- сведения о дополнительно заключенных соглашениях;
- примечания и отметки.
Обратите внимание: если сотрудник принят на должность по совместительству, то подобная информация также должна быть отражена в журнале регистрации.
Обязательна ли нумерация трудовых договоров?
Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.
Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.
О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать .
Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору
Соглашения регистрируются по тому же принципу, что и контракты. Чаще всего, имеют номер по порядку. За получение экземпляра соглашения на руки преимущественно также нужно проставить подпись от трудящегося.
Таким образом, в целях упорядочения документов и быстрого поиска нужной информации о времени и условиях приема трудящихся на работу кадровому специалисту необходимо вести письменный учет заключенных контрактов и соглашений к ним.
Трудовой договор это важнейший документ, как для работника, так и для предприятия в целом. Организация ведет строгую отчетность этим документам и обеспечивает их регистрацию и сохранность в течение 75 лет. Даже для небольших фирм ежегодные прием и увольнение кадров без присвоенной нумерации соглашениям рано или поздно приведет к путанице, а для больших предприятий, отсутствие должного регистрирования, может подкосить всю делопроизводственную работу. В данной статье мы рассмотрим различные варианты проставления номеров на соглашения, заключаемые при приеме на работу.
Как нумеровать трудовые договора с нового года
Так, например, регистрация трудовых книжек производится в дополнительном журнале. В целях организации деятельности и порядка среди документов не лишним будет завести в отделе кадров предприятия журнал с нумерацией оформленных контрактов.
О том, как грамотно присвоить номер заключенному контракту, подскажет данная статья.
Все вопросы, которые касаются взаимоотношений сотрудника и нанимателя, а также работы кадровой службы, регламентируется ТК РФ. В статье 53 описана процедура составления рабочей договоренности и обязательные к указанию в ней пункты. Присвоение обязательного номера документу не является пунктом данной статьи.
Никаких правил по этому поводу нет, но есть рекомендации, которые выражены в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 г.Данное постановление рекомендует начинать новый отсчет каждый год. Именно поэтому во многих организациях нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново. При этом данный факт не позволяет утверждать, что такое способ ведения документации единственно верный.
Нумерация трудовых договоров в организации: правила оформления
Для качественного и правильного ведения делопроизводства необходимо своевременно регистрировать всю имеющуюся в наличии, а также входящую и исходящую документацию. Это касается и кадровой работы.
На предприятиях как государственной, так и частной собственности часто встречается текучесть кадров или временное трудоустройство лиц на период выполнения временных трудовых функций.
Чтобы упорядочить внутреннюю структуру кадровой работы, связанную с приемом и увольнением сотрудников предлагается вести записи в журнале регистрации трудовых договоров.
В этом документе и будут отражены даты начала и окончания трудовой деятельности, которые могут быть востребованы, например, после утраты трудовой книжки и в иных, требующих подтверждения случаях.
Для чего нужен журнал, его значение
Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.
Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.
Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.
Если компания все же приняла решение об обязательной нумерации трудовых договоров, то она должна производиться единообразно. Надо разработать соответствующие внутренние рекомендации, на которые могут опираться кадровые работники. Эти правила могут охватывать следующие вопросы:
- сквозная нумерация или новая с каждого года;
- форма номера (например, 1, 2, 3, 4 и т.д. или 1/18, 1/18, 3/18…);
- шаблон Журнала регистрации трудовых договоров;
- ответственные лица.
Правила формирования номера напрямую зависят от текучести кадров на предприятии. Так, большие фирмы, которые трудоустраивают по несколько человек в день, прибегают к более сложной системе нумерации с использованием месяца и года заключения. Мелкие компании зачастую обходятся лишь порядковым номером.
В принятой системе допускается использование не только цифровых кодов, но и буквенных, а также таких знаков, как “-” или “/”.
Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации
Документационное обеспечение работы с персоналом
- Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
- За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
- Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
- Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы
Пошаговый алгоритм оформления перевода дистанционного работника на другую работу
Если возникла необходимость перевода дистанционного сотрудника на другое место работы или наоборот, придерживайтесь следующего алгоритма:
- Документ-основание. Если инициатором перевода является удаленный работник, то это — заявление. Если инициатор — работодатель, это уведомление, предложение, другая форма. Регистрация этого документа.
- Письменное согласие на перевод в форме соглашения к договору о дистанционной работе. Его регистрация в книге учета ТД, приложений и соглашений к ним (или иного журнала).
- Приказ о переводе — форма Т-5 (или иная форма). Регистрация приказа в журнале регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет. Данный приказ не обязателен в силу закона и издается при необходимости у конкретного работодателя. 4. Внесение записи в трудовую книжку (при постоянном переводе), при условии, что трудовая книжка оформлялась на дистанционного работника и работодатель продолжает ее ведение в бумажном виде.
- Внесение записи в карточку Т-2, раздел III (при постоянном переводе).
- Ознакомление работника с записью, внесенной в трудовую книжку, через личную карточку Т-2 (допустимо в электронном виде), опять же при условии, если она оформлялась.
Распечатай и сохрани памятку «Оформление перевода дистанционного работника на другую работу».
Нумерация трудовых договоров — каждый год начинается заново или продолжается?
Так как законодательно особых требований по этому вопросу не установлено, каждый работодатель может определять свои правила. Существует возможность начинать нумерацию каждый год новую, а можно и продолжать вести уже установленную. И большинство работодателей все-таки выбирают первый вариант. К этому же склоняются специалисты Федеральной службы труда. Благодаря такому выбору идентификатор конкретного договора будет состоять из порядкового номера и года. Потому наиболее распространенный вид для небольших организаций: 09/2015, 01/2017, 116/2019г.
Это важно знать: Условия оплаты труда в трудовом договоре: образец 2020 года
Обязателен ли номер трудового договора
Тематики: Трудовые отношения
Обязательно ли присваивать номер трудовому договору с работником или достаточно только указания даты заключения трудового договора?
Перечень условий, которые в обязательном порядке
должны быть включены в трудовой договор, установлен
ст. 57 Трудового кодекса РФ
:
– место работы
, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
– трудовая функция
(работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
– дата начала работы
, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, – также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ;
– условия оплаты труда
(в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
– режим рабочего времени и времени отдыха
(если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
– компенсации
за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
– условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
– условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;
– другие условия
в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Как видим, номер трудового договора не относится
к обязательным сведениям, предусмотренным
ст. 57 ТК РФ
.
Однако унифицированные формы первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1,
предусматривают нумерацию трудовых договоров
.
Может ли одна из сторон после заключения договора требовать от другой стороны, чтобы во всех платежных документах указывались их номера договоров, отвечающие требованию их внутреннему автоматизированной системе бухгалтерского учета?( вплоть до того, чтобы другая сторона выставляла счет и счет-фактуру вручную).
Интересное: Протокола разногласий к договору пример
С одной стороны руководство издало приказ об ответственности работников за нарушение порядка ведения делопроизводства и номенклатуры дел в частности. Причем ответственность — материальная. Вызвано это тем, что под эту нумерацию подстроена программа внутреннего учета.
Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
Нумерация предусматривает присвоение каждому трудовому договору или дополнительному соглашению свой собственный номер. Подобное принято в деловодстве для упрощения и систематизации работы с документами, а также, чтобы нивелировать возможные путаницы и не состыковки.
На практике нумерация помогает вести учет трудовых договоров и других соглашений, которые были оформлены в организации и как следствие — упрощенный поиск этих документов в кадровом отделе или архиве фирмы.
Трудовые договоры: правила нумерации
Вообще-то номер не относится к обязательным реквизитам трудового договора. Однако Минтруд рекомендует не пренебрегать нумерацией, ведь без номеров весьма проблематично поддерживать надлежащий порядок в кадровом делопроизводстве и идентифицировать договоры.
Напомним, что сведения, которые в обязательном порядке должны содержаться в трудовых договорах, перечислены в статье 57 ТК. К таким сведениям, в частности, относятся:
— трудовая функция (должность, специальность);
— дата начала работы;
— условия оплаты труда;
— режим рабочего времени и времени отдыха.
Номер трудового договора в этом списке не упоминается. Собственно, процедура нумерации трудовых договоров действующими нормативными актами вовсе не регламентирована. Так что, по большому счету, каким образом организовать нумерацию, каждый работодатель вправе решить для себя сам. При этом, как отмечает Минтруд, на практике часто используется система, при которой номер трудового договора состоит из двух частей: собственно номера и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в марте 2018 года, можно присвоить номер 1-18/03.
Новостная рассылка для бухгалтера
Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.
Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.
Нормативное регулирование
На законодательном уровне порядок составления договоров о найме сотрудников на работу никак не регламентируется.
Так, в ст. № 53 ТК РФ, где и установлен список обязательных к указанию пунктов, значатся место работы, функция сотрудника, дата вступления в должность и т.д. Но в этот перечень проставление нумерации не включено.
При этом унификация форм первичных документов учета, которая была утверждена Постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004, нумерация трудовых договоров в организации все же предполагается.
Содержит определенные рекомендации по поводу проставления номеров на документы и Письмо № 3045-6-0, составленное Рострудом 09.08.2007.
Ознакомиться с текстом документов можно здесь:
Обязательна ли нумерация трудовых договоров?
Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.
Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.
О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать здесь.