Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать численность работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Законодательно установленные даты отчётности
Все работодатели — организации и ИП, которые привлекали исполнителей не только по трудовым, но и по гражданско-правовым договорам, обязаны подавать сведения о среднесписочной численности (ССЧ) в инспекцию ФНС ежеквартально, в составе отчёта РСВ. Срок подачи — не позднее 30 числа месяца следующего за отчётным кварталом. Соответственно, окончательными датами будут:
- за 1 квартал — 30 апреля;
- за полугодие — 30 июля;
- за 9 месяцев — 30 октября;
- за год — 30 января следующего года.
Что такое списочная и среднесписочная численности работников
Среднесписочная численность работников (ССЧ) — это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитывают только тех сотрудников, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Списочная численность — более широкий показатель. При подсчете учитывают не только наемных сотрудников, но и совместителей, работников по договору ГПХ, отпускников и сотрудников на больничном. Важно: человек должен проработать в организации более одного дня.
Если сотрудник в компании относится к числу внутренних совместителей или имеет больше одной ставки, для данного показателя он считается как один человек — в соответствии с основной работой. Если это внешний совместитель, его не учитывают в списочной численности.
- Среднесписочная численность работников — это количество сотрудников, работающих в компании на протяжении квартала, полугодия, 9 месяцев или года.
- Есть более широкий показатель — списочная численность. В него включают не только наемных сотрудников, но и тех, кто работает по совместительству, договору ГПХ, находится на больничном или в отпуске.
- Чтобы рассчитать ССЧ, используют табель учета рабочего времени сотрудников. В формулу включают все календарные дни месяца. Учитывают, сколько часов отработали сотрудники с полным и неполным рабочим днем.
- В ССЧ не включают внешних совместителей, адвокатов, военнослужащих, студентов на сессии, женщин в декретном отпуске и некоторые другие категории сотрудников.
- Информацию о ССЧ предприятия передают в ИФНС в рамках расчета по страховым взносам. Отчет сдают ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Расчёт СЧР за отчётный период
Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды – это квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:
Списочный состав предприятия за 2023 год менялся незначительно:
- январь – март: 35 чел.;
- апрель – май: 33 чел.;
- июнь – декабрь: 40 чел.
Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого – 37,58, округляем до 38 человек.
Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».
Как рассчитать среднесписочную численность за неполный год работы?
Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:
- апрель – 320;
- май – 690;
- июнь – 780;
- июль – 820;
- август – 280.
Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.
Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.
Куда предоставлять и способы отправки отчетности
Существующие регламенты определяют, что среднесписочная численность должна сдаваться индивидуальными предпринимателями по месту их регистрации, то есть жительства, а организации — по месту нахождения. Если фирма имеет структурные подразделения, то отчитываться она должна в общем за всех сотрудников, в том числе занятых в филиалах и обособленных отделениях.
Данный отчет может заполняться в ручную или с использованием специализированных программ и интернет—сервисов.
Представлять его в налоговую инспекцию можно:
- Путем непосредственного вручения инспектору бумажного документа — при этом подавать нужно два бланка, на одном из них ответственное лицо ставит отметку о получении и возвращает ее представителю компании;
- Способом отправления отчета на бумаге почтой с описью вложения;
- С помощью электронного документооборота — для этого в компании должна быть ЭЦП и программа по ЭДО.
Расчет среднесписочной численности работников
Для того чтобы рассчитать ССЧР необходимо разделить численность персонала за каждый день на количество дней в расчетном периоде. При определении количества персонала за конкретный день необходимо учитывать все категории, которые включаются в ССЧР независимо от того, присутствовали они на работе или нет. При этом по-особому учитываются работники, которые исполняют свои особенности в течение сокращенного рабочего дня. В расчет их включают исходя из отработанного ими времени.
Пример: Сотрудник принят на должность с длительностью рабочего дня 6 часов. Его включают в расчет ССЧР в таком размере:
6 ч. / 8 ч. = 0,75 чел.;
При этом важно помнить, что если персонал перешел на сокращенный рабочий день по инициативе работодателя, то в расчет ССЧР следует включать полные единицы независимо от длительности их рабочего дня. Расчет ССЧР осуществляется по формуле:
сумма количества персонала за каждый день / число дней в расчетном периоде
Пример: В марте в течение 4 дней в компании работало 53 сотрудника, в течение 21 дня — 55 сотрудников и в течение 6 дней — 51 сотрудник. Расчет ССЧР будет выглядеть так:
(4*53 + 21*55 + 6*51) / 31 = (212 + 1155 + 306) / 31 = 53,96 чел.
ССЧР необходимо округлять до целого числа, следовательно, в нашем случае она составит 54 человека.
Расчет ССЧР за квартал выполняется на основании показателей всех месяцев, которые в него входят. А расчет ССЧР за год основывается на показателях каждого квартала, которые в него входят.
Пример: В январе ССЧР составила 50 человек, в феврале – 47 человек, а в марте – 54 человека. Среднесписочная численность за первый квартал составит:
(50 + 47 + 54) / 3 = 50,33 чел., поскольку результат необходимо доводить до целого числа, квартальная ССЧР округляется до 50 человек.
Поскольку расчет основывается на численности календарных дней, а предприятия, как правило, работают исходя из 5-дневной рабочей недели, в праздничные и выходные дни необходимо брать численность персонала за предшествующие им рабочие дни.
Что такое среднесписочная численность
Это статистический параметр, который может не совпадать с фактическим количеством трудоустроенных у предпринимателя лиц. Его рассчитывают по специальной формуле. Фактически это среднее арифметическое значение по всем работающим лицам за определенный отрезок времени. Для отчета таким отрезком обычно является календарный год, то есть 12 месяцев. Среднесписочная численность работников ИП с сотрудниками необходима также для определения права применять упрощенные системы налогообложения. В частности, УСН и ЕНВД, где существуют такие ограничения. При этом среднесписочная численность работников при открытии ИП всегда равна нулю. Самого предпринимателя, который фактически является владельцем бизнеса и не получает заработную плату, учитывать в этом случае не нужно. Таким образом, ответ на распространенный вопрос, входит ли ИП в среднесписочную численность работников, является отрицательным. Кроме этого, существует еще целый ряд сотрудников, которых также нельзя включать в расчет.
Существуют разные нормативы численности персонала. Среди них нормы выработки, нормы обслуживания и т. д. Чтобы найти, сколько человек требуется для реализации определенной трудовой функции, употребляются расчеты на основании численности труда персонала.
Опора на нормативы позволяет планировать количество и состав сотрудников компании, что практически приводит к уровню продуктивности, который соответствует техническим характеристикам фирмы.
Приведем несколько вариантов расчета.
Способ 1. В согласовании с нормами выработки. Они определяются как объем работы (к примеру, число готовой продукции), который команда (либо сотрудник с достаточной квалификацией) обязана выполнить в соответствии с имеющимися организационными критериями на единицу рабочего времени.
Способ 2. В соответствии с нормативом численности. Основой для этого расчета является фиксированное количество сотрудников с определенной квалификацией, требуемое для решения управленческих либо промышленных задач. Главным недочетом использования этого норматива является не очень высокая точность характеристик. Это связано с тем, что при определении стандартов количества сотрудников учитываются лишь обычные объемы. Чем сложнее реальный рабочий процесс, чем больше он отклоняется от типового. Поэтому точность расчета уменьшается.
Способ 3. В согласовании с нормами времени. Здесь нужно учитывать количество времени, которое затрачивается на реализацию единицы промышленного процесса работником либо командой.
Способ 4. В согласовании с нормативами обслуживания. В этих расчетах основой является количество единиц промышленного оборудования (к примеру, станков, голов животных), которое группа служащих должна обрабатывать в течение определенного времени. Это правило практически такое же, как и для сотрудников, которые выполняют функции услуг. Нередко при подсчете количества работников в организации (как обычного, так и нормативного) показатели численности персонала являются дробными и требуют округления. Полученные значения употребляются в качестве доводов для принятия разных управленческих решений в области кадровой политики.
Сотрудники, работающие неполный день
Иногда ССЧ работников предприятия приходится рассчитывать пропорционально отработанного времени. Это происходит в следующих случаях:
- когда с работником трудовой договор заключен на неполное рабочее время;
- если работник с личного согласия переводится на неполную занятость;
Такими работниками могут быть:
- несовершеннолетние до 18-ти лет;
- кормящие женщины, которым предусмотрены перерывы для кормления ребенка;
- сотрудники, работающие на вредных условиях труда;
- если работники переведены на неполное рабочее время по распоряжению администрации без личного письменного согласия;
В случае если на предприятии имеются вышеперечисленные работники, при расчете ССЧ они учитываются целыми единицами.
Методы исчисления среднесписочной численности
ССЧ предприятия можно рассчитать, используя один из двух методов расчета:
- прямой;
- упрощенный;
Рассмотрим оба этих способа на примере ООО «Гарант».
Все работники ООО «Гарант» приняты на полный рабочий день. В мае 2015 года ими отработан:
| Ф.И.О. | Отработано дней | Отработано часов в день |
| Коваленко С.А. | 19 | 4 |
| Кощеев О.Ж. | 17 | 8 |
| Горбунов Н.И. | 10 | 4 |
Если отчетный период отработан не полностью
Среди ИП и организаций немало таких, чья деятельность началась, либо прекратилась в середине года. В такой ситуации отчетный период отработан не полностью. Тем не менее, алгоритм расчета среднесписочной численности остается прежним: сначала следует сложить показатели за каждый из месяцев периода, а затем разделить на количество месяцев данного периода. Обратите внимание: делить нужно на количество календарных, а не фактически отработанных месяцев.
Пример 4
Компания зарегистрирована в сентябре 2015 года, все сотрудники заняты полный рабочий день. Среднесписочная численность работников составила в сентябре 8, в октябре 9, в ноябре 12 и в декабре 11.
Чтобы найти среднесписочную численность за 2015 год, бухгалтер определил суммарную среднесписочную численность за все месяцы года. Она составила 40 (8 + 9 + 12 + 11). Эту цифру бухгалтер разделил на 12, так как в году 12 месяцев. Получилось, что среднесписочная численность за 2015 год равна 3,33 (40: 12 мес.), после округления принимает значение 3.
Пример 5
Индивидуальный предприниматель занимается сезонным бизнесом. В период с 1 мая по 30 сентября (5 полных месяцев) у него работало 5 человек, все заняты полный рабочий день. В остальные месяцы года сотрудников не было.
Бухгалтеру нужно определить среднесписочную численность за 9 месяцев. Для этого бухгалтер определил суммарную численность за все месяцы периода. Она составила 25 (5 + 5 + 5 + 5 + 5). Эту цифру бухгалтер разделил на 9. Получилось, что среднесписочная численность за девять месяцев равна 2,78 (25: 9 мес.), после округления принимает значение 3.
Какие сотрудники не входят в списочный состав
В списки не включаются трудящиеся, перечень которых содержится в Росстате №498. Рассмотрим представителей этого перечня:
- Сотрудники, работающие по внешнему совместительству.
- ФЛ, предоставившие однократную услугу на основании гражданско-правового соглашения (к примеру, это могут быть медицинские консультации, выступление ведущих на корпоративах, ремонт техники, осуществление экспертизы).
- Специалисты, которые работают от компании за границей.
- Специалисты, которые работают на основании специального соглашения (к примеру, таким образом могут работать военнослужащие, осужденные).
- Адвокаты.
- Сотрудники, которые направлены к другому работодателю без сохранения оклада.
- Работники, которые проходят обучение в образовательных учреждениях от компании, получают стипендию.
- Сотрудники, не появляющиеся на месте работы с первого дня найма.
Сотрудники, включаемые в список, – это специалисты, которые получают зарплату от работодателя. Если трудящийся не получает заработок, он не входит в список в период отсутствия выплат.
Среднесписочная численность работников и просто число работников — это разные вещи. Бывает, что в течение месяца уволились несколько человек, пришли новые люди, кто-то перешел на неполный день, а кто-то ушел в декрет. В итоге в день расчета в компании может быть тридцать человек, а если посчитать среднесписочную численность — меньше.
Среднесписочную численность считают за месяц. И уже потом, чтобы получить результат за квартал, полгода или год, складывают результаты за все месяцы и делят на количество месяцев. Для расчета среднесписочной численности берут всех штатных работников, даже если кто-то в отпуске или на больничном.
Чтобы посчитать среднесписочную численность, используют формулу:
количество работников каждый день / количество дней в месяце.
Например, в сентябре в компании работали десять человек, но в середине месяца на работу приняли еще двоих. Получается так:
с первого по пятнадцатое сентября — 10 человек;
с шестнадцатого по тридцатое сентября — 12 человек.
Считаем по формуле:
(15 дней * 10 человек) + (15 дней * 12 человек) / 30 дней = 11 человек.
Не всегда результат получается таким — может быть, например, 11,5 человек или 11,2. Тогда результат округляют: от 0,5 и больше — до целой единицы, меньше 0,5 — отбрасывают.
Считаем списочный состав за месяц
Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».
Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.
Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:
На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:
- с 1 по 10 января – 10 чел.
- с 11 по 29 января – 25 чел.
- с 30 по 31 января – 20 чел.
Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем – 20 человек.
Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2021 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?
Зачем нужны показатели
Показатель среднесписочной численности необходим для:
- заполнения отчета «Сведения о среднесписочной численности за прошедший год» для ИФНС;
- определения формы представления отчетности в налоговую инспекцию: согласно абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых предшествующий календарный год превышает 100 человек, сдают отчетность в электронном виде;
- определения формы представления расчета по страховым взносам: на основании п. 10 ст. 431 НК РФ плательщики, у которых среднесписочная численность физлиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, представляют отчет в электронном виде;
- заполнения расчета по форме 4-ФСС (поле «Среднесписочная численность работников») (п. 5.15 Порядка заполнения формы расчета по начисленными уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения, утвержденного Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381);
- расчета суммы налога на прибыль, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, если учреждение использует для расчета показатель среднесписочной численности (п. 2ст. 288 НК РФ). Доходы и расходы казенного учреждения, связанные с исполнением государственных функций, в том числе с оказанием государственных услуг, не учитываются в целях налогообложения прибыли (пп. 33.1 п.1 ст. 251, п. 48.11 ст. 270 НК РФ). Однако при реализации казенным учреждением товаров и услуг такие доходы подлежат включению в базу по налогу на прибыль организаций (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 249 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 13.07.2015 № 03-03-03/40083, направленное Письмом ФНС РФ от 21.07.2015 № ЕД-4-3/12819).
Показатель средней численности работников используется для того, чтобы определить возможность применения казенным учреждением системы налогообложения в виде ЕНВД, а также чтобы узнать, не утратило ли учреждение право на применение этой системы налогообложения (пп. 1 п. 2.2, п. 2.3 ст. 346.26 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03-11-06/3/19830).