Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Действия работодателя при направлении работника в командировку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Норма рабочего времени является основой для последующего учета рабочего времени в компании и расчета заработной платы. Это обычная пятидневная неделя с восьмичасовым рабочим днем. Она подходит для обычных сотрудников, чьи обязанности четко описаны в документации. Если сотруднику с таким графиком придется работать сверхурочно, ему следует заплатить в соответствии с количеством отработанных сверхурочных часов.
Что такое минимальное и максимальное время командировки по Трудовому кодексу
Теоретически (и часто на практике) работник может быть направлен в командировку только на один день.
A.A. Петрова работает с 10.02.2006, 25.02.2014 была направлена в командировку на 5 дней.
Однодневные командировки осуществляются точно так же, как и многодневные. При этом не имеет значения, уезжает ли работник за границу или в другой город России.
Как правило, фактическая продолжительность командировки определяется проездными документами, т.е. документами, подтверждающими командировочные расходы. День отъезда работника в командировку является первым днем командировки, а день приезда работника из командировки — последним днем командировки.
Понятно, что командировка не может быть бессрочной: Трудовой кодекс устанавливает, что это командировка на определенный срок для выполнения конкретной деловой задачи.
Что работодатель оплачивает в качестве возмещения командировочных расходов
Деловые поездки — нормальное явление в любой компании, независимо от сферы ее деятельности. Некоторые люди ездят в командировки реже, чем другие. Причем командировки не всегда происходят в рабочие дни, иногда приходится брать отгулы и в выходные. Наш эксперт Виктор Бочеев объясняет, как оплатить возвращение из командировки в выходной день.
Мы предлагаем обмен актами выполненных услуг по использованию системы ilex IPS в электронном виде через сервис sign.by. Сервис интегрирован в систему ilex.
Фактическая продолжительность пребывания работника в командировке определяется проездными документами, представленными работником по возвращении из командировки, а при их отсутствии — документами о найме жилого помещения или иными документами, подтверждающими договор на оказание гостиничных услуг по месту командировки.
С 01.05.2022 г. НРР определяются для объектов и строительных работ, пусконаладочных работ, монтажа оборудования, реконструкции объектов, работ по сохранению материальных историко-культурных ценностей.
Фактическая продолжительность пребывания работника в командировке определяется проездными документами, представленными работником по возвращении из командировки, а при их отсутствии — документами о найме жилого помещения или иными документами, подтверждающими договор на оказание гостиничных услуг по месту командировки.
В некоторых организациях принято писать служебную записку начальству о согласовании командировки и связанных с ней расходов — обычно ее пишет руководитель командируемого. В этом документе указывается дата и цель поездки, а также имя и должность командированного.
Организация командировки начинается с приказа. Приказ должен содержать название ООО или ИП, имя и должность сотрудника, место, дату и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.
Средняя заработная плата за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения работника в командировке. В зарубежных командировках суточные могут выплачиваться в иностранной валюте.
Порядок продления командировки законом не определен. Закон не определяет максимальную продолжительность командировки, но она не может быть бессрочной. Отказ сотрудника от командировки может произойти заранее. В законе также не прописана процедура отзыва работников.
Нерегулярный. Этот график подходит для сотрудников, чьи задачи не предполагают регулярного рабочего дня с 10.00 до 19.00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые опоздания на работу, командировки или выходные дни, то это хороший вариант. За ненормированный рабочий день сверхурочные не оплачиваются.
Командировкой также считается поездка работника, направленного работодателем в отдаленный филиал командирующей организации (представительство, дочернее предприятие), расположенный вне места постоянной работы.
Для ком
Заработная плата выплачивается только за рабочие дни командировки в обычное время, но рассчитывается исходя из среднего дневного заработка. Чтобы рассчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных дней за этот период.
Если работник находится в командировке в выходные дни, принято считать, что он вышел на работу в соответствующие дни. Этот факт фиксируется в табеле учета рабочего времени символом RV или кодом 03. Работник получит двойную оплату за этот день (или обычную сумму с учетом отгула).
Точнее, он не получает за такой день свою среднюю зарплату и не получает никакой компенсации за отработанное время.
Судьи придерживаются мнения, что выплаты работнику носят компенсационный характер и предназначены для возмещения иных дополнительных расходов, связанных с выполнением профессиональных функций.
В организации принято суммирование рабочих часов. Базовым периодом является квартал. Некоторые сотрудники работают посменно, другие — обычную пятидневную неделю по 40 часов с двумя выходными.
Что считается командировкой
Постановление Совета Министров от 28.N 260 «Об определении ставок отчислений» установлен размер распределения налога на доходы физических лиц в городской бюджет.
Работа некоторых сотрудников неотделима от командировок. Поездки в другие города, регионы и страны являются неотъемлемой частью эффективного рабочего процесса.
Поэтому мы можем сделать вывод, что правила не запрещают отправлять или возвращать сотрудников из командировки в выходные или праздничные дни.
Некоторые компании разрешают сотрудникам путешествовать на собственном или служебном автомобиле вместо использования общественного транспорта. В этом случае вместо билета работнику выдается накладная. Форму накладной каждая компания разрабатывает самостоятельно.
Выпускник Московской государственной академии управления имени Серго Орджоникидзе. Выпускник Московской государственной академии управления имени Серго Орджоникидзе (специальность: бухгалтерский учет и аудит). Дополнительное образование: Международные стандарты финансовой отчетности. 25 лет опыта работы в области бухгалтерского учета и налогообложения.
Женщины, ожидающие ребенка, работники в возрасте до 18 лет и лица, ухаживающие за больными детьми или детьми-инвалидами, не могут воспользоваться командировкой.
Разнообразное программное обеспечение и системы мониторинга позволяют вести учет рабочего времени сотрудников удобным для работодателя способом.
Трудовой кодекс РФ и другие нормативные акты не устанавливают минимальную или максимальную продолжительность командировок.
Как правильно отметить в табеле командировку
В дни, когда сотрудник находится в офисе, он выполняет свою трудовую функцию – она прописана в трудовом договоре. Но в командировке работник уезжает в другой город и выполняет конкретное служебное задание – оно может несколько отличаться от прописанных в документах функций. Это значит, что с точки зрения заполнения табеля рабочего времени время в командировке – не совсем рабочее.
Но ведь сотрудник и не отдыхает, а работает, так что это и не неявка на работу. В итоге командировку выделяют в отдельную категорию дней с собственным кодом в табеле.
Существует несколько кодов, которые применяются для того, чтобы отметить командировку в табеле:
- И – этот код используется если командировка выпала на выходной, и сотрудник в этот день не работал.
- РВ – командировка выпала на выходной, но сотрудник работал в этот день.
- К/С – этот код используют в том случае, если в ходе деловой поездки работник трудился сверхурочно. Помимо кода нужно указывать количество сверхурочных часов.
- К – код обозначения командировки. Если сотрудник возвращается домой уже после 00:00, то именно новый день считается последним командировочным. Работник имеет право не выходить на работу в этот день – в таком случае используется код «К».
- К/Б – если в период командировки сотрудник заболел и оформил больничный, то проставляется этот код.
Пример: ниже показано, как в табеле можно отметить командировку сотрудника, который 5 и 6 числа месяца находился в командировке. При этом один день был рабочим, а другой — выходным, но какие-то задания работник все равно выполнял.
Какая форма используется для учета рабочего времени?
Все факты хозяйственной жизни организации подлежат закреплению в первичной документации. Это обязательство вытекает из норм ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Одновременно с принятием этого закона отпала необходимость в обязательном порядке использовать унифицированные формы ряда первичных документов.
В частности, в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1 приведены унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 и Т-13. Именно в этих формах отображаются данные как о явке/неявке рабочего на свое рабочее место, так и о причинах неявки. Теперь эти формы необязательны к применению организациями, т. е. допускается, что кадровая служба может разработать свою форму табеля.
На практике же большинство компаний продолжает пользоваться табелем учета рабочего времени по форме Т-12 (если он заполняется от руки) или Т-13 (при автоматическом заполнении отдельных граф). Если необходимо, эти формы корректируются с учетом специфики деятельности компании.
При этом в любом случае используемая форма первичного документа должна содержат в себе реквизиты, указанные как обязательные в ст. 9 закона «О бухучете»:
- наименование документа (в данном случае — «Табель рабочего времени»);
- дата составления табеля;
- наименования компании, где используется табель для учета рабочего времени сотрудников;
- графы для отображения явки/неявки (с указанием причин неявки);
- указание единиц измерения (дни и/или часы);
- наименование должности и Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение графика;
- подписи лиц, уполномоченных утверждать табель.
Только при наличии всех этих реквизитов в форме табеля его можно считать действительным.
Что такое командировка
Выезд специалистов из территории организации по служебным делам и специальным поручениям, исходящим со стороны руководства компании, на срок до выполнения задания, называют командировками. Направление сотрудников для работы в другие места — обычный производственный процесс.
За это время:
- выполняются важные для производства мероприятия;
- сохраняются рабочие места;
- оплачиваются затраты, связанные со служебной деятельностью;
- учитывается период отсутствия работника в рабочем табеле.
В командировку могут послать любого человека из персонала фирмы, на основании приказа работодателя и командировочного удостоверения. Работник обязан документально подтвердить:
- отъезд, дату прибытия, в пункт назначения;
- выполнение производственного задания;
- точки передвижения.
По возвращению на предприятие специалисту предстоит заполнить авансовый отчет, передать его в бухгалтерию, где проверят каждую статью расходов, после утверждения работодателем будут проведены начисления.
За время нахождения в сторонней организации командировочному нужно собирать транспортные билеты, отмечать время приезда и отъезда, эти данные понадобятся для доказательной базы относительно целевых трат, по ним будут возмещены израсходованные во время поездки деньги.
Правила заполнения документа
При заполнении табеля, необходимо учитывать общие правила:
- Документ должен быть полностью заполнен в течение месяца после рабочей поездки.
- Под конец периода учитываются все трудовые часы.
- В табеле необходимо проставить все явки и неявки.
- В строке сверху проставляются обозначения: выходной, командировка.
Табель необходим для проведения бухгалтерских расчетов. При этом к документу выдвигаются требования:
- Разрешено вести в бумажном варианте, а после подписывать в бухгалтерии.
- Можно заполнять в электронном варианте с соответствующей подписью.
- При исправлениях в табеле необходимо ставить дату, когда были внесены изменения и фамилию.
- При изъятии должна быть сделана копия и предоставлена в бухгалтерский документооборот.
Табель содержит данные:
- Как называется документ и число, когда он был составлен.
- Как называется организация.
- Строки – в них отображается явился или нет сотрудник на работу.
- Какая единица измерения (часы и дни).
- Кто ответственный за ведение документа.
- Подписи утверждающих лиц.
При отсутствии хотя бы одного из пунктов документ признается недействительным.
Следует учитывать, что днями пребывания в поездке считаются:
- выезд и приезд;
- трудовые;
- выходные, праздничные при совпадении;
- больничные.
Не каждая трудовая поездка признается командировкой. Те, что осуществляются в течение 1 дня и по местности не отображаются. Их проставляют в учетной таблице под кодом – Я.
Вначале обратимся к терминам, описывающим интересующие нас понятия. По ст. 166 ТК РФ командировка — это направление работника для выполнения производственного, служебного задания вне фирмы, вне его непосредственного рабочего места.
На заметку! Сотрудник может быть командирован как в другой регион, так и в иную организацию в местности, где он работает, и это будет считаться командировкой. Поездка в филиал (представительство) собственной фирмы, находящийся в другой местности, со служебным поручением тоже относится к понятию «командировка» (см. Положение о командировках, п. 3-2 №749 от 13-10-08 г.).
Суммированный учет времени устанавливается ст. 104 ТК РФ. Продолжительность учетного периода при этом должна составлять не более 12 месяцев. Если сотрудники заняты на вредных производствах – максимально 3 месяца (исключения, как правило, прописываются в отраслевых НА, ЛНА фирмы). Нормы времени труда в рамках учетного периода так или иначе работодатель должен соблюдать.
Как отметить командировочные дни — обозначения
Дни пребывания работника на выполнении служебного задания, предусмотренного приказом о командировке, в обязательном порядке должны фиксироваться в табеле учета рабочего времени наряду с отработанным временем на постоянном рабочем месте, поскольку именно представленный документ позволяет рассчитать и произвести расчёт с командированным сотрудником.
Стандартная процедура проставления в табеле дней пребывания трудящегося в служебной поездке представляет собой
фиксацию в соответствующей ячейке бланка кода «К».
Помимо указанного символа командированному работнику могут быть поставлены и другие, сопутствующие, условные обозначения.
Как поступить, если сотрудник заболел перед командировкой или во время нее?
Рабочее время спланировать вполне реально, а вот предугадать, кто и когда уйдет на больничный, невозможно. В табеле дни болезни помечаются буквой «Б». И от того, какая буква стоит в графе — «К» или «Б», зависит, зарплату надо будет выплачивать сотруднику или больничные.
Рассмотрим две ситуации:
- Сотрудник заболел перед командировкой, при этом соответствующий приказ уже был издан. Нельзя заставить работника поехать в командировку, если он на больничном, но вот попросить — можно. И лучше будет, если он закроет больничный перед отъездом — тогда все дни в табеле будут помечаться «К».
- Сотрудник заболел, находясь в командировке. В этом случае дни после начала болезни помечаются «Б» вплоть до даты закрытия больничного, даже если она наступает после окончания планируемого срока командировки. В такой ситуации предполагается, что сотрудник прервал исполнение служебного задания в связи с болезнью.
Важно понимать, что сотрудник не может одновременно находиться и на больничном, и в командировке, точно так же, как не может получать одновременно пособие по временной нетрудоспособности и зарплату.
Какими обозначениями отмечается командировка в табеле учета рабочего времени?
При заполнении табеля дни или часы, которые сотрудник отработал, отмечаются простановкой «Я» в предназначенных для этого графах, причем в нижней части граф проставляется количество часов (ознакомьтесь с образцом табеля, размещенным на нашем сайте, — там можно увидеть, что это за графы).
Дни же, проведенные в командировке, принято о, причем количество часов не проставляется. Это связано с тем, что согласно ст. 167 ТК РФ за работником на время всей его командировки сохраняется средний заработок, для исчисления которого продолжительность рабочего дня, проведенного в командировке за исполнением служебного задания, не важна.
Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться С условиями обработки персональных данных согласен
Отдельно стоит оговорить вопрос выходных, выпавших на период командировки. Связанные с этим моменты частично урегулированы в постановлении Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года. С одной стороны, эти выходные сотрудник проводит вне дома, с другой — он не всегда их использует для выполнения служебного задания.
Именно поэтому тут важно фиксировать, когда сотрудник в выходной день привлекался к работе, если тому есть подтверждение (соответствующий приказ), дополненное согласием работника на выход на работу в выходной. В таком случае многие кадровые служащие считают, что нужно проставлять в выходные «К», хотя иногда ставят «РВ» (работа в выходной). Если же сотрудник отдыхал в выходной, в табеле ставится «В».
При этом есть и иная точка зрения, согласно которой буквой «К» отмечаются в табеле все дни, перечисленные в приказе о направлении в командировку. Зарплата же бухгалтерией начисляется на основании документов, подтверждающих выход сотрудника на работу в выходной день, или с учетом их отсутствия.
По сути, табель используется для упрощения расчетов зарплаты, сам же расчет в части дней неявки по болезни, из-за командировки или прогула делается на основании других документов: приказов, распоряжений, больничных листов, справок и др.
Во время служебной поездки сотрудник получает не заработную плату, а средний заработок. В него включаются разнообразные премии и надбавки, поэтому ставка для сотрудника в командировке может быть даже выше, чем его обычный оклад.
Кроме среднего заработка, во время служебной поездки наниматель обязан выплачивать работнику суточные.
Предусмотрены минимальные величины этих выплат ‒ 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей в день для заграничных служебных поездок.
Такие суммы не облагаются НДФЛ, поэтому работодателям не рекомендуется принимать суточные для сотрудников в большем размере.
Однако по своему желанию наниматель вправе изменять величину суточных в большую сторону, но в этом случае суммы будут облагаться НДФЛ в полном объеме.
Зарплата в командировке является обязательной к выплате. Как оформить продление командировки? Информация здесь.
Какие требуются документы для командировки на личном транспорте? Подробности в этой статье.
Не все так просто с табелированием командированных
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ).
Несмотря на отсутствие работника на работе, работодатель не освобождается от обязанности вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (согласно части четвертой ст. 91 Трудового кодекса РФ). Ведь от корректности данного учета зависит непосредственно оплата труда работников.
И как же нам, работодателям, правильно зафиксировать все дни и часы такой поездки? Как раз в этом нам и предстоит разобраться.
Все часы работы работника и дни отсутствия отражаются в табеле учета рабочего времени. Данный документ является первичным документом для оплаты труда.
В организации может быть утверждена самостоятельная форма табеля учета рабочего времени, а допустимо использовать и унифицированную форму N Т-12.
Для единого понимания условных обозначений ниже будут приведены кодировки из унифицированной формы.
На первый взгляд служебная поездка в табеле учета рабочего времени – это ни что иное как «К» («служебная командировка»). И это верно, но не все так просто. Возможно, к этой кодировке добавится еще несколько обозначений, а также дополнительные кадровые процедуры.
Важно
Например, наш работник, вылетает в командировку в понедельник, в свой рабочий день. Отработав по установленному графику с 8.00. до 17.00., сразу из офиса отправляется в аэропорт Домодедово на рейс Москва-Санкт-Петербург в 19.30.
Первое, что мы должны были поставить в табеле за этот день – «Я» («продолжительность работы в дневное время») и фактически отработанные 8 часов.
Далее необходимо было соблюсти процедуру привлечения к сверхурочной работе в порядке ст. 99 Трудового кодекса РФ и уже только после согласия работника зафиксировать отправление в командировку.
И задача ответственного за ведение табеля правильно рассчитать часы.
В соответствии с пунктом 4 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г.
N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»[1] днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного; в случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аэропорт Домодедово находится за пределами города Москвы, следовательно, необходимо учитывать время, которое потребуется для проезда к данному аэропорту. Плюс, несмотря на то, что в билете указано время взлета 19.30, работнику требуется время для прохождения регистрации, которая ограничена по времени. Таким образом, от 19.30.
работодатель должен отсчитать фактически затраченное время проезда до аэропорта (например, если работник воспользуется скоростной электричкой до Домодедово, то время в пути составит 45 мин.) и время до окончания регистрации, все вместе это составит около 1,5 часов, т.е. 45 мин. учитывать на проезд к месту отправления и 45 мин.
— на регистрацию на рейс.
Время полета составляет 1 ч. 30 мин. И если каких-либо изменений не будет, то работник прибудет в аэропорт города Санкт-Петербурга Пулково-1 в 21.00. Этот аэропорт находится уже в черте города. Поэтому остается посчитать общее количество часов, затраченных работником на полет до Санкт-Петербурга.
Полтора часа до взлета и 1,5 часа полета до города, итого 3,0 часа. Значит, нашему работнику необходимо проставить в табеле учета за понедельник не только «Я» и 8 часов, но и «С» («продолжительность сверхурочной работы») и 3,0 часа.
Совет
Ведь время до места командирования затрачено сверх установленного режима работы работника и соответствует определению сверхурочной работы, закрепленному в части первой ст. 99 Трудового кодекса РФ.
Учет и оплата времени в командировке
В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируют сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
По смыслу этих норм на время командировки работник прекращает исполнять свою трудовую функцию в месте постоянной работы и исполняет служебное поручение вне места такой работы. Иными словами, находясь в командировке, работник выполняет отдельное служебное поручение, а не трудовую функцию, закрепленную в трудовом договоре. Соответственно время командировки не является рабочим в том смысле, в каком оно определено в ст. 91 ТК РФ.
Выполняя требование ч. 4 ст. 91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для этого применяются унифицированные формы № Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации графы 4 и 6 верхней строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижней — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
День отъезда, день приезда
День отъезда. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства к месту постоянной работы (п. 4 Положения).
День приезда. При отправлении (прибытии) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (возвращения) в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.
Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, нужно учесть время, необходимое для проезда до пункта отправления (п. 4 Положения). В таких случаях день отъезда (приезда) может не совпадать с датой, указанной в проездном билете.
Как учесть средний заработок
Бухучет. Начисление зарплаты в размере среднего заработка за отработанный день отъезда в командировку отражается проводкой: Дебет 20 (26, 25, 44…) Кредит 70. А суммы заработка и начисленных на него страховых взносов признаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).
Налоговый учет. Средний заработок, сохраняемый на время командировки, — это гарантия, установленная законодательством. Такие выплаты признаются расходами на оплату труда на основании п. 6 ст. 255 НК РФ.
НДФЛ и страховые взносы. Суммы среднего заработка облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ) и взносами на случай травматизма (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний»).
Суммы страховых взносов признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп. 1 и 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).