Какие документы нужно предоставить сотруднику при увольнении в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы нужно предоставить сотруднику при увольнении в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.

Как стало в 2023 году

С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:

• ЕФС-1;
• Персонифицированные сведения по физическим лицам;
• Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.

Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.

Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:

Сведения	Документы уволенному в 2022	Документы уволенному в 2023
Трудовая книжка	Трудовая книжка или СТД-Р	Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1
Информация о доходах в месяце увольнения	Расчетный листок	Расчетный листок
Информация для расчета БЛ	Справка 182Н
Информация о доходах и СЗВ-М	Выписка из СЗВ-М	Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка)
Информация о взносах	Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами	РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения)
Информация о стаже	Выписка из СЗВ-стаж	ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения)

Какие документы работодатель обязан выдавать при увольнении в 2023 году

Существует список обязательных документов, которые несут важные сведения как для самого уволенного, так и его будущего работодателя. Перечень документов при увольнении от работодателя в 2022 и 2023 годах между собой существенно отличается. Однако изменения коснулись лишь названия выдаваемых форм, но не их назначения.

Назначение документа	Было в 2022 году	Стало с 2023 года
Трудовая книжка	Бумажный экземпляр или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р)
Сведения о доходах в месяце увольнения	Расчетный лист после окончательного расчета, содержащий сведения о всех начислениях и удержаниях (ст. 136, 140 ТК РФ)
Сведения для расчета пособия по нетрудоспособности	Справка 182н	—
Сведения о застрахованном лице	Выписка из СЗВ-М за последний месяц работы	Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за месяц увольнения
Сведения о взносах	Копия раздела 3 формы РСВ за последний квартал работы
Сведения о стаже	Выписка из СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения	Выписка из формы ЕФC-1 за год увольнения (подраздел 1.2 раздела 1)

В какой срок должны выдать справки при увольнении?

Трудовое законодательство обязывает работодателя выдать документы в следующие сроки:

• справка о заработной плате, трудовая книжка– в день увольнения;
• формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчет по страховым взносам — в день увольнения;

Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК, п.п. 2-2.3, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ.

При отсутствии возможности выдать документы в последний рабочий день, работодатель должен направить работнику уведомление о том, что он обязан их получить либо согласиться на отправку почтовым отправлением. Уведомление направляется по адресу по месту жительства сотрудника.

• остальные справки и копии документов – в течение трех дней от даты подачи заявления с просьбой об их выдаче (ч. 1 ст. 62 ТК).

Рекомендуется фиксировать дату поступления заявления в любом регистрационном регистре (например, журнале входящей корреспонденции), чтобы не допустить проблем, связанных с нарушением сроков.

Что должен получить сотрудник при увольнении?

Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:

• трудовую книжку;
• информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
• также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.

В частности, к ним относятся:

• приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
• дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
• также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
• решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
• медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
• приказ об увольнении.

Справки о размерах заработной платы

Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.

Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.

Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.

Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:

• собственно зарплату;
• премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
• доплаты и надбавки;
• комиссионные;
• «тринадцатую зарплату».

Ответственность за непредоставление документов при увольнении

Не всегда работодатель проявляет ответственность и пунктуальность в вопросах увольнения нежеланных сотрудников или, наоборот, противится уходу ценных работников. Между тем, ст. 62 в Трудовом кодексе устанавливается обязанность выдать бумаги в день увольнения.

Невыполнение влечет за собой административное наказание. Штраф за невыдачу трудовой книжки при увольнении составляет 30-50 тысяч рублей для предприятия, и для руководителя – до 5 тысяч рублей. В крайнем случае, работодателю грозит приостановка деятельности до 3 месяцев.

Если документы не были предоставлены сразу, стоит написать заявление и передать его на предприятие в письменном виде. Если в трехдневный срок просьба не была исполнена, сотрудник вправе обращаться в надзорные органы с жалобой:

• трудовую инспекцию;
• прокуратуру.

Ответственность за невыдачу документов при увольнении сотрудника

Документы при увольнении сотрудника выдавать нужно обязательно, причём без задержек. Если работодатель нарушает данное требование, то ему угрожают разные неприятные последствия. Причём санкции возможны как для компании, так и лично для руководителя.

Юридическое лицо за невыдачу документов в 2022 году могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, а должностное лицо – до 5 тысяч. При повторном нарушении размер штрафа для фирмы возрастает до 70 тысяч, а для руководителя – до 20 тысяч. Плюс ему начинает угрожать дисквалификация до 3 лет.

Соблюдение надлежащего порядка увольнения имеет принципиальное значение. Любые нарушения способны повлечь за собой неприятности как для компании, так и для руководителя. Поэтому лучше такого не допускать.

Когда нужно выдать справки при увольнении

Трудовой кодекс предъявляет к организации жёсткие требования по выдаче увольняющемуся в финальный рабочий день трудовой книжки и расчёта. Все остальные справки и документы работодатель выдаёт человеку по его письменному заявлению, срок для выполнения – 3 рабочих дня.

Знайте: если человек запрашивает справки даже за несколько минут до своего увольнения, кадровая служба обязана их выдать «день в день». Отставляем в сторону все дела и готовим необходимые справки и копии нужных документов. Этого требует закон, и с этим нужно смириться.

При этом заявитель может указать в своём требовании способ получения всех нужных документов, например, почтовым отправлением. Когда человек не хочет или физически не может приехать в офис для получения своей рабочей документации, он имеет право запросить отправить справки почтой или курьером. Компания в этом случае обязана направить на указанный адрес заказное письмо с уведомлением и описью содержимого. Таким образом, можно забрать даже трудовую (но только при письменном волеизъявлении заявителя).

Стоит знать при этом, что запросить пакет документации, касающейся работы, можно в любое время, даже через несколько лет после увольнения. Единственные сложности, которые могут возникнуть в этом случае, – если предприятие будет ликвидировано (ИП закрыто), сложно будет восстановить документы. Но и это возможно, для этого можно попробовать обратить в гос. архив, где должны храниться вся документация о работниках организации. Служащие архива должны восстановить и завизировать нужные данные.

Документы при увольнении в 2021 году – список

Какие справки выдаются при увольнении сотрудника работодателями? Большинство документов готовится заранее ко дню увольнения. Если сотрудник запрашивает дополнительные справки, на это отводится 3 рабочих дня. Это следует учесть, чтобы все получить в один день.

Такие выдаются документы при увольнении:

• трудовая книжка;
• медицинская книжка, если она предоставлялась при трудоустройстве;
• справка о доходах и других выплатах в текущем году, а также за 2 предыдущих;
• сертификаты о дополнительном образовании, предоставленные при содействии работодателя;
• расчетный листок, в котором указывается начисленная заработная плата за последний месяц;
• форма СЗВ-СТАЖ с указанием страхового стажа увольняемого лица;
• форма СЗВ-М с данными о застрахованном лице;
• расчетный листок о заработной плате.

Некоторые документы работодатель не обязан выдавать даже при желании работника. К ним относятся рекомендательные письма и характеристика. Они предоставляются по желанию работодателя. В обязательном порядке их выдача допускается только по запросу из правоохранительных органов или суда.

Дополнительно по запросу работника может предоставляться следующие справки:

• 2-НДФЛ;
• копия трудового договора, если свой экземпляр был утерян работником;
• справка о заработной платы за 3 последних месяцах для предоставления на биржу труда;
• копии документов из личного дела;
• справки о периоде работы на предприятии;
• копии приказов о приеме на работу и увольнении, а также переводах на другие должности.

Документы, которые обязан выдать работодатель

Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.

1. От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
2. Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
3. Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
4. Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
5. Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
6. Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
7. Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.

Работодатель обязан выдать следующие документы:

• трудовую книжку;
• справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
• иные документы по письменному заявлению от работника.

К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:

• приказ о приёме данного сотрудника на работу;
• приказы о повышении работника в должности;
• приказы о переводе работника в другие отделы;
• трудовой договор;
• допсоглашения, если они заключались;
• медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
• приказ об увольнении;
• трудовая книжка.

Что делать, если документы не выдают

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.

Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.

Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.

Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.

Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:

• написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
• направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.

В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:

• написать жалобу в инспекцию по труду;
• написать жалобу в прокуратуру.

Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:

• при личном посещении;
• почтовым отправлением;
• через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.

Зачем работнику справка СТД-Р

Сведения о трудовой деятельности могут понадобиться в разных случаях. Так как форма является официальным документом, подтверждающим стаж, запрашивают её для того, чтобы:

• подать на пособия и компенсации на проезд, оплату ЖКХ;
• пройти профессиональное обучение, аттестацию, сертификацию, переподготовку, получить дополнительную специальность;
• претендовать на доплаты за выслугу лет, надбавки за работу на вредном производстве и в условиях Крайнего Севера;
• трудоустроиться по совместительству.

Вообще при приёме на работу справку могут запросить, но необязательно. Также нет указаний, что её нужно хранить в личном деле.

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

• аттестационных листов;
• дипломов, справок и других бумаг об образовании;
• справок об отсутствии судимости или её наличии;
• документов о повышении квалификации;
• характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Порядок увольнения в 2021 году

Увольнение работника может быть вызвано рядом причин. В зависимости от того, кто стал инициатором процедуры выделяют четыре основания для прекращения трудовых отношений:

1. По желанию работника.
2. По обоюдному соглашению сторон.
3. По инициативе работодателя.
4. По причинам, независящим от сторон.

В каждом случае процесс увольнения имеет свои индивидуальные особенности. В основном, они касаются сроков расторжения договорных обязательств, а иногда и обязательного начисления дополнительных выплат. Дополнительное выходное пособие выплачивается, если работник уволен по сокращению штата или в связи с ликвидацией организации (ст. 178 ТК РФ).

Независимо от причины расторжения трудового договора, процесс увольнения сопровождается обязательным изданием приказа.

В нем указывается причина увольнения и ставится ссылка на статью ТК РФ, по которой сотрудник был уволен. Чаще всего это следующие статьи:

• ст. 78 — увольнение по соглашению сторон;
• ст. 80 — увольнение по собственному желанию работника;
• ст. 81 — увольнение по инициативе работодателя;
• ст. 71 — увольнение по инициативе работодателя по результатам испытательного срока;
• ст. 79 — увольнение в связи с тем, что срок трудового договора истек;
• ст. 83 — смерть работника и другие обстоятельства, которые не зависят от воли сторон договора.

Последний рабочий день

В последний день работы увольняющийся должен получить все причитающиеся выплаты. А именно:

• заработную плату (ст. 140 ТК РФ);
• компенсацию за дни неиспользованного отпуска (ст. 127 ТК РФ);
• дополнительные выплаты (выходное пособие), если они предусмотрены (например, при ликвидации фирмы или при сокращении персонала) (ст. 178 ТК РФ), иные средства, если они полагаются по коллективному договору, локальным актам.

В число обязанностей работодателя входит: выдать работнику при увольнении в 2021 году определенный перечень документов. Их можно разделить на две большие группы:

1. Обязательные бумаги.
2. Документы, которые запрошены сотрудником (если работник не предъявил требование, то, соответственно, их не обязан выдать работодатель).

Особенности увольнения директора

Руководитель по своей сути хоть и является наемным работником, но обладает большими полномочиями. Поэтому при его увольнении по своему желанию существует специальная процедура, которую необходимо соблюдать обязательно.

При увольнении директора существуют следующие особенности:

• По закону, руководитель заключает трудовое соглашение с собственниками организации. Если директор принимает решение уволиться, он должен созвать внеочередное собрание участников фирмы, на котором уведомить их о своем увольнении.
• Срок уведомления собственников о предстоящем увольнении составляет 1 месяц. Закон считает, что этого времени достаточно для того, чтобы найти преемника и передать все дела.
• Если происходит расторжение трудового соглашения с руководителем, необходимо уведомить об этом событии всех партнеров, контролирующие органы, отозвать выпущенные на старого директора ЭЦП и т. д.
• В компании не должно быть периода безвластия. Как только старый директор увольняется, тут же должен быть принят новый.

Похожие записи:

• Как зачесть переплату по страховым взносам из налоговой в 2023 году
• «Путинское» пособие в 2023 году: как получить выплаты на детей до трёх лет
• За что лишают прав в 2023 году