Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Потерял трудовую книжку что делать 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.
Трудовая книжка утеряна работником
Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки. Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.
Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе). Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась. Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.
Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.
Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:
- Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
- Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
- Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.
Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой. Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.
Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям. Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.
Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Ситуации, когда требуется восстановление
Ситуации, при которых может требоваться восстановление документа, подтверждающего стаж, разнообразны.
Среди них могут быть:
- утеря книжки самим работником;
- утеря работодателем;
- порча бланка трудовой книжки (например, в результате механического повреждения).
Отдельно закон указывает на ситуации, когда она бывает утеряна в результате непредвиденного, форс-мажорного происшествия.
Во всех вышеперечисленных случаях важно своевременно начать восстановление документа, поскольку его наличие необходимо для:
- Трудоустройства. Трудовая книжка является обязательным документом при оформлении трудовых отношений.
- Подтверждения опыта работы. Многие работодатели, при подборе персонала на некоторые должности, требует от потенциальных сотрудников определенного опыта работы по специальности.
- Подтверждение стажа работы. При обращении в ряд государственных органов, в частности в Пенсионный фонд России, трудовая книжка является единственным подтверждением, который содержит необходимые сведения о периодах осуществления рабочей деятельности.
Что делать в случае утраты
Помимо оформления самого дубликата, часто требуется восстановить информацию из нее. В этом случае не важно, произошла утеря трудовой книжки работником или работодателем.
Вот инструкция, что делать, если потерял трудовую книжку, и как восстанавливать данные из нее:
Шаг 1. Обратиться к текущему работодателю или последнему из работодателей, если на момент утраты гражданин нетрудоустроен, с заявлением о выдаче дубликата трудовой. Работодатель, получивший запрос, в течение 15 дней обязан выдать дубликат. В дубликат внесут информацию о работе гражданина в компании, которая этот дубликат выдает. Если гражданину необходимо внести более ранние записи, информацию о них необходимо запрашивать.
Шаг 2. Посетить или направить письменные запросы к бывшим работодателям с просьбой предоставить справку о периоде работы гражданина у них. Если все предыдущие работодатели все еще существуют и функционируют, они предоставят необходимую информацию, которую гражданин передаст для включения в дубликат трудовой. Если организации ликвидированы, придется делать запросы дальше.
Шаг 3. Направить запросы в Пенсионный фонд РФ и государственный архив по месту нахождения работодателей о предоставлении информации о предыдущих местах. Ответ из госархива более полезен, поскольку ПФ РФ даст данные только о стаже работы и среднем заработке, он не располагает сведениями о документах, которые оформлялись в период работы на гражданина, и его наградах.
Шаг 4. Если запросы в официальные инстанции не дали результата, следует подать в суд заявление об установлении юридических фактов работы в тех или иных организациях. Суд в ходе собственного расследования тоже подаст запросы в ПФ РФ, архив и прошлым работодателям. Судебные обращения, как правило, имеют лучший результат.
Что делать, если потерял трудовую книжку?
Если трудовая книжка была утеряна работником после увольнения, ему следует обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей. Оформить дубликат бывший работодатель должен в течение 15 дней со дня подачи заявления.
При поступлении на новое место работы работнику, у которого нет трудовой книжки, новый работодатель обязан оформить не дубликат, а новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа.
В новую трудовую книжку работодатель может занести только информацию о выполняемой у него работе, а также о работе по совместительству (по желанию работника) и некоторых других периодах, в частности о периоде военной службы (ч. 5 ст. 65, ч. 5 ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации; п. п. 10, 20, 21 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).
Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?
Что делать, если потерял трудовую книжку сам работник? В таком случае согласно п. «Правил ведения и хранения трудовых книжек», утвержденных правительственным постановлением № 225 от 16.04.2003 г., работнику при утере трудовой книжки выдается ее дубликат. Для его оформления необходимо документальное подтверждение о работе на прошлых рабочих местах. Сбором необходимых документов работнику придется заниматься самостоятельно.
Весь процесс состоит из нескольких последовательных этапов:
1.Собрать документы, подтверждающие предыдущие места работы (копии приказов о приеме, переводе, увольнении; справки о периоде труда, трудовые контракты, выписки из лицевого счета застрахованного гражданина и пр.).
2.Подать работодателю заявление об утере трудовой книжки с просьбой об оформлении ее дубликата.
3.Проставить в новой трудовой книжке печати и подписи прошлых работодателей.
Заявление об утере трудовой книжки: образец
Составить заявление несложно самостоятельно, воспользовавшись образцом. Порядок оформления следующий:
- В верхней части указываются сведения об адресате (должность, ФИО руководителя, наименование фирмы) и заявителе (свои ФИО и должность).
- Посередине листа пишется наименование документа: «заявление».
- С новой строки излагается факт утери без объяснения причин происшествия и просьба о том, чтобы работодателем была оформлена новая трудовая книжка взамен утерянной. Если заявление пишется при поступлении на новую работу, важно сослаться на ч. 5 ст. 65 ТК РФ об обязанности нового работодателя выдать новый документ.
- В заключительной части ставится подпись заявителя с расшифровкой.
Как и где получить дубликат трудовой книжки после утери?
Как и где получить дубликат трудовой книжки после утери? Самым легким и быстрым способом, а также бесплатным является визит в отделение МФЦ или ПФР.
Первое, что рекомендуется сделать, – это собрать сведения по поводу пакета документов, который будет необходим для восстановления утерянной ТК. Существенным плюсом в данном вопросе является универсальность собранных бумаг. Куда бы вы ни обратились, от вас потребуется:
- паспорт РФ;
- номер страхового счета;
- новая трудовая книжка;
- копия старой ТК (если есть);
- заявление с просьбой восстановить документ.
На каких основаниях вносятся записи в новую трудовую?
Потеря трудовой книжки может превратить вашу жизнь в сущий кошмар. Ведь придется поднимать документы за все время трудового стажа и переносить их в новый документ. Вполне логично, что все сведения, содержащиеся в трудовой, должны быть официально подтверждены. Основанием для внесения записи будут считаться:
- трудовые договоры и соглашения;
- справки и выписки из архивов о работе в организациях, которые в нынешнее время не работают;
- справки из мест бывшей трудовой деятельности, подписанные руководством;
- выписки из приказов, благодарностей и т. д.;
- ведомости о выплате зарплаты, в том числе распечатки с банковской карты, копии чеков и т. д.;
- постановление судебных инстанций об установлении стажа.
Что делать при ликвидации предприятия
Если организация уже не работает, то все данные по вашей трудовой деятельности можно найти только в архивах. Как мы уже говорили, процесс решения вопроса через архив небыстрый. Но проблема усугубляется, если в архивах нет данных (вполне распространенная ситуация) или доступ к информации ограничен. Тогда вопрос решается через суд. Это длительный процесс, связанный с денежными затратами, но в некоторых случаях это единственный шанс восстановить трудовую книжку.
Трудовая книжка — главный документ для получения пенсии. При переходе на электронные носители проблем со сбором утерянных данных станет меньше, но даже сейчас шанс достаточно быстро восстановить утраченную информацию высокий и им обязательно стоит воспользоваться.
Как восстановить записи из утерянного документа
Если трудовая книжка утеряна, это не означает, что и вся пенсия также утеряна. Стаж можно подтвердить определёнными документами. Это:
- трудовые договоры;
- книжки колхозника;
- различные выписки и справки;
- ведомости о выплате зарплаты или расчётные листки.
Если предприятие, на котором ранее работал сотрудник, потерявший документ, ликвидировано, не стоит отчаиваться. Сведения обо всех работниках хранятся в архиве. Нужно понять, в какой именно архив обращаться. Если с момента увольнения прошло менее 15 лет, то в местную архивную организация. Если же более, то в архив по муниципальному образованию.
Если всё в порядке, и у работника хранятся копии трудовых договоров или другие документы, то с восстановлением записей проблем не будет. Ещё один вариант – восстановление сведений по копии трудовой книжки. Нередко бывает так, что сам работник или его начальство заранее делают копию документа. Она может понадобиться в различных ситуациях. Но это должна быть не просто копия, а правильно оформленная копия:
- копия снимается со всех необходимых листов книжки;
- на каждой странице должна быть запись «копия верна». Она может быть сделана от руки или поставлена штампом;
- под каждой записью «копия верна» должна стоять подпись ответственного работника, а также «живая» печать организации;
- если страниц несколько, то они нумеруются и сшиваются.
Работодатель потерял трудовую книжку работника: что делать?
В этом случае необходимо подать работодателю письменное заявление о выдаче дубликата. Остальные хлопоты по восстановлению сведений закон возлагает на предприятие. Однако, в реальности здесь возможны два исхода событий:
1.Признание работодателем своей вины и его самостоятельная с содействием в новом трудоустройстве: выдачей характеристики на работника, копии трудового контракта, справки об утере трудовой книжки.
2.Сопротивление работодателя и попытка уйти от ответственности.
В первой ситуации все понятно. Если же работодатель потерял трудовую книжку, что делать в случае его недобросовестности? Выход один – обращение в суд за восстановлением документа, а также получением материальной и моральной компенсации.
Возможные действия при утере трудовой книжки по собственной вине и по вине работодателя
Трудовая книжка – индивидуальный документ, содержащий основные сведения в отношении трудовой деятельности гражданина. Трудовая книжка заводится работодателем при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего сопровождает его на протяжении всей трудовой карьеры.
При трудоустройстве на новом месте книжка передается работником в кадровый департамент организации-работодателя и хранится там вплоть до увольнения, после чего должна быть возвращена законному владельцу.
- Необходимость наличия трудовой книжки
- Восстановление трудовой книжки при ее утере или порче
- Дубликат трудовой книжки
- Отсутствие подтвердительных документов
- Восстановление при утере по вине работодателя
- Злонамеренное удержание трудовой книжки работодателем
На практике же нередки ситуации, в которых работник сталкивается с тем, что его трудовая книжка по тем или иным причинам теряется либо подвергается порче – по вине самого работника либо сотрудников организации-работодателя.
Получение дубликата работающим гражданином
Если человек официально трудоустроен в какой-либо организации, его книжка хранится у работодателя. Но сотрудник может запросить ее на руки на некоторое время, например, для предъявления в органы социального страхования или иные инстанции. Список ситуаций, в которых работодатель имеет право выдать на руки документ, перечислен в ст. 62 Трудового кодекса РФ.
Естественно, в ходе пользования, гражданин может потерять или испортить книжку. Чтобы восстановить потерянную трудовую книжку в такой ситуации необходимо обратиться в отдел кадров по месту работы с соответствующим заявлением. Бланки заявлений обычно имеются у кадровика.
После подачи обращения, дубликат ТрК будет восстановлен в течение 15 дней (этот срок также регламентирован законом). Сотрудник должен быть приглашен в отдел кадров, чтобы удостовериться в готовности документа и расписаться в нем.
Трудовое законодательство устанавливает определенный порядок трудоустройства человека. В качестве обязательных документов соискатель обязан предоставить трудовую книжку. Именно в ней будет произведена запись о его приеме на работу, а также о дальнейших действиях сотрудника. На протяжении всего времени, пока человек является сотрудником определенной организации, его книжка хранится у работодателя.
Выдача книжки осуществляется в последний рабочий день, когда человек увольняется. В случае необходимости предъявления этой книжки в другие государственные или частные организации работодатель должен предоставить выписку или заверенную копию документа. Оригинал книжки может быть выдан сотруднику только в случае необходимости предъявления ее в Соцстрах. В остальных случаях книжка выдаче не подлежит.
Также Трудовое законодательство регламентирует порядок получения новой книжки и восстановления старой. Установлены основные причины утраты документа:
- потеря его самим владельцем;
- потеря работодателем;
- кража документа;
- порча книжки;
- массовая утрата документов в связи с форс-мажорными обстоятельствами.
В любом из перечисленных случаев необходимо действовать для получения книжки. Так как это юридический документ и без него невозможно официально трудоустроиться.