Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возврат денег из кассы не в день покупки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Порядок оформления возврата по онлайн-кассам зависит от установленной модели, ее функциональных возможностей, версии прошивки и программного обеспечения. Клиенту вручается чек с признаком расчета «возврат прихода».
Когда нужно делать возврат товара по онлайн-кассам
Возврат по онлайн-кассам происходит иначе, чем возврат на ККТ старого типа. Как технически провести процедуру возврата зависит от модели вашей онлайн-кассы и ее возможностей, а также программного обеспечения и версии прошивки.
Чтобы произвести возврат покупки покупателю необходимо пробить специальный чек. Признак расчета, при котором денежные средства возвращаются покупателю — физическому лицу, называется возвратом прихода. Его оформляют, когда:
Необходимость вернуть покупателю деньги за приобретенный им товар, от которого он отказывается.
Некорректное значение стоимости или количества товара в чеке (ошибка продавца при оформлении).
После возврата товара и получения денежных средств в размере полной его стоимости покупателю вручается кассовый чек, в котором прописано, что произошел «возврат прихода». Однако для налоговой инспекции одного только чека недостаточно, поэтому нужно озаботиться оформлением прочих документов, которые подтверждают корректность проведенной процедуры возврата товара через онлайн-кассу.
Слева вы видите, как выглядит чек на возврат прихода.
Какие бывают признаки расчета в чеке любого вида и формата
Этим термином описывается одни из обязательных исходных данных, указываемых на кассовой квитанции. Он должен присутствовать на документе независимо от того, в бумажном или электронном виде тот представлен покупателю. Возможные варианты реквизитов установлены федеральным законодательством. Среди них:
-
Приход – стандартная реализация товаров, фиксирует момент, когда приобретатель вручает деньги продавцу и получает взамен покупки.
-
Возврат прихода – печатается, когда происходит обратная операция, то есть приобретенная вещь возвращается в магазин, а на руки покупателю возвращаются его денежные средства наличными или на карту.
-
Расход – оформление выдачи материальных средств клиенту из кассы за полученные от него вещи. Используется в пунктах приема металлолома, ломбардах и других подобных учреждениях.
-
Возврат расхода – обратная операция. Применяется крайне редко, но тем не менее возможна.
Следует отметить, что процедура требует распечатки нового чека, поскольку все полученные кассовым аппаратом сведения сразу передаются в отдел налоговой службы. На первый взгляд, это создает некоторые трудности, но на самом деле приносит и удобство, причем не только покупателю, но и продавцу. Благодаря такому введению не приходится дополнительно создавать акт, что экономит время.
Как сделать возврат по эквайрингу
У этой процедуры есть несколько особенностей:
- деньги можно вернуть вне зависимости от того, платил он смартфоном, картой, по QR-коду или наличкой;
- продавец может вернуть всю сумму или только часть – например, покупатель приобрёл две сумки, но хочет вернуть только одну;
- деньги перечисляются туда, откуда пришли – если покупатель расплатился наличными, нельзя делать возврат на карту, и наоборот;
- для продавца возврат бывает платным и бесплатным – наличие и размер комиссии зависят от тарифа эквайринга;
- если покупатель не просто возвращает товар, а хочет обменять его на более дорогой, проводить возврат через эквайринг не нужно – кассир списывает недостающую сумму с карты или берет наличными;
- продавец не имеет права возмещать свою комиссию за счёт покупателя – большинство банков не «отдают» её при операции возврата, но по закону нужно выдать полную сумму, а расходы на эквайринг ложатся на плечи продавца;
- вернуть деньги покупатель вправе только в том магазине, где оплатил – и оплата, и возврат (отмена) должны пройти по одной кассе;
- в одностороннем порядке ни вернуть, ни списать деньги с карты нельзя – даже если кассир ошибся и отдал товар, например, без закрытия чека, погасить недостачу в кассе принудительным списанием нельзя.
Когда составляется акт о возврате денежных средств покупателю
Ситуации, когда покупатель хочет вернуть купленный товар, возникают довольно часто. Возможность такого возврата предусмотрена законом «О защите прав потребителей» от 07.02.92 № 2300-1.
До перехода на онлайн-кассы порядок действий кассира и руководства компании зависел от того, внес покупатель оплату в кассу наличными или расплатился картой, а также от момента возврата (в день покупки или позднее).
Подробнее о том, какие требования нужно соблюдать при работе с наличкой, см. в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Если покупатель расплатился наличными и вернул товар в день его покупки, факт возврата денег покупателем продавцу оформлялся с использованием унифицированной формы КМ-3, носящей название «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». На чеке представитель администрации магазина должен был поставить свою разрешительную подпись как основание для выдачи наличных денег из кассы. Чек наклеивался на отдельный лист и вместе с актом КМ-3 передавался в бухгалтерию.
Остановимся подробнее на заполнении формы КМ-3.
Объяснительная по возврату чека
Может возникнуть и другая ситуация. Ошибка обнаружена самим кассиром после подготовки ежедневного отчёта. Кассир делает те же самые действия, что и в первой ситуации, но не вносит данные об ошибке в свой журнал.
Бухгалтер должен сделать РКО на сумму разницы и подписать его у руководителя, и у кассира. Ордер выписывается из «бухгалтерской» кассы, так как дневная выручка по конкретной кассовой машине уже оприходована.
Точно так же, как и в первом случае, кассир должен написать объяснительную записку о происшествии. Информация в этом документе указывается точно такая же, как и в первой ситуации. Кассир точно также указывает:
- «шапку» документа:
- наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
- должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ. Как правило, это руководитель организации или же структурного подразделения.
- название документа;
- заголовок – то есть основание. В данном случае, «о возврате чека»;
- текст документа. Здесь провинившийся сотрудник лаконично описывает причины, по которым он опоздал сегодня на работу. Кроме того, он должен указать:
- дату происшествия;
- название ККМ;
- её заводской номер;
- номер ошибочно пробитого чека;
- сумма ошибки;
- причины произошедшего. Это может быть невнимательность кассира, неисправность техники и прочее;
- Затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.
Как оформить ошибочно пробитый чек?
Способ исправления ошибки зависит от того, когда ее выявили.
Кассир составил чек на сумму большую необходимой, покупатель заметил разницу и сразу указал ответственному сотруднику на нее.
В этом случае нужно забрать неверный документ у покупателя и выдать ему правильный. В конце дня работник составит отчет п форме КМ-3, в котором отразит сумму возврата по неиспользованным и ошибочным чекам.
Неверный документ обязательно нужно приложить к отчету, поставив на нем отметку «Погашено». Если он отпечатан на термобумаге, рекомендуется снять с него копию. Текст, нанесенный на такую бумагу, быстро выцветает, и дополнительные меры позволят избежать проблем с контролирующими инстанциями.
Относительно совершенной ошибки кассир обязан в конце дня написать объяснительную на имя руководителя фирмы. В этой бумаге указываются причины допущенной оплошности: невнимательность, проблемы в работе кассовой аппаратуры и т.д.
Делать чек на дельту нет необходимости: эта операция не повлияет на величину налога, рассчитываемую кассовым аппаратом. Она может быть необходима только для упрощения ведения бухгалтерского отчета внутри организации. Сумма ошибочно пробитых чеков отражается в кассовом журнале в графе 15. Делать РКО не нужно.
Основание для уменьшения дневной выручки – КМ-3. Ошибочно пробитый чек вычитается из полученной суммы. Отчет распечатывается в одном экземпляре и подписывается директором компании, руководителем отдела и сотрудником кассы.
Если чек был пробит на сумму, меньшую нужной, следует выбить документ на разницу. Кассир не имеет права не выполнить эту операцию: его действия будут расценены налоговыми органами как неиспользование ККМ, что влечет серьезные штрафы для организации. Согласно действующей практике, чек на неполную сумму приравнивается к невыданному.
Если ошибку обнаружили после подготовки ежедневного отчета с гашением, ее необходимо исправить. Порядок действий ответственного сотрудника аналогичен Ситуации №1, за исключением пункта о внесении данных в журнал кассира.
Аннулирование ошибочной операции делается путем создание РКО на разницу. Ордер выдается из «головной кассы», потому что к этому моменту дневная выручка уже оприходована.
Оставить недочет неисправленным нельзя. Действия компаний, связанные с применением ККМ, строго контролируются налоговыми службами. Нарушения караются штрафами, составляющими 40-50 тыс. рублей за одну оплошность. Поэтому кассиру следует знать инструкцию по корректировке ошибок и применять ее на практике.
За какой товар можно вернуть деньги
Существует несколько случаев, в которых потребитель вправе вернуть оплату за покупку:
- Плохое качество. Потребитель может вернуть любой товар с производственным браком, истёкшим сроком хранения и другими недостаткам, возникшими по вине производителя или продавца. Сроки обращения зависят от товара: пищевую продукцию нужно вернуть до истечения срока годности (или доказать, что он закончился до покупки), технику — до окончания гарантии. Клиент вправе заменить товар на аналогичный или другой (с перерасчётом суммы оплаты), попросить безвозмездно устранить неисправность, получить соразмерное дефекту возмещение или полностью отказаться от покупки. Если вы сомневаетесь в причине поломки, изделие можно отправить на экспертизу;
- Не подошёл размер, расцветка и форма. Клиент имеет право вернуть товар, который ему не подошёл, и получить замену или денежную компенсацию. Срок обращения — две недели без учёта дня покупки. Кассовый чек, упаковка и ярлыки следует сохранить, а само изделие не должно быть использовано. Не получится вернуть качественные продовольственные продукты и изделия из списка не подлежащих обмену. К ним относятся:
- Транспорт (автомобили, велосипеды, мотоциклы и другой);
- Бытовая техника, на которую распространяется гарантия изготовителя;
- Предметы личной гигиены (зубные щётки, расчёски, украшения для волос, парики, подгузники и т. д.);
- Чулочно-носочные изделия и нижнее бельё;
- Косметическая и парфюмерная продукция;
- Ювелирные изделия;
- Химикаты, пестициды и бытовая химия;
- Контактные линзы;
- Лекарства;
- Мебель и элементы декора;
- Провода, кабели и шнуры;
- Животные и растения;
- Текстиль, продающийся по метражу;
- Печатная продукция (кроме периодической).
- Клиент забирает предоплату. Если продавец ещё не выполнил свои обязательства по поставке продукции, покупатель вправе получить обратно внесённый им авансовый платёж.
Выводы: общий порядок действий продавца при возврате
Итак, продавцу для полноценного документирования операции по возврату товара в самом общем случае необходимо:
- Запросить у покупателя заявление на возврат (как вариант — по форме, разработанной самим торговым предприятием).
- Составить при необходимости Акт о сдаче товара и согласовать его с покупателем.
Хорошее дело — сделать копии заявления и акта и выдать их покупателю.
- Провести операцию возврата на онлайн-кассе — сформировав чек с признаком «возврат прихода».
А если причина возврата — неверная сумма в чеке, то сформировать аннулирующий чек с указанным признаком и новый — правильный.
Все чеки нужно отдать покупателю.
- В конце дня:
- сформировать отчет о состоянии счетчиков и отчет о закрытии смены на онлайн-кассе;
- заполнить ПКО на сумму, уменьшенную на ту, что соответствует сумме по чеку с признаком «возврат прихода».
Если так принято в организации — то заполнить РКО. Внести сведения по ордерам в Кассовую книгу.
Отличие чека коррекции от чека возврата
Если торговый работник допустил оплошность, следствием которой стала недостача в кассе, то требуется напечатать корректирующий чек. Например, продажа товаров не подтверждается чеком. Мотивом этого выступает технический сбой либо погрешность продавца. В кассе образуются излишки. Для объяснения излишков либо недостачи кассиру следует пробить корректирующий чек.
Такой чек передается в фискальные структуры, он является документом строгой отчетности. Чек коррекции должен подтверждаться служебной запиской в связи с излишками (недостачей), объяснительной и прочее. Сотрудники налоговой проверяют представленную документацию и могут потребовать дополнительных объяснений.
Важно! Руководству торговой точки следует оповестить налоговые органы о корректировке и возникшей недостаче. Если сотрудники ФНС узнают об этом от других лиц, то к торговой точке применяются штрафные санкции.
Коррекция не проводится, если потребитель принес продукцию в магазин для вторичной реализации. Нужна возвратная документация.
Признак расчета в кассовом чеке
Настоящим законодательством предусмотрено две формы кассового чека: печатный (обязательный) и электронный (выдается по требованию покупателя). При этом каждый кассовый чек независимо от формы должен содержать информацию:
- Реквизиты продавца (субъекта бизнеса, участвующего в операции купли-продажи);
- Номер кассового чека;
- Система налогообложения;
- Сумма продажи;
- Дата и время печати кассового чека;
- Признак расчета
- Номер фискального накопителя и все данные об операторе и т.д.
| Признак расчета | Момент формирования кассового чека |
| Приход | Совершение покупки, передача денежных средств от покупателя продавцу |
| Возврат прихода | Возврат товара покупателем с последующей передачей денежных средств от продавца к покупателю |
| Расход | Передача денежных средств покупателю |
| Возврат расхода | Покупатель возвращает денежные средства, переданные ему от продавца |
Что необходимо знать предпринимателю о возврате подотчётных сумм в кассу
В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014г. №3210-У, юрлица могут выдавать сотрудникам наличные средства на командировочные расходы или на хозяйственные нужды. Предпринимателям и самозанятым гражданам, помимо этих двух причин, можно брать наличные средства также на личные цели.
Выдача подотчётной наличности оформляется по следующей схеме:
-
Сотрудник пишет заявление (в свободной форме) на имя руководителя организации. В нём требуется указать цель и сумму получения аванса, а также срок, на который он предоставляется.
-
После того как руководитель его подпишет, выпускается приказ о предоставлении наличных средств под отчет.
-
Кассир формирует расходно-кассовый ордер и выдаёт деньги заявителю.
Оформление возврата товара с 2017 года
Согласно ФЗ-54 и новым форматам фискальных документов кассовые аппараты обязаны формировать чек возврата прихода. Такой чек содержит все требуемые реквизиты (такие как: наименование товара, НДС, стоимость с учетом скидок и надбавок, колличество возвращенного товара). Чек возврата прихода можно оформить не только в день покупки, а согласно законодательству в течении 14 дней.
При возврате нескольких товаров из группы оформляется чек возврата прихода только за возвращаемые товары. Если клиент производил оплату электронным платежом, то возврат так же будет электронным платежом.
Чек возврата прихода обязательно передается покупателю. Никаких дополнительных документов оформлять не требуется. Все данные по возврату будут автоматически передены ОФД (а с серверов ОФД в ФНС). Для учета можно использовать данные из личного кабинета ОФД. Для защиты от недобросовестных покупателей с последних можно требовать заявление на возврат товара.
Оформление возврата товара по онлайн-кассе на карту
Если товар был оплачен наличными, покупатель вправе потребовать, чтобы денежные средства были возвращены либо наличными из денежного ящика кассы, либо переводом средств на расчетный счет (т.е. безналичный расчет).
В случае возврата на расчетный счет, покупателю необходимо написать соответствующее заявление.
А если товар был оплачен банковской картой, возврат по онлайн-кассе строго должен быть оформлен только по безналичному расчету.
Для того, чтобы произвести возврат, кассиру необходимо вставить карту покупателя в платежный терминал и выбрать соответствующую операцию. Срок зачисления денежных средств в этом случае составляет около 3 рабочих дней.
Но в данном процессе задействованы три лица: продавец, покупатель и банк, поэтому схема возврата выглядит следующим образом:
Соответственно срок возврата денежных средств может варьироваться в большую или меньшую сторону.