Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто ведет учет рабочего времени в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Программные средства
Можно разделить программы учета рабочего времени на две группы: кадровые и бухгалтерские приложения и тайм-трекеры. Первые отвечают за кадры и расчет заплаты по российскому законодательству, вторые обеспечивают работодателю контроль эффективности работы сотрудников.
Среди наиболее часто используемых программ:
- «1 С: Зарплата и управление персоналом». Ее используют многие российские компании, она содержит все формы унифицированной отчетности и корректный справочник причин отсутствия персонала или поводов для начисления сверхурочных;
- «Парус – Кадры». Программа обеспечивает только кадровый учет, без начисления зарплаты, и синхронизируется с бухгалтерским приложением того же разработчика. В качестве отдельной опции добавлен журнал ведения отпускных и больничных. Наилучшим образом подходит для госслужащих;
- «Босс-Кадровик». Содержит все предусмотренные законодательством формы, отражает действующие требования по охране труда и их влияние на режим дня и учет рабочего времени, помогает рассчитать заработную плату;
- Navision HR. Полноценное приложение для управления персоналом с функцией ведения журнала контроля рабочего времени. Синхронизируется с некоторыми тайм-трекерами, но имеет все минусы, связанные с использованием софта от зарубежных разработчиков;
- SAP HCM. Внедряется на крупных предприятиях. Содержит все необходимые кадровому и проектному менеджеру функции. Посчитает не только заплаты на основе данных записи рабочего времени, но и премию на основании анализа достижения ключевых показателей эффективности.
Образец приказа о назначении ответственного
Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.
В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
Методы, как вести учет рабочего времени сотрудников
Вариантов, как можно осуществлять описанную в статье процедуру, существует немало. В этом разделе будут разобраны наиболее распространенные.
Первый – бумажный журнал. Это «классический» подход, который используется на протяжении многих десятилетий. Его суть заключается в том, что информация хранится на бумажных носителях. Хотя многие организации до сих пор пользуются ими, такой тип уже устарел.
Другой выход – видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предусматривать наличие сотрудника за пультом. Второй вариант делает систему более эффективной. Работник будет отслеживать соблюдение внутреннего распорядка и фиксировать нарушения со стороны персонала. Преимущество такого подхода в возможность оценить продуктивность каждого специалиста в выполнении задач. Минус – необходимость закупать дополнительное оборудование.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
Порядок заполнения табеля учета рабочего времени. Пошаговая инструкция
Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.
При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».
Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.
Не учитываются данные по таким работникам:
-
трудящимся неофициально;
-
внешним совместителям;
-
работающим на основании гражданско-правового договора.
Суммированный учет рабочего времени сотрудников
При таком типе учета рабочего времени оплата труда осуществляется из расчета по часам. Рассмотрим это на примере.
Допустим, ежемесячный оклад работника — 30 тыс. руб. При этом в компании используют суммированный учет трудового времени. Отчетным периодом считают квартал. Установленная продолжительность рабочей недели — 40 часов. Предположим, норматив трудовых часов в необходимом периоде (втором квартале 2018 года) будет равен 528 часов. Из них в апреле — 168 часов. Но сотрудник отработал не 14, а 13 смен по 12 часов, то есть 156 часов.
Чтобы вычислить заработную плату сотрудника за апрель, нужно будет найти размер тарифной ставки за час — разделить оклад в 30 тыс. руб. на 168 часов норматива в месяц. Тариф в час составит 178,57 руб. Соответственно, зарплата этого сотрудника за апрель составит: 156 отработанных часов × 178,57 = 27 856,92 руб.
Существует еще один метод расчета заработной платы при суммированном учете рабочего времени, в соответствии с которым учитывают среднемесячное число рабочих часов в году.
Системный подход к учету рабочего времени
Учет трудового времени и норм ежедневной выработки на любом предприятии — это законодательно закрепленная за руководителем обязанность, но выбор методов, видов и форм учета является его прерогативой.
Для различных категорий сотрудников можно подобрать разные способы контроля отработанного времени, в зависимости от характера их служебных задач и степени использования ПК в ежедневной деятельности. Существуют современные программы, которые облегчают учет и определяют показатели качества работы, которые невозможно измерить вручную.
Применяя оптимально подходящий вид учета и используя современные средства автоматизации, можно не только соблюсти требования законодательства, но и существенно улучшить показатели продуктивности штата в организации. Планирование и учет рабочего времени с применением систем мониторинга выводит понятие об эффективности труда на новый уровень, где руководитель становится активным участником процесса, принимая верные кадровые решения на основе отчетных данных.
Кто утверждает табель учета рабочего времени в учреждениях?
Формы Т-12 и Т-13, а также разработанные самостоятельно образцы применяются лишь в ограниченном числе случаев. В частности, по отношению ко многим учреждениям должна применяться форма 0504421, утвержденная приказом Минфина РФ № 52н от 30.03.2015. Правила, установленные этим приказом, значительно отличаются от тех, что предусмотрены постановлением Госкомстата РФ № 1.
В частности, по приказу № 52н табель не должен проходить согласование с кадровой службой. В результате подпись кадровика не требуется, поэтому документ, составленный лицом, назначенным приказом по организации, им же подписывается и сразу передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.
В методических указаниях, утвержденных тем же приказом, указывается, что табель по форме 0504421 может корректироваться в случаях, когда обнаружена недостоверность указанной в нем информации. В этом случае ответственное лицо составляет корректирующий табель и также передает его в бухгалтерию.
Кто же может быть назначен ответственным за составление и утверждение табеля? Здесь ответ могут дать должностные инструкции, утвержденные в учреждении. При их подготовке же обычно ориентируются на квалификационный справочник должностей, утвержденный постановлением Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998, согласно которому организация табельного учета в организации возлагается на начальника отдела кадров. Личного ведения табеля от начальника при этом не требуется. Он может лишь контролировать работу табельщиков, непосредственно ведущих составление документов.
Форма Т-13. Особенности формы
Согласно ст. 91 ТК РФ, учёт рабочего времени обязан вести каждый работодатель. Для этого он может использовать унифицированную форму или же разработать свою.
Существует 2 унифицированных формы табеля учёта рабочего времени. Обе они утверждены Госкомстатом. Это:
- форма Т-12;
- форма Т-13.
Форма Т-13 используется тогда, когда на предприятии ведётся автоматизированный учёт. То есть на входе и на выходе работник отмечает своё присутствие с помощью специального пропуска, который он прикладывает к считывающему устройству. Это устройство отмечает время прихода на работу и время ухода.
Заполняет табель ответственный человек, в обязанности которого это входит. В зависимости от специфики деятельности фирмы, заполнение может иметь свои нюансы. Поэтому их целесообразно прописать в соответствующем локальном акте. Также необходимо учесть и отразить следующие моменты:
- назначение ответственного (или ответственных) за ведение табеля;
- необходимость ведения отдельных табелей по подразделениям;
- утверждение дополнительных кодов для выходов или невыходов на работу;
- утверждение порядка отражения данных в табеле: все факты присутствия/отсутствия или только невыходы;
- определение порядка отражения данных по выходам/невыходам в сложных или нестандартных ситуациях.
Учитываем нюансы организации
Каждое предприятие имеет свои особенности и их нужно учесть. Определите, как в вашем случае будут происходить процессы передачи информации в отдел кадров:
- Требуется ли бумажная форма документа?
- Будете ли вы на основании полученных данных формировать один, общий табель или их будет несколько?
- Нужна ли фактическая информация о рабочих часах, не влияющая на размер зарплаты?
- Как обозначить переработки, работу в выходные дни и праздники?
- В какие даты должны передаваться заявления на отпуск?
- Нужна ли вам информация о больничных листах сразу после их открытия?
- В какие сроки вы хотите получить закрытые больничные листы?
Учёт отработанных часов и дней – очень чувствительная тема, так как от этого часто зависит расчёт зарплаты сотрудников.
Не вести такой учёт нельзя. Но вот формат табеля может быть гибким. Вместо унифицированных форм вы можете ввести в обиход свою собственную, которая будет максимально соответствовать особенностям вашего бизнеса. Плюс, вы можете задействовать для заполнения табеля системы автоматизации, в том числе, связанные со СКУД и другими комплексными решениями (программными, программно-аппаратными).
Сам табель – это важный документ, который после подписания должен храниться в архиве как минимум ещё 5 лет. За отсутствие или отказ от ведения табеля предусмотрены официальные штрафы, их могут выписать проверяющие органы. Санкции есть как для всей организации, так и для конкретного ответственного лица.
Учёт рабочего времени в табеле
Вносить данные в табель допускается двумя способами: сплошным (ежедневная фиксация всех явок и отсутствия на рабочем месте) и выборочным (отметки только по неявкам, опозданиям, переработкам и т.д.).
Основные обозначения, которые используются при заполнении табеля, приведены в таблице:
| Рабочее время | Буквенное обозначение | Цифровой код |
| Явка по обычному графику | Я | 01 |
| Ночные часы | Н | 02 |
| Выход в праздничные и выходные | РП | 03 |
| Переработка | C | 05 |
| Дни командировки | К | 06 |
| Отпуск | ОТ | 09 |
| Дополнительный отпуск | ОД | 10 |
| Учебный отпуск | У | 11 |
| Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства | УВ | 12 |
| Учебный отпуск за свой счёт | УД | 13 |
| Декретный отпуск | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет | ОЖ | 15 |
| Административный отпуск с разрешения руководителя | ДО | 16 |
| Отпуск за свой счёт в случаях, предусмотренных законом | ОЗ | 17 |
| Больничный | Б | 19 |
| Неоплачиваемая нетрудоспособность | Т | 20 |
| Сокращённая продолжительность рабочего дня, положенная по закону отдельным категориям работников | ЛЧ | 21 |
| Отсутствие на работе в связи с исполнением общественных обязанностей | Г | 23 |
| Прогул | ПР | 24 |
| Сокращённый рабочий день по инициативе работодателя | НС | 25 |
| Нерабочие дни | В | 26 |
| Отсутствие по неизвестной причине | НН | 30 |
| Простой по вине организации | РП | 31 |
| Простой по вине сотрудника | ВП | 33 |