Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно написать объяснительную в налоговую инспекцию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Довольно часто встречаются ситуации, когда один и тот же экономический показатель имеет разные значения в предоставленных формах фискальной отчетности. Такие расхождения вызваны тем, что для каждого налога, сбора, взноса установлены индивидуальные правила определения налогооблагаемой базы. И если налоговики требуют предоставить разъяснения по этому вопросу, предоставьте разъяснения в свободной форме. В тексте укажите конкретные причины, из-за чего образовались расхождения.
Общий порядок, как написать письмо в налоговую о разъяснении, таков:
- Составляем ответ на фирменном бланке организации. Если такого бланка нет, в шапке документа указываем полное наименование учреждения, ИНН, КПП, ОГРН и адрес.
- Указываем номер и дату требования, на которое составляется пояснение. Допустимо составить ответ сразу на несколько налоговых запросов.
- Если в отчете есть ошибки и несоответствия, перепроверьте отчетность, чтобы исключить опечатки или описки.
- В описательной части ответного письма детально и последовательно раскрываем обстоятельства ситуации, которую требуется объяснить.
- Отвечая на запрос, опирайтесь на факты, подтвердите обстоятельства документально. Приложите копии документов к ответу, если таковые имеются. Например, копию дополнительного соглашения к договору с условием о повышении цен.
Уведомление работника о даче объяснения
Существует определённый порядок уведомления работника. В случае его несоблюдения он может оспорить взыскание в суде.
Процедура назначения взыскания обозначена в кодексе, но она имеет много формальностей, которые очень важно соблюдать. В случае их несоблюдения легко можно обжаловать приказ.
Однако происходит редко: начальники часто исходят из дисциплинарного наказания. Это работает, пока кто-то из подверженного наказания не обратится за проверкой.
Они начинают проверять все, в том числе и то, соответствует ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель что-то упустил — велик шанс, что гонорар будет отменен, а работник получит право на компенсацию.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Конституция РФ позволяет не давать показания против себя. И это касается не только преступлений и административных правонарушений. Тот же принцип применим и к трудовому законодательству.
Если человек считает необходимым оправдать себя, он может использовать для этой цели любые юридические методы и приводить любые пояснительные аргументы.
В том случае, когда работник полагает, что его пояснения могут ему навредить или он вовсе не имеет к этому желания, то он не обязан писать объяснительную записку.
Последствия отказа от составления объяснительной. Работник имеет право отказать писать объяснительную на любом этапе. Но вот не возникнет ли вопрос, что сотрудник что-то скрывает? Руководитель в первую очередь подумает о том, что работник всё же виновен. Ведь объяснений не поступало. В любом случае, право на защиту и объективный процесс предоставляется работнику.
Это можно истолковать так, как если бы сотрудник совершил серьезный проступок специально. И наказание в этом случае может быть более суровым, чем когда преступление было совершено правильно и без злого умысла.
Работники должны понимать, что их работодатели не могут знать, что с ними происходит, пока они не говорят об этом. Объяснительный документ — одна из форм этого исключения. Это официально, не всегда приятно и часто заканчивается назначением дисциплинарных мер. Однако серьезность этих мер зависит от предоставленных причин. И разница здесь от устного замечания до понижения в должности или увольнения.
Когда могут уволить? Уволить сотрудника за отказ написать объяснительную записку невозможно. Такие работники могут быть уволены или наказаны только за сам проступок, иными словами, за неисполнение или некорректное исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. И сотрудник не обязан писать объяснительную записку. Но тем не менее, наказания за тот или иной проступок не избежать.
Когда налоговая запрашивает пояснения
Причины, по которым у налоговиков могут возникнуть вопросы к налогоплательщику в процессе камеральной проверки, перечисляются в п. 3 ст. 88 Налогового кодекса РФ:
- Причина 1 — «камералка» выявила в отчетности ошибки либо противоречия между данными отчетности и имеющимися у налоговиков сведениями.
Что потребует ИФНС – предоставить пояснения или внести исправления в отчетность.
- Причина 2 – налогоплательщиком сдана «уточненка», в которой сумма налога к уплате, по сравнению с ранее представленным отчетом, стала меньше.
Что потребует ИФНС – предоставить пояснения с обоснованием изменения показателей и снижения суммы налога к уплате.
- Причина 3 – в отчетности заявлены убыточные показатели.
Что потребует ИФНС – предоставить пояснения, обосновывающие сумму полученного убытка.
Получив подобный запрос от налоговиков о представлении пояснения в налоговую (образец можно посмотреть ниже), ответить на него следует в течение 5 рабочих дней. Штрафных санкций за непредставление не предусмотрено, но игнорировать требования налоговой не стоит, поскольку, не получив ответа, ИФНС может доначислить налоги и насчитать пени.
Пояснительная записка в налоговую по требованию
При этом штраф достаточно крупный: на первый раз он составляет 5 тыс.
рублей, а вот если налоговый агент повторно допустит такое нарушение, сумма возрастет уже до 20 тыс. рублей. Кроме того, не следует забывать и о том, что работники надзорного ведомства могут по-своему истолковать молчание налогоплательщика, вследствие чего может произойти постановка предприятия в график ближайших выездных налоговых проверок. А это уже более серьезная опасность, ведь по итогам таких контрольных мероприятия, компании нередко подвергаются более серьезному административному наказанию (особенно актуально, учитывая, что некоторые огрехи есть в работе практически любой организации).
Как писать пояснение Пояснение по страховым взносам можно писать в произвольном виде – унифицированного его стандарта нет.
Ситуации, когда приходится писать объяснительную записку, возникают достаточно часто. Поэтому стоит знать, как правильно составляется данный документ. В нашей статье мы расскажем обо всех особенностях оформления объяснительной записки, в зависимости от того, куда она предоставляется.
Как правильно написать пояснение в налоговую
Пояснения составляются в произвольной форме. И только при подготовке пояснений при камеральной проверке НДС вы можете использовать утвержденные ФНС формы ( приложения 2.1-2.9 к Письму ФНС от 16.07.2013 № АС-4-2/12705 ).
Если, по вашему мнению, в сданной отчетности ошибок, неточностей и противоречий нет, то так и укажите в пояснениях:
«В ответ на требование от хх.хх.ххх № хх сообщаем, что в декларации по такому-то налогу за такой-то период ошибок не содержится. В связи с этим отсутствуют основания для внесения исправлений в декларацию за указанный период».
Если вы обнаружили, что действительно допустили ошибку в сданной декларации, но эта ошибка не влечет занижение налога (например, техническая ошибка при указании какого-либо кода), то в ответ на требование налоговой о представлении пояснений вы можете:
- или указать в пояснениях, что допустили ошибку, что правильный вариант – такой-то, но такая ошибка не повлекла занижение налоговой базы или суммы налога к уплате;
- или подать уточненную декларацию.
Но если в декларации есть ошибка, влекущая занижение налога, нужно как можно быстрее сдать уточненную декларацию. Сдавать в этой ситуации пояснения бессмысленно (п. 1 ст. 81 НК РФ ; Письмо ФНС от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395 ).
Пояснение в налоговую о расхождениях в декларациях
Надзорные структуры проверяют все декларации с использованием автоматических программ, и они очень быстро могут найти несоответствие сведений в одной декларации (к примеру, по НДС) со сведениями другой (к примеру, по налогу на прибыль) или с отчетом бухгалтерии. В этом случае инспекция вынуждена обратиться к плательщику с требованием объяснения причины несовпадения показателей (например, выручки).
Учитывая, что бухгалтерский учет в учреждениях ведется не в таком порядке, как учет в надзорной службе, объяснить выявленные несовпадения не сложно. Например, налоговые данные по НДС могут не совпадать с размером прибыли, так как существуют доходы вне реализации, не облагаемые НДС (штрафы, дивиденды, курсовые расхождения). Это обстоятельство может оказаться причиной разночтений, о чем и нужно написать в ответе на запрос. (ст. 250 НК РФ).
Как правильно начать, закончить объяснительную записку, что написать в пояснении: правила написания объяснительных записок, инструкция по написанию
Строгих правил оформления объяснительной не существует, форма документа относительно свободная. Но существует несколько условий, которые нужно соблюсти при написании:
- Сверху в правом углу обозначают, кому и от кого предназначена записка (с указанием ФИО, должностей и названия предприятия).
- Посередине строки: «Объяснительная».
- Далее, с абзаца, сам текст в свободной форме с указанием точного времени, даты и обстоятельств происшествия (от первого лица).
- После текста объяснительной работник вправе разместить приложения, в которых кратко собраны факты, подтверждающие его невиновность.
- Ниже, начиная с левого угла: должность работника, далее – подпись и расшифровка.
- Последней, в левом углу, ставится дата – день, когда составляется объяснительная.
Как правильно написать объяснительную, разъяснительную записку, чтобы не наказали: советы
Избежать наказания за нарушение поможет правильно составленная объяснительная.
ВАЖНО: Существует мнение, что работник, который пишет «объяснительную» записку, уже соглашается с тем, что в дальнейшем его обвинят в произошедшем. Но если написать «пояснительную» или «разъяснительную» — он будет признан невиновным. Это заблуждение, поэтому не стоит придумывать новые названия для объяснительной записки, а лучше грамотно составить ее текст.
Успех объяснительной записки зависит от точности соблюдения таких правил:
- Информация должна четко и кратко объяснять ситуацию.
- Стиль записки должен быть деловым. Неуместны в тексте объяснительной витиеватые фразы, красноречивые обороты.
- Ни в коем случае нельзя пытаться переложить свою вину на другого работника или скрыть значимые факты.
- В конце повествования будут уместны извинения и обещания впредь быть внимательнее.
- Следует использовать для написания объяснительной чистый лист, писать разборчиво и аккуратно.
Ряд официальных документов, которые организации обязаны предоставлять в инспекцию, состоят из табличных и текстовых документов. Именно текстовый документ чаще всего и является пояснительной запиской. Правила оформления и предоставления, а также требования к пояснительным запискам можно почерпнуть из ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации». Подобные документы оформляются главным бухгалтером и подписываются им, а также руководителем организации.
Например, классический пример пояснительной записки к годовой отчетности содержит следующие основные разделы:
- Об организации;
- Финансовое положение организации;
- Сопоставление данных за текущий отчетный и аналогичные периоды прошлых лет;
- Методы оценки и существенные статьи отчетности.
Расхождения в отчетности
Довольно часто встречаются ситуации, когда один и тот же экономический показатель имеет разные значения в представленных формах фискальной отчетности. Такие расхождения вызваны тем, что для каждого налога, сбора, взноса установлены индивидуальные правила определения налогооблагаемой базы. И если налоговики требуют предоставить пояснительную записку по данному вопросу, предоставьте разъяснения в свободной форме. В тексте укажите конкретные причины, из-за чего образовались расхождения.
Также причиной такой нестыковки могут быть разные нормы и правила налогового учета в отношении ряда конкретных ситуаций. Пропишите сложившиеся обстоятельства в пояснительной записке.
Указывать пояснения со ссылками на нормы действующего фискального законодательства приветствуется. Даже если компания не права (неверно истолковала нормы НК РФ), то ФНС предоставит подробные разъяснения, что позволит избежать более крупных ошибок и штрафов в дальнейшей деятельности.
Пояснение о низкой заработной плате
В России идет процесс легализации заработной платы. Установлено правило, что работники за свой труд должны получать не менее минимального размера оплаты труда, утвержденного на государственном уровне. Вместе с тем, в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностям, заработная плата должна рассчитываться с учетом повышающих коэффициентов.
Если инспектор обнаружит, что в представленном расчете зарплата работников ниже предельной величины, то он вправе потребовать пояснить расхождения.
Обоснованными причинами такой ситуации могут быть:
- в связи с тяжелым положением организации работники были переведены на неполный рабочий день, зарплата рассчитана от фактически отработанного времени;
- если работник ушел в отпуск, то можно указать на данное обстоятельство. Часто сотрудники уходят отдыхать на длительный период времени, отпускные получают в одном месяце, а последующий период остается без начислений или они незначительные;
- может быть и другая ситуация, например, человек заболел, оформил больничный лист, а в бухгалтерию для оплаты его передал позднее;
- если налоговики просят пояснить причины расхождения по зарплате от отраслевых показателей, то можно написать, что работники получают по уровню МРОТ. А повысить сумму не получается, так как фирма еще молодая и объемы производства незначительные.
Как правильно написать объяснительную записку?
Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.
В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что работодатель обязуется истребовать написание объяснительной записки у сотрудника в случае предполагаемого совершения дисциплинарного проступка. Работник вправе отказаться писать объяснительную записку, закон это предусматривает, у работодателя в этом случае возникает право применить дисциплинарное взыскание по отношению к сотруднику, без наличия его объяснительной записки.
Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:
- — наименование организации;
- — указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
- — наименование документа – «Объяснительная записка»;
- — дата составления и № регистрации записки;
- — заголовок к тексту («Касательно…», «О…»);
- — текст пояснения;
- — составитель, его подпись.