Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Типичные ошибки бухгалтера розничной торговли». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Товар – актив предприятия купленный исключительно для перепродажи. Например, фирма занимается продажей автомобилей. То есть авто покупаются и выставляются в салоне на продажу. Это товар. А если компания приобрела авто, попользовалась им в течение какого-то промежутка времени, а затем выставила на продажу, то это уже основное средство. Подробнее об основных средствах можно узнать в нашей рубрике: → «Внеоборотные активы».
Исправление ошибок в учете и возможные трудности
Каковы бы ни были причины — в итоге ошибка выражается в искажении данных отчетности. Порядок ее исправления зависит от того, как быстро удалось найти отклонение (ПБУ 22/2010).
|
Период обнаружения ошибки |
Период исправления |
|---|---|
| до конца отчетного года | месяц обнаружения |
| по окончании отчетного года, но до сдачи отчетности | декабрь отчетного года |
| после сдачи отчетности | текущий год |
Как мы знаем на каждую реализацию продавец обязан в течение 5 дней выписать счет-фактуру (п.3 ст. 168 НК РФ) и зарегистрировать ее в книге продаж. Но как же быть розничным магазинам? Нужно ли выписывать каждому покупателю счет-фактуру? Конечно же нет.Согласно п7. ст. 168 НК РФ обязательство продавца по предоставлению покупателю счета-фактуры считается выполненным, если он выписал кассовый документ или БСО. Данное правило действует только при наличных расчетах. При этом в книгу продаж вносится итоговая сумма Z-отчета кассовой ленты. Запись делается с периодичностью удобной для компании: каждый день, раз в 3 дня, неделю, декаду, по итогам месяца или квартала.
Если покупатель рассчитывается по безналу, продавец обязан выписать и зарегистрировать счет-фактуру в книге продаж. Ведь в п.7 ст. 168 НК РФ говорится только о сделках с наличностью.
Учет розничных продаж с помощью специальной программы
Конечно, вариант ведения учета — дело строго индивидуальное. Однако, стоит отметить, что в современном мире даже малая торговая организация крайне быстро переходит от торговли 50 позициями к 500, а позже и к 5000 и так далее. Следовательно, ручной учет может быть актуален только на первоначальных этапах. Поэтому все больше предпринимателей отдают предпочтение автоматизированному варианту ведения товарного учета. Кроме того, использование автоматизированных программ редко будет стоить более 1000 рублей в месяц, при этом они позволяют существенно экономить время и показывают большую эффективность.
Среди преимуществ автоматизированных программ учета стоит отметить следующие.
- Помогают вести учет фактических остатков на складе. Программа предоставит информацию о наиболее востребованных позициях, а также укажет на позиции, которые не пользуются спросом.
- Грамотное отслеживание остатков способствует выполнению оптимальных закупок.
- Программа позволяет контролировать абсолютно все движения товара (приход, продажи, списания, порча и так далее).
- Упрощает процесс инвентаризации.
- Оптимизирует контроль над персоналом. Каждый сотрудник работает в системе под его личными данными, что позволяет контролировать каждую манипуляцию любого сотрудника с товаром.
- Программа позволит постоянно получать аналитические данные о работе магазина без длительных вычислений.
Методы учета продаж товаров
Каждое предприятие на общем собрании выбирают свой способ из двух вариантов, разрешенных законом:
- Учитывается продукция по закупочным ценам. Схемой предпочитают пользоваться крупные ритейлеры, работающие с налогом на добавленную стоимость. Для них метод подсчета по базовой себестоимости исключает путаницу в бухгалтерской отчетности.
- По реализационной стоимости, включая собственную наценку. Этот метод является более простым для понимания, поэтому им пользуется большинство.
Все изделия изначально поступают на склад. А контроль за их поступлением ведет специально назначенный сотрудник, который уже сам решает, каким способом проверки воспользоваться:
- Партионный. Это значит, что вся продукция, которая поступила, складывается и хранится вместе.
- Сортовой предполагает хранение в конкретно приписанном месте, чтобы была возможность отследить сроки реализации.
- Партионно-сортовой объединяется двумя первыми пунктами.
- Номенклатурный. Размещение происходит по индивидуальным номерам изделий.
Ошибки при составлении бухгалтерской отчетности приводят к искаженному представлению о реальном состоянии дел в организации, влияют на результаты анализа ее финансового положения и вводят в заблуждение заинтересованных пользователей.
Относящиеся к отчетному году первичные документы после подготовки отчетности должны быть сброшюрованы, на них составляется сводный реестр, в котором указываются отчетный период, перечень видов документов, их количество. Первичные документы, полученные в начале следующего года, подтверждающие хозяйственные операции отчетного периода, необходимо группировать вместе с документами отчетного периода.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Ответственность за сохранность первичных учетных документов несет главный бухгалтер организации.
После того, как бухгалтерская отчетность составлена, нужно сопоставить данные из различных форм. При этом обращаю внимание, что бухгалтерская и налоговая отчетность составляются на основе разных учетных регистров, по разным правилам и соответственно проверить правильность составления налоговой отчетности по данным бухгалтерской отчетности не представляется возможным. Единственным налогом, который начисляется по данным бухгалтерского учета, является налог на имущество. Следовательно, суммы стоимости различных видов имущества, показанные в приложении к декларации по налогу на имущество на соответствующие отчетные даты, должны совпадать с суммами, отраженными в бухгалтерских балансах по состоянию на 1 января, 1 апреля, 1 июля, 1 октября.
Проверка взаимоувязки показателей отчетных форм является одной из важнейших процедур, завершающих составление бухгалтерской отчетности, а также проверки правильности ведения бухгалтерского учета. Ниже приведена взаимоувязка показателей пяти основных форм отчетности между собой. Для удобства увязка расположена в табличном варианте.
Взаимоувязка показателей формы №1 «Бухгалтерский баланс» с показателями формы №3 «Отчета об изменениях капитала».
Пример 1. Нарушение порядка расчета амортизационных начислений.
Результаты проверок правильности ведения бухгалтерского и налогового учета основных средств, находящихся в организации, показали, что в ряде случаев нарушается порядок расчета амортизационных начислений. Согласно Письму Минфина России от 06 сентября 2002 г. №ШС-6-21/1377 по основным средствам (в том числе стоимостью от 2000 до 10 000 руб.), принятым на учет до 1 января 2002 г., необходимо начислять по бухгалтерскому учету амортизацию в прежнем (действовавшим до 01 января 2002 г.) порядке (т.е. до истечения срока амортизации). Положения, введенные в ПБУ 6/01 Приказом Минфина России от 18 мая 2002 г. № 45н в бухгалтерский учет основных средств (в том числе о возможности списания основных средств стоимостью не более 10 000 руб. по мере отпуска в производство или эксплуатацию), применять к основным средствам, принятым на учет после 01.01.2002 г. Также следует учитывать, что Приказом Минфина РФ от 12 декабря 2005 г. №147н были внесены изменения в ПБУ6/01. При этом возможность списания основных средств по мере отпуска в производство или эксплуатацию с 01 января 2006 года возросла до 20 000 руб. за единицу. Внимательно просмотрите первоначальную стоимость числящиеся у вас на балансе основных средств и если есть те, которые отвечают вышеперечисленным критериям – исправьте допущенное нарушения. Такие основные средства можно учитывать на забалансовом счете в разрезе материально-ответственных лиц.
Учет материалов и материально-производственных запасов
Материалы (или материально-производственные запасы – МПЗ) – малоценное имущество предприятия, включая оборудование стоимостью не более 40 тыс. рублей, покупаемое для производственных и управленческих нужд, не для перепродажи. Материалы могут быть доставлены на базу на следующих основаниях:
- покупка компанией МПЗ,
- прием материалов как вклада учредителей фирмы,
- производство МПЗ,
- получение на безвозмездной основе.
Разновидности материально-производственных запасов:
| Субсчет | Описание |
| 10-1 — субсчет «Сырье и материалы» | здесь учитываются запасы, входящие в состав производимой продукции, которые участвуют в процессах изготовления, переработки |
| 10-2 — субсчет «Комплектующие изделия, покупные полуфабрикаты» | приобретаются для дальнейшего комплектования выпускаемой продукции |
| 10-3 — субсчет «ГСМ» | отражается движение топлива, в том числе бензина и дизеля, а также смазочных материалов, необходимых в процессе эксплуатации транспортных средств ⊕ учет ГСМ по транспортным картам в 2018 |
| 10-5 — субсчет «Запчасти» | применяется для отражения движения материалов, использующихся как запчасти в транспортных средствах и прочем оборудовании |
| 10-6 — субсчет «Прочие материалы» | включают в себя МПЗ, необходимые в хозяйственной деятельности субъекта |
| 10-9 — субсчет «Инвентарь» | сюда входят материалы, используемые как инвентарь и прочие хозяйственные принадлежности |
| 10-10 — субсчет «Специальная оснастка и спецодежда на складе» | показывает наличие специального оборудования, обмундирования, спецформы на складе |
| 10-11 — субсчет «Специальная оснастка и спецодежда в использовании» | фиксирует данный вид материалов в эксплуатации |
МПЗ должны быть оприходованы по фактической себестоимости или по учетным ценам (прописывается в учетной политике). Для фиксирования движения материалов применяется сч. 10 “Материалы”. Если учет решено вести по учетной ст., с целью расчета разницы между учетной и фактической ценой открывается сч. 16 “Отклонение в стоимости МЦ” и сч. 15 “Заготовление и приобретение МЦ”.
Учет в организациях торговли
Под основной задачей торговых экономических субъектов рассматривается закуп материальных ценностей в целях последующей перепродажи. Существует стоимостная разница между ценой закупа и ценой реализации. За счет наценки необходимо покрыть сопутствующие расходы, остаток рассматривается как прибыль. Торговля подразделяется по видам деятельности на общую и розничную. Имея схожие признаки, эти 2 разные деятельности имеют свои характерные особенности. Алгоритм в розничной торговле отличен процесса от реализации товаров крупным покупателям. Продажа в розницу подразумевает передачу небольшого количества (чаще всего штучного) товара населению. Оптовая же торговля осуществляется как работа с посредниками. Товар продается крупными партиями другим юридическим лицам. При этом назначение товара ― это дальнейшая реализация населению или использование в собственных нуждах, например, для переработки, в качестве ингредиентов и прочее.
Несмотря на схожесть операций, учет в торговле каждого вида имеет свои особенности. Законодательство предъявляет свои требования для продаж разного вида. Имеют особенности и фиксирующие действия проводки.
Пример #1. Бухгалтерский учет в розничной торговле
ООО «Верона»работает на ОСНО и имеет розничный магазин по продаже электротоваров. 08.07.2016 ИП Блинов В.Е. поставил 1 дрель по цене 3 345 руб. за единицу (в т.ч. НДС 510,25 руб.). Наценка составляет 30%, т.е. цена 1 дрели 4 348,50 руб. (в т.ч. НДС 663,33 руб.). Рассмотрим как будут выглядеть проводки при учете по закупочным ценам:
| Дебет | Кредит | Сумма | Расчет | Проводка |
| 41 | 60 | 2 834,75 | 3 345 – 510,25 | Дрель поступила на склад |
| 19 | 60 | 510,25 | НДС принят к учету | |
| 50 | 90.1 | 4 348,50 | Поступила оплата в кассу | |
| 90.3 | 68 | 663,33 | Начислен НДС | |
| 90.2 | 41 | 2 834,75 | Списана себестоимость 1 ед. |
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) по 90 счету представлена в таблице ниже.
Аудиторский отчет и аудиторское заключение
Составление аудиторского отчета и аудиторского заключения является заключительным этапом работы аудитора.
НСАД №70 дает четкое определение понятию аудиторский отчет и аудиторское заключение, согласно которому:
Аудиторский отчет – документ, адресованный руководителю, собственнику, общему собранию участников (акционеров) хозяйствующего субъекта, содержащий подробные сведения о ходе аудиторской проверки, выявленных отклонениях от установленного порядка ведения бухгалтерского учета, нарушениях в финансовой отчетности, а также другую информацию, полученную в результате проведения аудиторской проверки и являющийся основанием для составления аудиторского заключения.
Аудиторское заключение – документ, содержащий выраженное в письменной форме мнение аудиторской организации о достоверности финансовой отчетности и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета требованиям, установленным законодательством, и доступный для пользователей финансовой отчетности хозяйствующего субъекта.
Аудиторский отчет должен содержать:
- а) название («Аудиторский отчет» или « Отчет аудиторской организации»: оба названия равнозначны);
- б) наименование адресата;
- в) вводную часть;
- г) аналитическую часть;
- д) итоговую часть.
Аудиторский отчет должен быть подписан постранично аудитором (аудиторами), осуществлявшим аудиторскую проверку финансовой отчетности.
Аудиторский отчет направляется заказчику аудиторской проверки с указанием всех необходимых реквизитов заказчика.
В водной части аудиторского отчета содержатся реквизиты аудиторской организации, в том числе номер и дата лицензии на осуществление аудиторской деятельности, сведения об аудиторах и других лицах, участвовавших в аудиторской проверке, а также основание для проведения аудиторской проверки и общая характеристика деятельности хозяйствующего субъекта.
В аналитическую часть аудиторского отчета должны быть включены:
- результаты проверки состояния бухгалтерского учета и финансовой отчетности;
- результаты проверки соблюдения законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности;
- результаты проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей;
- результаты проверки сохранности активов.
Информация о результатах проверки состояния внутреннего контроля хозяйствующего субъекта должна включать:
- общую оценку соответствия системы внутреннего контроля масштабам и характеру деятельности хозяйствующего субъекта;
- описание выявленных в ходе аудиторской проверки существенных несоответствий системы внутреннего контроля масштабам и характеру деятельности хозяйствующего субъекта.
Информация о результатах проверки состояния бухгалтерского учета и финансовой отчетности хозяйствующего субъекта должна включать:
- оценку соблюдения установленного порядка ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности;
- описание выявленных в ходе аудиторской проверки существенных нарушений установленного порядка, ведения бухгалтерского учета и подготовки финансовой отчетности.
Информация о результатах проверки соблюдения хозяйствующим субъектом законодательства при совершении финансово-хозяйственных операций должна включать:
- оценку соответствия совершенных хозяйствующим субъектом финансово-хозяйственных операций законодательству;
- описание выявленных в ходе аудиторской проверки существенных несоответствий совершенных хозяйствующим субъектом финансово-хозяйственных операций законодательству.
Информация о результатах проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей должна включать:
- оценку правильности составленных и представленных в соответствующие органы расчетов налогов и других обязательных платежей;
- описание фактов нарушения установленного порядка исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей, отклонений при определении налогооблагаемой базы.
Результаты проверки сохранности активов должны основываться на инвентаризации активов и включать сведения об их фактическом наличии и сохранности.
Итоговая часть аудиторского отчета должна содержать рекомендации аудиторской организации по устранению выявленных отклонений и нарушений, а также предложения и консультации по повышению эффективности финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта.
Аудиторская организация несет ответственность за составление аудиторского отчета в соответствии с законодательством.
Информация, содержащая в аудиторском отчете, является конфиденциальной и не подлежит разглашению. За разглашение информации лица, получившие доступ к этой информации, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством.
Аудиторское заключение включает следующие элементы:
- а) название («Аудиторское заключение» или «Заключение аудиторской организации»: оба названия равнозначны);
- б) наименование адресата;
- в) вводную часть;
- г) констатирующую часть;
- д) итоговую часть;
- е) дату выдачи аудиторского заключения;
- ж) адрес аудиторской организации;
- з) подписи аудиторов и руководителя аудиторской организации.
Аудиторское заключение должно быть заверено печатью аудиторской организации.
Аудиторская организация должна соблюдать единообразие формы аудиторского заключения.
Аудиторское заключение должно быть адресовано заказчику аудиторской проверки с указанием всех необходимых реквизитов заказчика.
Вводная часть аудиторского заключения включает в себя следующие реквизиты аудиторской организации:
- юридический адрес и телефоны аудиторской организации;
- номер лицензии на право осуществления аудиторской деятельности, дату выдачи и наименование органа, выдавшего лицензию;
- номер свидетельства о государственной регистрации аудиторской организации;
- номер расчетного счета аудиторской организации;
- фамилию, имя и отчество аудиторов, принимавших участие в аудиторской проверке, а также руководителя аудиторской организации.
Вводная часть должна содержать перечень проверенной финансовой отчетности с указанием даты и отчетного периода.
В данной части должно указываться, что:
- хозяйствующий субъект несет ответственность за подготовку и достоверность финансовой отчетности, подлежащей аудиторской проверке;
- аудиторская организация несет ответственность за соответствие аудиторского заключения результатам финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта.
В аудиторском заключении должно констатироваться, что аудиторская проверка проведена в соответствии с национальными стандартами аудиторской деятельности.
Констатирующая часть должна указывать, что аудиторская проверка заключается в оценке достоверности и соответствия финансовой отчетности и иной финансовой информации законодательству, а также фактическому состоянию финансово-хозяйственной деятельности.
Констатирующая часть должна содержать подтверждение аудиторской организации, что аудиторская проверка предоставляет достаточные основания для выражения мнения.
В итоговой части аудиторского заключения должно быть четко изложено мнение аудиторской организации по поводу того, дает ли проверенная финансовая отчетность достоверную картину о фактическом состоянии финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта и соответствует ли финансовая отчетность законодательству.
Аудитор должен датировать аудиторское заключение числом, когда была завершена аудиторская проверка.
Аудитор не должен датировать аудиторское заключение числом, предшествующим дате подписания или утверждения финансовой отчетности руководством хозяйствующего субъекта.
Аудиторское заключение должно быть подписано аудитором (аудиторами), руководителем аудиторской организации и заверено печатью аудиторской организации.
В соответствии с данным стандартом существуют следующие виды аудиторских заключений:
- а) положительное аудиторское заключение;
- б) отрицательное аудиторское заключение.
Положительное аудиторское заключение должно быть составлено только тогда, когда аудиторская организация приходит к мнению, что финансовая отчетность хозяйствующего субъекта достоверно отражает его финансовое положение и совершенные хозяйствующим субъектом финансовые и хозяйственные операции соответствуют требованиям законодательства Республики Узбекистан.
Какие компании должны проходить аудит обязательно
Аудит бухгалтерской отчетности может быть обязательным и инициативным. Первый может быть только внешним, то есть проводиться независимыми экспертами фирм, специализирующихся на аудите, или индивидуальными аудиторами, не работниками аудируемой компании.
Фирмы, которые должны подвергаться процедуре обязательного аудита, названы в ФЗ от 30.12.2008г. №307 (закон «Об аудиторской деятельности»). К данным предприятиям относятся:
- компании с организационно-правовой формой ОАО;
- компании, чьи ценные бумаги допущены к организованным торгам;
- фирмы с определенным видом деятельности (сюда относятся кредитные, клиринговые, страховые, компании-участники рынка ценных бумаг, микрофинансовые, СРО, кооперативы, организаторы азартных игр и т.д.);
- компании, которые имеют объем выручки свыше 400 млн рублей или сумму активов больше 60 млн рублей (за год, предшествующий отчетному) и т.д.
Ответственность за непроведение
Хозяйствующие субъекты, перечисленные ранее, должны проходить процедуру аудита бухгалтерской отчетности каждый год, а также направлять заключение в органы статистики. Сдача заключения должна осуществляться вместе со сдачей отчетности. Если не получается отправить документ в срок, то можно предоставить его в течение 10 дней со дня выдачи, но не позже 31 декабря того года, который идет за отчетным. Об этом сказано в ФЗ от 06.12.2011 №402 (закон «О бухучете»), а именно во 2 его статье.
Помимо этого, на протяжении 3 рабочих дней с даты выдачи заключения компания обязана внести информацию об итогах проведенного аудита в Единый федеральный реестр о фактах деятельности юридических лиц.
Сам факт непроведения аудита не влечет за собой наказание. Административная ответственность наступает в случаях, описанных ниже. Наказание возможно только для тех организаций, которые обязаны проходить обязательный аудит бухгалтерской отчетности.
| Инициатор штрафа | Причина | Статья | Штраф |
|---|---|---|---|
| ФНС | При выездной проверке обнаружилось отсутствие аудиторского заключения на протяжении необходимых сроков хранения (от 5 лет). | Ч.1. ст. 15.11 КоАП РФ | От 5 до 10 тыс. рублей для должностных лиц. |
| Росстат | Если в данный орган на протяжении необходимого периода не было предоставлено аудиторское заключение. | 19.7 КоАП РФ | От 300 до 500 рублей для должностных лиц и от 3 тыс. рублей до 5 тыс. рублей — для юрлиц. |
| Банк России | В течение необходимого срока на сайте АО не было выложено аудиторское заключение. | Ч. 2 ст. 15.19 КоАП РФ | От 30 тыс. до 50 тыс. рублей или отстранение от работы на 1-2 года для должностных лиц. Для юрлиц — от 700 тыс. до 1 млн рублей. |
Сумма штрафа может быть снижена по решению суда, если имели место какие-либо исключительные обстоятельства, повлекшие за собой административное правонарушение.
Типичные ошибки и их описание
Ошибка №1. У компании не заключен договор с работником склада, осуществляющим приемку и отпуск товаров, о материальной ответственности.
Договор с материально-ответственным лицом непременно должен быть заключен и подписан сотрудником, иначе претензии к ошибкам при оплате товара или заполнении документации предъявлять будет некому, и убытки понесет компания.
Ошибка №2. Не проводится инвентаризация.
Инвентаризация обязательно должна быть включена в план работ на предприятии и обязана проводиться регулярно, иначе невозможно понять, за какой период на складе были выявлены излишки или недостача по товарам.
Ошибка №3. Сотрудник склада необоснованно списывает материально-производственные запасы.
Для списания материалов должны быть основания, подтвержденными документально, в том числе актами о списании, составленными в установленном порядке.
Ошибка №4. Составление первичной документации в единственном экземпляре для поставщика товаров.
Любая первичная документация должна составляться в нескольких экземплярах, и в любом случае одних из них должен передаваться в бухгалтерию для изучения и хранения.