Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые документы которые должны быть в организации в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Список обязательных кадровых документов
Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:
- трудовые договоры;
- трудовые книжки работников;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- положение о персональных данных;
- согласия сотрудников на обработку персональных данных;
- табель учёта рабочего времени;
- различные приказы.
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
-
Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
-
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
-
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Полный перечень и важность
При ведении деловой деятельности ООО важно иметь полный перечень кадровых документов, чтобы обеспечить соблюдение требований законодательства и эффективное управление персоналом. Ниже представлен полный перечень документов, необходимых для работы ООО в 2024 году.
| Название документа | Важность |
|---|---|
| Трудовой договор | Обязательно |
| Приказ о приеме на работу | Обязательно |
| Анкета сотрудника | Рекомендуется |
| Приказ о переводе на другую должность | Рекомендуется |
| Заявление об увольнении | Обязательно |
| Табель учета рабочего времени | Обязательно |
| Опись личного дела | Обязательно |
| Справка о заработной плате | Рекомендуется |
| Соглашение об материальной ответственности | Рекомендуется |
| Акт приема-передачи работника | Обязательно |
Обновление кадровых документов
В процессе обновления кадровых документов необходимо обратить внимание на следующие аспекты:
- Правила приема и увольнения сотрудников. Необходимо обновить процедуры приема новых сотрудников, оформления документов и процедуры увольнения.
- Трудовые договоры. Важно проверить актуальность и соответствие трудовых договоров с действующим законодательством. При необходимости, провести пересмотр и внести необходимые изменения.
- Коллективные договоры. Проверьте, действуют ли у компании актуальные коллективные договоры с профсоюзами или другими работническими организациями. Обновите их при необходимости.
- Положения о комплексных мерах по охране труда. Обновите положения о комплексных мерах по охране труда в соответствии с действующими правилами и нормами. Уделите особое внимание регламентации процедур обучения персонала в области охраны труда.
- Локальные нормативные акты. Обновите локальные нормативные акты, такие как положения о поощрениях и взысканиях, правила внутреннего трудового распорядка и другие документы.
Регулярное обновление кадровых документов обеспечивает эффективное управление кадровой политикой компании и минимизацию рисков, связанных с нарушением трудового законодательства. Необходимо иметь в виду, что требования и нормы в области кадровой документации могут изменяться со временем, поэтому важно проводить регулярные проверки и обновления, чтобы быть в соответствии с законом.
Кадровые документы в организации в 2024 году
В 2024 году, как и в любом другом году, для нормального функционирования организации требуется наличие определенного набора кадровых документов. Все эти документы необходимы для учета сотрудников, контроля за их работой и обеспечения соответствия деятельности организации требованиям законодательства.
Вот основные кадровые документы, которые должны быть в наличии в организации в 2024 году:
| Название документа | Назначение |
|---|---|
| Трудовой договор | Официальное удостоверение договора между сотрудником и организацией, устанавливающее взаимные права и обязанности сторон |
| Личное дело сотрудника | Содержит информацию о сотруднике: персональные данные, трудовую и профессиональную историю, оценки и другие документы, связанные с работой |
| Заявление о приеме на работу | Формальное заявление от сотрудника о желании присоединиться к организации, содержащее необходимую информацию о сотруднике |
| Анкета сотрудника | Содержит дополнительную информацию о сотруднике, такую как контактные данные и семейное положение |
| Табель учета рабочего времени | Отображает количество отработанных часов каждым сотрудником за конкретный период времени, необходим для расчета заработной платы |
| Соглашение об использовании конфиденциальной информации | Документ, подтверждающий, что сотрудник обязан сохранять конфиденциальность информации организации, с которой он имеет дело |
| Свидетельство о прохождении медицинского освидетельствования | Удостоверение отсутствия противопоказаний к работе на определенных должностях |
Кроме указанных выше документов, в организации могут быть и другие кадровые документы, зависящие от ее деятельности и требований законодательства.
Приказ об увольнении, документ, завершающий трудовые отношения
В приказе об увольнении должны быть указаны следующие данные:
- Наименование организации. Полное наименование организации, в которой работает увольняемый сотрудник.
- ФИО работника. Полные фамилия, имя и отчество увольняемого сотрудника.
- Табельный номер. Уникальный номер, присвоенный работнику для учета в организации.
- Дата увольнения. Дата, когда работник будет уволен из организации.
- Причина увольнения. Основание для увольнения работника, такое как истечение срока действия трудового договора, сокращение численности персонала и другие.
- Указание на статью трудового кодекса. Если увольнение происходит в соответствии с определенной статьей трудового кодекса, то необходимо указать номер этой статьи.
- Подписи руководителя и работника. По завершении приказа об увольнении, он должен быть подписан руководителем организации и сотрудником, которого увольняют.
Приказ об увольнении является заключительным документом в рамках трудовых отношений между работником и организацией. Этот документ имеет юридическую силу и служит основанием для начала процесса увольнения сотрудника.
Обратите внимание, что описанные требования к приказу об увольнении могут быть изменены и дополнены с учетом конкретных требований законного акта и внутренних правил каждой организации.
В процессе аттестации происходит:
- Оценка профессиональных навыков и компетенций работника. В ходе аттестации исследуются знания, навыки, опыт работы, уровень образования, а также способность применять эти знания и умения на практике.
- Оценка квалификации работника. Квалификация работника определяет его уровень подготовки и способности выполнять свои профессиональные обязанности. В ходе аттестации проводится оценка соответствия работника требованиям занимаемой должности и его способности выполнять задачи.
- Разработка плана развития индивидуальных навыков. По результатам аттестации разрабатывается план развития работника, которым определяются необходимые для него занятия, тренинги, обучения и другие мероприятия, направленные на повышение его профессионального уровня.
Аттестация работника является важным этапом его профессионального роста и развития. Она способствует улучшению качества работы организации и повышению уровня профессионализма сотрудников.
Трудовой договор с местом работы
Трудовой договор должен быть оформлен в письменной форме и подписан обеими сторонами – работником и представителем организации. В договоре должны быть указаны следующие данные:
| 1. | ФИО работника. |
| 2. | Дата заключения договора. |
| 3. | Место работы (адрес организации). |
| 4. | Должность работника. |
| 5. | Условия труда (график работы, продолжительность рабочего времени, периодичность выплаты заработной платы и прочее). |
| 6. | Размер оплаты труда (оклад, надбавки, премии, вознаграждения и прочее). |
| 7. | Срок действия договора (если предусмотрено). |
Трудовой договор с местом работы является обязательным документом в организации, и его составление и подписание обязательны для каждого работника. Он позволяет установить четкие правила и условия работы, а также защитить интересы как работника, так и организации.
Трудовой кодекс: новые изменения и требования
Кроме того, внесены изменения в требования к оформлению трудовых договоров и приему на работу. Теперь для заключения трудового договора необходимо предоставить оригиналы документов, подтверждающих образование и квалификацию соискателя, а также медицинские справки о состоянии здоровья, включая результаты наркологического и психиатрического осмотра. Эти требования призваны обеспечить безопасность и квалификацию работников в организациях, а также снизить риск возникновения конфликтов на рабочем месте.
- Расширение прав пенсионеров на работу
- Новые требования к оформлению трудовых договоров
| Новации | Цель |
|---|---|
| Расширение прав пенсионеров на работу | Дать возможность пенсионерам продолжать трудиться по своему желанию и получать соответствующие социальные гарантии |
| Новые требования к оформлению трудовых договоров | Обеспечить безопасность и квалификацию работников в организациях, а также снизить риск возникновения конфликтов на рабочем месте |
Список кадровых документов
В организации в 2024 году должны быть следующие кадровые документы:
- Трудовой договор
- Приказ о приёме на работу
- Анкета работника
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
- Копия трудовой книжки
- Справка о заработной плате
- Справка о составе семьи
- Медицинская карта
- Направление на медицинское освидетельствование
- Справка об образовании
- Документ об уровне доходов налогоплательщика
- Документ об обучении и повышении квалификации
- Заявление о назначении выплат
- Трудовой распорядок
- Положение о разрешенных и запрещенных действиях при работе
- Коллективный договор
- Приказы о перемещении и переводе на другую работу
- Приказы об увольнении
- Соглашение о конфиденциальности
- Материалы о прогрессе в работе
Кадровые документы в ООО: обязательные правила в 2024 году
В 2024 году ООО, как и раньше, должны соблюдать ряд обязательных правил в отношении кадровых документов. Ниже приведен полный список кадровых документов, которые должны присутствовать у ООО:
- Трудовые договоры: каждый сотрудник ООО должен иметь трудовой договор, оформленный в соответствии с трудовым законодательством.
- Личные карточки сотрудников: каждый сотрудник ООО должен иметь свою личную карточку, где указываются все данные, относящиеся к его трудовой деятельности.
- Приказы и распоряжения: все приказы и распоряжения руководства, связанные с персоналом, должны быть оформлены в письменном виде и храниться учетной кадровой службой.
- Списки работников: ООО должно вести актуальные списки работников, включая информацию о должности, занимаемой должностным лицом.
- Отчеты об испытательных сроках: ООО обязано подготавливать и хранить отчеты об испытательных сроках для новых сотрудников, которые необходимо предоставить в установленные сроки.
- Табель учета рабочего времени: для контроля за отработанным временем каждого сотрудника ООО необходимо вести табель учета.
- Наряды и акты выполненных работ: при выполнении работ, связанных с риском для жизни и здоровья работников, должны быть оформлены соответствующие наряды и акты выполненных работ.
- Медицинские и санитарно-эпидемиологические заключения: при необходимости сотрудника ООО должны обладать заключениями о состоянии его здоровья и санитарно-эпидемиологической готовности.
Соблюдение правил в отношении кадровых документов не только обеспечивает законность деятельности ООО, но и способствует эффективному управлению персоналом, улучшению качества работы и снижению рисков.
Персональные данные сотрудников и их защита
При работе с кадровыми документами в ООО, необходимо учитывать важность защиты персональных данных сотрудников.
Под персональными данными понимаются любая информация, относящаяся к конкретному сотруднику, которая может быть использована для его идентификации.
ООО обязано обеспечить надлежащую защиту персональных данных своих сотрудников в соответствии с требованиями действующего законодательства о защите персональных данных.
При сборе, хранении, обработке и передаче персональных данных сотрудников ООО должны соблюдать следующие принципы:
- Законность и справедливость — персональные данные должны обрабатываться в рамках законов и с согласия сотрудника;
- Целевое ограничение — персональные данные должны собираться и использоваться только для определенных, законных целей;
- Адекватность — собираемые персональные данные должны быть достаточными и соответствовать целям их обработки;
- Точность — персональные данные должны быть точными, полными и актуальными;
- Ограничение срока хранения — персональные данные должны храниться только в течение необходимого срока;
- Конфиденциальность и безопасность — персональные данные должны храниться в безопасности и предоставляться только уполномоченным лицам;
- Соблюдение прав субъекта персональных данных — сотрудникам должны быть предоставлены возможность доступа к своим данным и их изменения, а также защита и защита прав субъектов персональных данных.
ООО также обязано уведомлять сотрудников о целях сбора и обработки их персональных данных, а также о получателях этих данных.
За нарушение правил обработки персональных данных сотрудников ООО могут предусматриваться административные, гражданско-правовые и уголовные санкции.
Кадровые отчеты 2024 года
В 2024 году были внесены ряд изменений в требования к кадровым отчетам. Эти изменения направлены на повышение прозрачности и эффективности управления персоналом в организациях.
Одним из ключевых изменений является расширение перечня обязательных кадровых отчетов, которые должны быть сданы в Управление по кадрам. Теперь организации должны предоставить следующие отчеты:
- Отчет о численности персонала. В этом отчете необходимо указать общее количество сотрудников, а также их распределение по должностям, возрасту, полу и другим характеристикам.
- Отчет о направлениях подготовки и повышения квалификации персонала. В этом отчете необходимо описать программы обучения, которые были проведены в организации, а также количество сотрудников, прошедших соответствующее обучение.
- Отчет о текучести кадров. В этом отчете нужно указать количество уволенных и принятых сотрудников за отчетный период, а также причины увольнения.
- Отчет о зарплате и других доходах сотрудников. В этом отчете необходимо предоставить информацию о заработной плате, премиях и других доходах сотрудников.
- Отчет о профессиональном развитии сотрудников. В этом отчете организация должна указать количество сотрудников, проходящих профессиональную подготовку или обучение, а также результаты этой подготовки.
Кроме того, были внесены изменения в сроки сдачи отчетов. Теперь кадровые отчеты следует сдавать не позднее 31 марта каждого года.
В целом, внесенные изменения сделают отчетность по кадрам более полной и информативной. Это позволит улучшить управление персоналом и принимать обоснованные решения в области кадровой политики.
Главные тенденции в сфере кадрового делопроизводства
Автоматизация и внедрение новых технологий. В современном мире все больше компаний отказываются от ручного выполнения кадровых процессов и переходят на автоматизированные системы. Это позволяет сократить время и ресурсы, а также улучшить качество работы. Новые технологии, такие как искусственный интеллект и аналитические инструменты, помогают оптимизировать процессы поиска, отбора и адаптации сотрудников.
Развитие онлайн-кадровых рынков. С каждым годом все больше кандидатов и работодателей предпочитают использовать онлайн-платформы для поиска и подбора персонала. Это обусловлено удобством и оперативностью таких рынков. Кадровые специалисты должны быть готовы к работе с такими платформами и уметь находить лучших кандидатов для своих компаний.
Увеличение роли employer branding. В условиях сильной конкуренции на рынке труда работодатели должны уделять большое внимание своей репутации и имиджу как работодателя. Employer branding становится важным инструментом для привлечения и удержания талантливых сотрудников. Кадровые специалисты должны развивать и продвигать бренд своей компании, чтобы привлечь лучших кандидатов.
Укрепление роли образования, обучения и развития персонала. В условиях постоянно меняющегося рынка труда работодатели должны обращать больше внимания на развитие своих сотрудников. Кадровые специалисты должны активно сотрудничать с отделом образования и развития персонала, чтобы помочь сотрудникам наращивать необходимые навыки и компетенции для успешной карьеры.
Увеличение внимания к разнообразию и инклюзивности. Разнообразие в работной команде становится все важнее для компаний. Кадровые специалисты должны активно продвигать принципы равенства и справедливости в работе, а также способствовать созданию многообразной и включающей среды для сотрудников.
Следование главным тенденциям в сфере кадрового делопроизводства позволит быть эффективным и востребованным специалистом в 2024 году.