Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать сопроводительное письмо для передачи документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
- Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
- Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
- Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
- Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Подписание и регистрация у отправителя
Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).
Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).
А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).
Оформление приложений к договору
В договорах тоже можно не присваивать номер единственному приложению (как в Примерах 16 и 17). Но позже может появиться потребность изменить или детализировать условия договора, для этого стороны подпишут дополнительное соглашение к нему. И вот на этом этапе может появиться еще 1 или несколько приложений. Как тогда быть? Старое приложение (которое было при подписании договора) осталось без номера. Новому приложению тогда давать № 2, а старому присваивать № 1 (описывая эту «акробатику» в допсоглашении)? Или старое оставить без номера, а новому присвоить № 1? Теоретически оба варианта возможны. Но практически каждый из них порождает лишнюю путаницу. Поэтому в договорах рекомендуем даже единственному приложению сразу присваивать № 1.
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 описано оформление приложений в сопроводительных письмах, организационных и распорядительных документах. Аналогичным образом оформляются приложения и к договорам, актам, планам, отчетам:
- вы можете по тексту договора сразу отмечать, что является приложением (см. Примеры 21 и 22) либо
- можете давать список приложений в одном из заключительных разделов или пунктов договора (см. Примеры 23 и 24). Перечень приложений приводится здесь в той последовательности, в которой они впервые упоминаются в тексте договора,
- а можете даже одновременно применять оба эти варианта для большей однозначности и удобства поиска информации и документов.
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Пример 1
Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)
Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.
Кому вы адресовали сопроводительное письмо?
Напрямую к менеджеру по найму, который его прочтет.
Приветствие сопроводительного письма (т.е. приветствие) , может быть самым первым , что менеджер по найму видит. Это делает его одной из самых важных частей сопроводительного письма . Есть одна отличная и надежная стратегия, чтобы ваше приветствие привлекло ее внимание:
Дорогая Катерина ,
Верно. Ее имя.
Сопроводительные письма — это особая форма общения.
- Краткое и четкое обновление получателя с целью отправки информации, действия, которые необходимо совершить получателю: подписание, экзамены, ответы, контракты, прием документов, платежи и т.д.
- Определите состав отправляемого или передаваемого документа, запишите количество и перечислите название отправляемого документа.
- Контактная информация отправителей и контактные данные
- Если требуется, предоставьте информацию о сроках, в течение которых получатель должен принять меры в отношении отправленной информации — Если требуется, предоставьте информацию о сроках, в течение которых получатель должен принять меры в отношении отправленной информации
- Предоставляет информацию о документе или лицах, участвовавших в подготовке данного выпуска.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
- «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
- «Просим информировать установленным порядком»;
- «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
- название документа нужно писать полное;
- отмечают количество экземпляров документа;
- отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
- сообщение о направлении документов,
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Первая часть обычно так и начинается:
- «Во исполнение… направляем вам…»,
- «Высылаем вам…»,
- «Представляем вам…».
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
- «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
- «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
Цели и задачи сопровода
Сопровод выполняет одновременно несколько задач:
- соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
- описываются передаваемые бумаги;
- в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
- страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.
В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:
- при ответе на запрос коммерческого предложения;
- при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
- при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.
Назначение сопроводительного письма к документам
Образец сопроводительного письма должен быть на любом предприятии. Многие компании предпочитают разрабатывать свои образцы, в других фирмах в качестве основы используют шаблоны из интернета. В письме находит отражение перечень отправленной документации и краткое описание. Подобная бумага отправляется, когда в документах отсутствует адресная часть.
Важно подчеркнуть, что информационная нагрузка в письме отсутствует, его функция заключается в:
- Подтверждении какого-либо события;
- Обозначении перечня предоставленных бумаг;
- Определении дальнейших действий адресата;
- Установлении срока, отведенного на исполнение определенных действий.
Написание сопроводительного письма продиктовано деловым этикетом. Сопроводительные письма уместны при отправке договоров в государственные органы и многие другие. Это облегчает задачу при необходимости подтверждения передачи пакета, а также обращения внимания на важные моменты. Вы можете передать просьбу, обозначить перечень необходимых действий и определить сроки ответных мероприятий.
НДФЛ при продаже квартиры: что еще нужно знать
Если вам все же нужно задекларировать доход от продажи квартиры, то необходимо помнить об одном важном моменте – о размере дохода.
Так вот, по общему правилу, если доход окажется ниже 0,7 от кадастровой стоимости продаваемого объекта, установленной на 1 января года, в котором зарегистрирован переход права собственности, то для налоговых целей доход будет приниматься равным именно 0,7 от кадастровой стоимости ().
Например, вы продаете квартиру в 2019 году. В договоре купли-продажи отражена продажная стоимость квартиры в размере 1 млн руб., а ее кадастровая стоимость по состоянию на 01.01.2019 установлена в размере 3 млн руб.
Соответственно, чтобы избежать налоговых проблем (доначисления налога, а также начисление пеней и штрафа), вы должны будете подать в ИФНС 3-НДФЛ за 2019 год с отраженной суммой дохода от продажи квартиры в размере 2,1 млн руб. (3 млн руб. х 0,7). Однако региональные власти вправе уменьшить размер коэффициента, применяемого к кадастровой стоимости, вплоть до нуля ().
Сюрприз для заявителей – физических лиц
Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.
Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Сопроводительное письмо к договору, образец
Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт» 115162, Москва, улица Шаболовка, дом 11, офис 12 инн 7711111122, кпп 77114115122, ОГРН 5071115541317
№ отчета 12 от 12. 04. 2018, Филиал 1 ООО, «Стандарт»
№ 305023, г. Курск, ул.
Дальнейшие действия в отношении договора.
Вам будет направлена копия договора № от 19 сентября 2018 г., 45 с телестатьей для переноса процесса подписания. Юридическая служба рассмотрела Договор на соответствие. Текст согласован и может быть подписан.
После получения прототипа, копию подписанного договора необходимо направить в юридический отдел управляющей компании в течение трех дней с момента подписания.
- Заголовок. Этот раздел содержит информацию о. Адресат письма компании, контактные данные, информация и адрес. Определяется цель письма — это может быть ответ, просьба, соглашение и т.д.
- Тема Сообщается, что это сопроводительное письмо к отправляемому документу.
- Адрес Адрес, по которому отправляется документ.
- Резюме. Здесь указывается, почему отправляется пакет документов. Содержится как можно скорее.
- Основная часть . Здесь больше деталей, но четко указывается информационная уверенность, с которой было принято решение об отправке документа.
- Список прилагаемых документов. Список всех документов, прилагаемых к отправляемому пакету документов. Они должны быть пронумерованы и иметь четкие, не пересекающиеся названия.
- Сертификат документа. Ставится подпись и дата, возможно, с проставлением собственной печати компании.
Законодательство может отличаться, поскольку четких требований к сопроводительным письмам не существует. Некоторые существующие пункты могут быть удалены, если они кажутся ненужными. Важно писать сухим юридическим языком, четким, лаконичным и ясно дающим понять, что важно.
Узнайте больше о написании СП в пакетах документов в этой статье.
- Скачать бесплатный образец сопроводительного письма в Word
- Скачать бесплатный образец сопроводительного письма к документу в Word
Частые ошибки при составлении
Составляя текст сопроводительного письма для передачи документов, придерживайтесь делового стиля. Даже если вы возвращаете договор, потому что он составлен безграмотно, не стоит давать волю эмоциям. Также недопустима фамильярность, любая оценка ситуации, даже положительная. Коротко изложите суть дела, какую реакцию ожидаете от получателя, и в какие сроки.
Вот несколько фраз, использовать которые не стоит:
- «В ответ на вопиюще необоснованное требование сообщаем».
- «Приветствуем нашего самого лучшего клиента».
- «Ваши специалисты не потрудились разобраться в вопросе».
Лучше формулировать так:
- «Просим ознакомиться с комментариями юриста и внести поправки в договор».
- «Просим ознакомиться с новой версией соглашения и подписать его до 20 ноября либо в этот же срок направить протокол разногласий».