Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аренда автомобиля у сотрудника — налогообложение в 2020-2021 годах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По новой редакции закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, расчетом считается получение и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги (абз. 20 ст. 1.1 закона 54-ФЗ), и применение ККТ при осуществлении расчетов обязательно всеми организациями и ИП (п. 1 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Таким образом, при перечислении денежных средств сотруднику в счет внесения арендной платы по договору аренды ТС организация должна пробить кассовый чек.
Применение онлайн-касс при аренде авто
Исключение, действовавшее до 01.07.2019, — если оплата произведена в банке через кассира-операциониста (п. 4 ст. 4 закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Однако стоит сделать ремарку о том, что трактовка положений закона 54-ФЗ разнообразна. До сих пор эксперты и специалисты ФНС и Минфина не пришли к единому мнению о необходимости пробивать чек по договорам ГПХ. На данный момент безопаснее пробить чек, особенно если предприятие уже применяет онлайн-кассы.
Страхование автомобиля
Расходами организации по страховым договорам (как обязательным, так и добровольным) являются страховые премии, уплачиваемые страховой компании (п. 1 ст. 2 Закона РФ от 27.11.1992 N 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации»).
Если организация применяет метод начисления и договор страхования заключен на срок более одного отчетного периода (месяца, квартала, полугодия, девяти месяцев), то расходы на страхование учитываются при исчислении налога на прибыль равномерно (абз. 7 п. 2 ст. 286, п. 3 ст. 286 и п. 6 ст. 272 НК РФ):
- в течение срока действия договора, если страховая премия перечислена разовым платежом. При этом сумма расходов, которую организация может признать, определяется пропорционально количеству календарных дней действия договора в этом периоде;
- в течение срока, за который уплачена часть страховой премии, если страховые взносы уплачиваются в рассрочку. При этом сумма, включаемая в расходы, рассчитывается пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде.
Если срок договора менее одного отчетного периода, то расходы на страхование включаются в состав расходов в момент оплаты (п. 6 ст. 272 НК РФ).
При кассовом методе сумма страховой премии включается в расходы после ее уплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Если у таких организаций порядок учета расходов на страхование в бухучете и налоговом учете различается, то возникает необходимость применения ПБУ 18/02.
Распространенные ошибки при аренде авто
Практика показывает, что большая часть ошибок при аренде ТС связана с оформлением договора имущественного найма. Это главный документ, которым руководствуются обе стороны при разрешении спорных ситуаций. Следует понимать, что только те условия, которые прописаны в двустороннем соглашении, будут иметь юридическую силу.
Условно можно выделить следующие возможные «недостатки» и ошибки при оформлении договора имущественного найма:
- Отсутствие сроков, порядка, формы внесения платы за аренду ТС. Тогда вступают в действие так называемые сравнимые обстоятельства. Чтобы этого избежать следует вносить все обязательные данные.
- Ошибочное распределение текущих трат, а также расходов на капитальный ремонт. Следует знать, что в случае аренды ТС с экипажем все виды ремонта, сопутствующие траты по техническому обслуживанию оплачивает владелец автомобиля, а без экипажа — организация (арендатор).
Траты, связанные с эксплуатацией при аренде ТС без экипажа может оплачивать владелец автомобиля, если это предусмотрено договором. Исключение — оплачивание капитального ремонта.
Сложности могут возникнуть и при необходимости доказательства произведенных трат. Стандартно в подтверждающем качестве выступают документы:
- путевой лист (целевое использование, маршрут, время и периодичность поездок);
- платежные документы — чеки и др. (покупка топлива, оплата ремонтных работ, иных трат);
- акты выполненных работ по части починки (можно составлять произвольно);
- распоряжение руководителя организации о закреплении автомобиля за работником и др.
В учете отображаются лишь задокументированные траты, представленные в качестве подтверждения.
Аренда авто с экипажем у ИП
Арендодателем может выступать физическое лицо, зарегистрированное как ИП. Вопрос налогообложения при аренде автомобиля с экипажем у ИП полностью снимается с организации-арендатора. Налог с дохода от аренды платит ИП в соответствии с применяемой им системой налогообложения. Что касается страховых взносов в части оплаты услуг по управлению транспортным средством, то и здесь ИП уплачивает их самостоятельно в фиксированном размере в рамках своей предпринимательской деятельности, если он сам является водителем. В случае наличия наемного персонала на этой должности ИП уплачивает страховые взносы в общем порядке как работодатель.
Расходы по аренде авто у ИП организация-арендатор признает в том же порядке, что и по аренде авто у физического лица.
Налог на добавленную стоимость
Реализация услуг на территории Российской Федерации признается объектом обложения НДС (п.1 ст.146 НК РФ). Кто оказывает услуги — иностранный или российский арендодатель, значения не имеет. Если перевозки осуществляются только по территории России, определить объект налогообложения не составляет труда. Напомним, что ст.149 НК РФ освобождает от обложения НДС часть услуг, оказываемых по договору аренды транспортного средства с экипажем. А именно:
- услуги, оказываемые непосредственно в аэропортах и воздушном пространстве Российской Федерации по обслуживанию воздушных судов, включая аэронавигационное обслуживание (пп.22 п.2);
- работы и услуги по обслуживанию морских судов и судов внутреннего плавания в период стоянки в портах и лоцманская проводка (пп.23 п.2).
Бывает так, что начальный или конечный пункт находятся за пределами РФ или часть маршрута пролегает по территории, не относящейся к России. До внесения поправок Федеральным законом от 29.05.2002 N 57-ФЗ нередко возникали споры, как в этих случаях определять места реализации услуг.
Теперь в целях исчисления НДС местом осуществления деятельности не признается территория РФ, если перевозка осуществляется между портами, находящимися за пределами территории РФ. Но это относится только к арендодателям воздушных, морских судов и судов внутреннего плавания по договору аренды с экипажем (п.2 ст.148 НК РФ).
Следовательно, услуги по предоставлению в аренду железнодорожного и автомобильного транспорта считаются осуществленными на территории Российской Федерации, даже если один из пунктов — отправления или назначения — находится за пределами РФ.
Бухгалтерский учет аренды автомобиля
Основанием для включения в бухучет данных относительно аренды авто является приемочный акт, в котором подробно отражены стоимость, пробег, итоги техосмотра, регистрационный номер основного соглашения.
При этом этот транспорт арендатору следует отметить на забалансовом счете 001, проводка имеет вид – Д001. При прекращении аренды автомобиль снимается с забалансового учета, при этом выполняется запись К001. На арендованное транспортное средство рекомендуется завести инвентарную карточку.
Обратите внимание: автомобиль, взятый в аренду, в бухучете не приходуется на баланс на 01 счет, так как не является собственностью компании. Амортизацию арендатор не начисляет.
Платежи, проведенные по использованию арендованного автомобильного транспорта, отражаются на счетах согласно той деятельности, которую ведет предприятие.
Для этого используются бухгалтерские проводки: Д 20, 23, 25, 26, 29, 44 К 60, 73, 76.
Иные ситуации, учета аренды и использования автомобиля юридического и физического лица для служебных целей
Покрытие денежных трат работника, связанных с использованием его личной машины для служебных поездок, осуществляется посредством компенсационных выплат организацией. Порядок компенсирования за использование своего автотранспорта государственными гражданскими служащими для служебных целей регламентирует правительственное Постановление РФ № 563 от 2.07.2013. Все понесенные расходы, которые организация собирается возместить работнику, должны быть оформлены документально и обоснованно подтверждены.
Размер возмещаемой суммы определяется с учетом установленных Постановлением №563 предельных размеров компенсации. Возмещаемые суммы не облагаются обязательными страховыми взносами, ЕСН либо НДФЛ (для НДФЛ — если компенсируемая сумма не больше предельной) и включаются в разряд прочих расходов по производству или реализации. Их учитывают при расчетах налога на прибыль.
Что учитывает бухгалтерия при фрахтовании на время (аренде машины с экипажем)?
Аренда автотранспорта с экипажем означает, что владелец не просто сдал в аренду свою машину организации, но и начал на нее работать, управляя автотранспортом. Договор аренды с экипажем обязывает владельца автомобиля самостоятельно за свои деньги содержать его и осуществлять любой ремонт (НК РФ, ст. 634). Арендатор вносит лишь арендную плату, берет на себя расходы, связанные исключительно с коммерческой эксплуатацией (покупка топлива и т. д.). Эти расходы впоследствии учитываются при калькуляции налогооблагаемого дохода (НК РФ, ст. 253, п.1, пп.2).
При арендовании транспортного средства без экипажа для отражения в бухучете учитываются следующие моменты:
- НДС засчитывается в порядке, предусмотренном при аренде с экипажем (актуально для юридических лиц и ИП);
- НДФЛ взимается по ставке 13%, если наймодатель — физическое лицо;
- ЕСН с арендного платежа не высчитывается, если машина взята в аренду у ИП либо физического лица.
Если собственник арендуемого автомобиля — физическое лицо, то социальный налог начисляется только по той сумме, которая идет на оплату за вождение машиной и его эксплуатацию. Исключение составляет часть ЕСН, перечисляемая в ФСС РФ (НК РФ, ст.238). Примечательно, налоговая база у ЕСН и взносов в ПФР одинаковая.
Нужно ли оформлять путевой лист и иные «маршрутные» документы, как именно?
«Маршрутные» документы отражают частоту использования транспортного средства. С их помощью можно подтвердить как факт использования арендованного авто, так и горюче-смазочные расходы (ГСМ).
Путевые листы относятся к «маршрутным» документами. Они не имеют унифицированной формы, потому при их составлении можно указать, за какой период водитель должен отчитываться об пользовании авто.
Путевые листы арендуемых машин учитываются в специальном регистрационном журнале, который обязуются вести как ИП, так и юридические лица.
Для утверждения формы путевого листа необходимо внести следующие пункты:
- Номер документа, наименование и дата его выдачи.
- Срок рейса (не более одного месяца).
- Информация о собственнике.
- Информация о транспортном средстве.
- Поле для данных одометра (перед рейсом и после).
- Дата начала и окончания рейса.
- Подпись и Ф.И.О. работника, который использовал авто.
- Дата и время медицинского осмотра водителя.
- Информация о прохождении техосмотра.
Аренда автомобиля у сотрудника
Не каждая компания имеет корпоративные автомобили, это может быть слишком дорого. В таком случае организация выбирает альтернативный вариант – берет транспортное средство в аренду у сотрудника. Рассмотрим такую сделку с позиции выгоды, оценим риски и расскажем об учете такой операции.
Одним из вариантов предоставления машины сотрудника работодателю может быть платная услуга. Для этого предприятие заключает арендный контракт с работником и устанавливает размер выплат за пользование транспортным средством в служебных целях. Сумма платежа должна быть зафиксирована в соглашении, в нем же необходимо прописать и график выплат. Это могут быть фиксированные суммы, выплачиваемые работнику ежемесячно, или разовая выплата за каждую поездку специалиста по делам предприятия.
Начислена аренда автомобиля: проводки, аренда автомобиля в командировке налоговый учет для физ лиц
А можно ли уменьшить налогооблагаемую прибыль предприятия за счет аренды транспортного средства?
Что указать в договоре аренды автомобиля?
Как платить аренду за пользование автомобилем физическому лицу в командировке: налом или безналом?
Нужно ли платить с таких арендных платежей НДФЛ?
Облагается ли данная арендная плата страховыми взносами?
Какие проводки сделать?
Подобные вопросы возникают у бухгалтера предприятия, когда предприятие собирается арендовать автомобиль у физ. лица. Но вот только надо ли с этой аренды платить налоги в бюджет или нет? Как быть и что делать? Бухгалтер, особенно молодой, начинает сомневаться и может вовсе оставить эту затею с арендой. Так вот, ничего страшного и сложного в таком договоре нет.
Стоит поступить следующим образом.
Составляете с физ. лицом договор аренды транспортного средства без экипажа. По такому договору Вам предоставляется автомобиль за плату без водителя. Срок и сумму арендной платы, а также сроки е способ ее выплаты тоже оговариваете в договоре. ПРИМЕР.
ИП Соколов А. С. занимается розничной и оптовой торговлей. Для доставки товаров ему необходим автомобиль. Поэтому ИП Соколов А.С. заключил договор аренды автомобиля без экипажа с неким Аполяном Д.М. сроком на 6 месяцев. Сумма аренды составляет 7 тыс. рублей в месяц. Выплата производится 5 числа месяца, следующего за месяцем пользования автомобилем, через кассу.
Как отразить в бухгалтерском учете расчеты по арендной плате за автомобиль, арендуемый у физического лица, не являющегося работником организации и ИП?
1. Разберемся с вопросом, из каких денег можно оплачивать данную аренду: из выручки, поступившей в кассу или надо снимать деньги с расчетного счета?
В Указаниях Банка России написано, что оплачивать аренду недвижимого имущества можно деньгами, полученными в кассу из банка. Про оплату аренды движимого имущества ничего не написано в данных Указаниях. А это значит, что для соблюдения требований по ведению кассовых операций, деньги для оплаты за аренду автомобиля стоит получать из банка.
2. Надо ли платить с арендной платы НДФЛ и страховые взносы?
Арендная плата за пользование автомобилем является доходом физического лица Аполяна Д.М. Значит с нее надо уплачивать НДФЛ в размере 13%. ИП Соколов А.С. выступает налоговым агентом и, соответственно, исчисляет НДФЛ, удерживает его с выплачиваемого дохода и перечисляет в бюджет.
Оплатить ИП Соколов А.С. удержанный НДФЛ в бюджет должен до выплаты арендной платы Аполяну Д.М., т. 5 числа месяца, следующего за месяцем пользования автомобилем.
Арендная плата за пользование автомобилем не облагается страховыми взносами, т.к. не является объектом обложения.
3. Можно ли отнести арендные платежи к расходам, уменьшающим доходы от реализации?
Да, можно отнести в том месяце, за который аренда начисляется.
4. Корреспонденция счетов
Ежемесячно в течение срока действия договора аренды
Так что, ничего страшного в учете аренды автомобиля нет. Смело уменьшайте свою налогооблагаемую прибыль на сумму расходов по аренде автомобиля.
Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.
ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.
Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).
Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).
Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.
Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.