Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заверение копий документов для суда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В настоящее время единый законодательный акт о документах и правилах документооборота отсутствует. Однако это не значит, что вопрос о том, как правильно изготовить копию документа и удостоверить ее верность, не урегулирован вовсе. И речь здесь идет не только о порядке нотариального удостоверения копии. Порядок заверения копий документов на предприятии тоже установлен. Просто не все компании об этом знают. Те же организации, которым такие правила известны, зачастую пренебрегают их соблюдением. И зря. Ведь ненадлежащее удостоверение соответствия копии документа его подлиннику может повлечь отказ в признании доказательственного значения данной копии. Иными словами, неправильно изготовленная копия в определенных ситуациях (например, при рассмотрении спора в суде, ответе на запрос налогового органа об истребовании документов и др.) не сможет подтвердить тот факт, на который ссылается предоставившая ее организация. Но об этом мы поговорим позже. Для начала выясним, где прописано о том, как должна выглядеть грамотно заверенная копия документа.
Нотариальная копия, как объект почерковедческой экспертизы
Заверенные нотариальные документы, конечно, хоть и имеют более высокую юридическую силу, чем обычные копии, но не равнозначимы оригиналу или дубликату, тем более в ходе проведения экспертизы.
В своей практике стал встречать случаи, когда заказчик обращается ко мне за проведением судебной почерковедческой экспертизы, предоставляя нотариальные копии документов.
На мой вопрос: «где оригинал?», получаю ответы: «суд истребовал, а сторона не предоставила», «архив переезжал», «не можем найти», «утеряны».
На руках имеем надлежащую заверенную копию.
Документ заверен по ГОСТу. Есть отметки: «КОПИЯ ВЕРНА», подпись нотариуса
и прочие удостоверяющие реквизиты.
Верховный суд же не запрещает проведение почерковедческих экспертиз по копиям документов. А тут документ, который по значимости, почти оригинал.
И очень негодуют, услышав ответ о том, что по данным объектам будет вероятный вывод об исполнителе, до момента предоставления оригинала документа.
Почему, давайте разберемся!
Эксперт, как лицо независимое и объективное, ставит под сомнение любой факт. Полно и всесторонне исследует это, в рамках своих допусков. По результатам, предоставляя суду достоверные и объективные выводы.
Порядок заверения копий
Письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Может показаться, что вопрос надлежащего заверения копий законодательно не регулируется, а копии заверяются так, как делалось обычно в той или иной организации (если не учитывать нотариально заверенные копии), но это не так. В соответствии с подп. 2.1.29, 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28, заверенной копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, на который в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Копия документа является надлежащим образом заверенной в следующих случаях.
Копия заверена организацией, от которой исходит документ. При этом на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации (п. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003 N 169-ФЗ)). Согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. Постановлением Госстандарта России N 65-ст от 03.03.2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Исходя из названных актов надлежащим образом заверенные копии документов организации должны содержать совокупность реквизитов: удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать организации. Следует помнить, что «не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления» (п. 3 Указа N 9779-X).
Верность копии засвидетельствована нотариусом или в случае его отсутствия уполномоченным должностным лицом местного самоуправления, а на территории иностранного государства — уполномоченным должностным лицом консульского учреждения (ч. 4 ст. 35, ч. 4 ст. 37, ч. 5 ст. 38 Основ законодательства о нотариате).
Процедура заверения в организации
При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:
- Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
- После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
- Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
- Указывается дата.
- Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.
С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.
Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:
- Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
- Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.
Зачем нужно заверять копии
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.
В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
Порядок заверения копий документов
Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.
Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).
В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.
В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
То есть:
- ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
- далее указывается должность лица, заверившего копию;
- проставляется его личная подпись;
- делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- указывается дата заверения;
- проставляется печать.
Например:
Верно
Печать
| Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С. | Левченко |
Копии вместо оригиналов: как их оценит суд в процессе
Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п. 2 ст. 310 НК РФ). Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 N 8).
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.
Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя.
Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан» (Постановления ФАС МО от 21.09.2010 N КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 по делу N А72-15314/2009; ФАС ЦО от 20.07.2004 N А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 по делу N А43-12945/2009). Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер (Пункт 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Вывод: Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).
Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты (Часть 4 п. 1 Указа N 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 по делу N А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 по делу N А65-8702/2005-СГ3-33).
Заверение копии документа у руководителя организации
Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.
Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия:
- Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е. руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации).
- Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:
- надпись «Верно»;
- должность лица;
- личную подпись;
- расшифровку подписи;
- дату заверения;
- печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
- отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).
Надлежащее заверение копий документов
Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, под заверенной копией документа понимается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. В ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.
В п. 3.26 указано, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Если копия документа не заверена в соответствии с приведенными требованиями, она считается ненадлежащей (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.07.2011 по делу N А57-9000/2010).
Арбитражный суд Республики Бурятия
Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что
«письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии»
.
Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства.
Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены. Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02. Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013.
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X
«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»
(далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).
В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
То есть:
- ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
- далее указывается должность лица, заверившего копию;
- проставляется его личная подпись;
- делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- указывается дата заверения;
- проставляется печать.
Например: Верно Печать Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С.
Левченко В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации. В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.
«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов. К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п.
Как заверять копии документов для суда
Поэтому вопрос о выдаче копий документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, является весьма серьезным.
…контрагентам и другим заинтересованным лицам.
Однако важно отметить, что вышеуказанные правила касаются только копий документов, затрагивающих права граждан.
Те документы, которые носят исключительно коммерческий характер, могут оформляться иным образом.
К сведению. Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу («Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98″, утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28. Документ признан национальным стандартом со дня вступления в силу Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании»).
Как заверить копии документов самостоятельно?
Алгоритм действий при самостоятельном удостоверении копий документов следующий.
1. Устанавливаем, кто заверяет копию
Поскольку свидетельствовать копии документов может не только руководитель компании, но и любой иной работник, такую обязанность нужно предусмотреть в должностной инструкции и (или) трудовом договоре (дополнительном соглашении к трудовому договору) уполномоченного сотрудника, а также в отдельном приказе и (или) доверенности с конкретными полномочиями «заверять копии документов».
В приказе также целесообразно предусмотреть, на кого и в каком порядке возлагаются полномочия по заверению копий в случае отсутствия уполномоченного сотрудника (отпуск, командировка, болезнь и т. д.).
2. Определяем, копии каких документов («своих — чужих») вправе заверять сотрудник
По общему правилу удостоверять можно копии «своих» документов, т. е. оформленных в этой компании.
Копии «чужих» документов — оригиналов, исходящих от других организаций, — можно удостоверять, только если они находятся в законном распоряжении компании. Это следует из п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов, а также из определения ВАС РФ от 28.02.2008 № 2483/08, постановлений ФАС Уральского округа от 24.03.2010 № Ф09-1820/10-С4 по делу № А76-8793/2008-5-257/33, ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.03.2007 № А19-13975/06-Ф02-104/07 по делу № А19-13975/06.
Компания может заверить копию договора об оказании образовательных услуг, заключенного ею с высшим учебным заведением, но не вправе удостоверять приложенную к этому договору копию лицензии на право ведения образовательной деятельности.
3. Определяем требования к копии документа
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа о порядке выдачи копий документов, постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.05.2009 по делу № А62-47/2009).
4. Заверяем копию
Удостоверяя соответствие копии подлиннику, нужно проставить на ней следующие реквизиты.
Реквизит 1. Заверительная надпись «Верно» (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003).
Реквизит 2. Должность лица, удостоверившего копию: руководителя или иного уполномоченного сотрудника (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).
Реквизит 3. Личная подпись лица, заверившего копию (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).
Реквизит 4. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Реквизит 5. Печать — по усмотрению компании (п. 3.21 ГОСТ Р 6.302003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).
Реквизит 6. Отметка о том, что подлинный документ находится в организации (абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).
Реквизит 7. Дата выдачи (заверения) (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).
Чтобы не допускать ошибок при удостоверении документов, рекомендуем сделать штамп со всеми указанными реквизитами.
Кстати сказать, В статье 22 Основ законодательства о нотариате сказано, что за совершение нотариальных действий, для которых предусмотрена обязательная нотариальная форма, нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе, должностные лица, указанные в ч. 4 ст. 1 Основ законодательства о нотариате, взимают государственную пошлину по ставкам, установленным законами РФ о налогах и сборах.
За совершение тех же действий частнопрактикующий нотариус взимает тариф в размере, соответствующем размеру государственной пошлины, предусмотренной за совершение аналогичных действий в государственной нотариальной конторе, и с учетом особенностей, установленных законодательством РФ о налогах и сборах.
При этом размеры пошлины за совершение нотариальных действий государственными нотариусами определены в п. 1 ст. 333.24 НК РФ.
За совершение действий, для которых законодательством РФ не предусмотрена обязательная нотариальная форма, государственный нотариус, а также частнопрактикующий, должностные лица, указанные в ч. 4 ст. 1 Основ законодательства о нотариате, взимают тарифы в размере, установленном в соответствии с требованиями ст. 22.1 Основ законодательства о нотариате.
Таким образом, для документов, подлежащих обязательному нотариальному заверению, размеры тарифа не должны превышать государственные пошлины, утвержденные ст. 333.24 НК РФ, а для документов, свидетельствуемых нотариусом исключительно по желанию клиентов, тарифы учитываются в пределах норматива, определенного в ст. 22.1 Основ законодательства о нотариате.
Обратите внимание: такая формулировка вовсе не означает, что заверение или незаверение копии печатью оставлено на усмотрение организации. Имеется в виду, что компания сама выбирает вид печати, используемой в этом случае (основная, печать отдела кадров, специально предназначенная для удостоверения документов и т. д.), что желательно закрепить в локальном нормативном акте, посвященном вопросам документирования, или в отдельном приказе.
Заверение иностранных документов (тех, что нужно отправлять за рубеж)
Документы, формируемые на территории РФ, по умолчанию имеют юридическую силу только внутри страны. Для того чтобы наделить их соответствующим статусом за рубежом, необходимо их легализовать. Аналогично — те источники, что созданы за границей, также недействительны в РФ, пока отмеченная процедура не будет осуществлена в отношении них.
Важно! Есть стандартный механизм легализации, а есть тот, что предполагает использование апостиля (особого реквизита, проставляемого на страницах). Юридическая сила заверяемых документов при задействовании первого способа равна той, которой наделяются источники в рамках второй процедуры.
По возможности российские граждане и организации применяют апостиль — его признание за рубежом осуществляется легче в силу того, что соответствующий реквизит принят очень многими государствами — теми, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года. Но есть страны, не являющиеся участниками данного соглашения. В числе таковых — Канада, Китай, Бразилия. В случае если предполагается отправлять документы туда или принимать оттуда — необходимо задействовать стандартный механизм легализации.